داده های خود را مانند یک حرفه ای ارائه کنید

امروزه با روش‌های بسیار زیادی در زمینه تحریف و تغییر اطلاعات مواجه هستیم، بنابراین یک ارائه باید از به اشتراک گذاشتن ایده‌های عالی و پشتیبانی از داده‌های معتبر انجام شود. در این صورت خواه شما یک مدیر اجرایی باشید که مشتریان تجاری جدید را معرفی می‌کند، فروشنده‌ای باشید که خدمات را می‌فروشد، یا مدیر عاملی باشید که خواستار تغییر است.

الکساندرا ساموئل، محقق و مشاور، می‌گوید: «دانستن چگونگی توسعه یک ارائه مبتنی بر داده‌ها اکنون برای بسیاری از متخصصان یک مهارت حیاتی است، زیرا ما اغلب مجبوریم داستان‌هایی را برای همکارانمان تعریف کنیم که با پشتوانه از اعداد و مثال ‌هایی همراه با عدد بسیار جذاب‌تر و قانع کننده‌تر هستند. 

مشکلی نیست، ممکن است بگویید. یک نمودار میله‌ای در این جا، و یک نمودار دایره‌ای در آن جا، و بعد از آن شما آماده یک مسابقه در زمینه ارائه  فوق‌العاده هستید، درست است؟

سریع پیش نروید. از آن جایی که یک ارائه خوب شامل داده است، داده‌ها به تنهایی ارائه خوب را تضمین نمی‌کنند. صرفا وجود داده‌ها نیست که به ارائه‌کننده قدرت می‌دهد. بلکه نحوه ارائه این داده‌ها است.

نمایش داده‌ها ممکن است در عصر پاورپوینت، Prezi، کانوا (Canva)، ویسمه (Visme)، هایکو دک (Haiku Deck) و دیگر پلت‌فرم‌های فناوری با نام‌های بی‌معنی ساده به نظر برسد.

ممکن است تا به حال با نموداری که در یک کنفرانس دیده‌اید یا شنیده‌اید  سر در گم باشید یا اینکه یک ارائه دهنده می گوید، “شما احتمالاً نمی‌توانید این نمودار را به خوبی ببینید، اما چیزی که نشان می‌دهدکاملا بی ربط با ارائه باشد یا موارد این چنینی….گیج شده‌اید. شکست بزرگ‌تر از بی فایده شدن نمودار چیست؟ چه شکستی می‌تواند بزرگ‌تر از بی فایده شدن نمودار‌ها در ارائه باشد؟

نحوه ارائه داده‌ها می‌تواند تأثیر آن را دوبرابر کند یا از بین ببرد، بنابراین به این هفت راه توجه کنید تا مطمئن شوید که داده‌های شما کار خود را به خوبی انجام می‌دهند.

۱) مطمئن شوید که داده‌های شما قابل مشاهده است

این ممکن است واضح به نظر برسد، اما گاهی اوقات به معنای واقعی کلمه شما خیلی به ارائه خود نزدیک هستید. آنچه در لپ تاپ شما قابل خواندن است ممکن است هنگام نمایش روی صفحه نمایش واضح  نباشد. مخاطبان شما چیزی را که نمی‌توانند ببینند، یاد نخواهند گرفت. برای جلوگیری از افتضاح ناشی از ترجمه اعداد و برچسب‌هایی که به سختی قابل مشاهده هستند، ارائه خود را با همکارانی که به اندازه دورترین فرد حاضر در روز جلسه خواهند نشست، تمرین کنید. از آن‌ها بپرسید: “آیا می‌توانید این نمودار را به وضوح ببینید؟” اگر پاسخ چیزی جز «بله» محکم است، آن را دوباره طراحی کنید، تا برای چشم مخاطب راحت‌تر باشد.

۲) بیشتر روی نکاتی که داده‌هایتان نشان می‌دهند، تمرکز کنید

در اصطلاح کتاب‌های مصور (Comic book)، شما Wonder Woman هستید و داده‌ها کمند جادویی شما هستند، ابزاری که تاثیر ارائه شما را تقویت می‌کند، اما تا زمانی که آن را به طور هدفمند به کار نبرید، ارزشی ندارد. رمزگشایی داده‌ها را به عهده مخاطبان خود قرار ندهید. این وظیفه شماست که توضیح دهید چگونه داده‌ها از نکات و موضوع اصلی شما پشتیبانی می‌کنند. اسلایدهای داده در واقع فقط مربوط به داده‌ها نیستند. نانسی دوارته، کارشناس طراحی ارائه، توضیح می‌دهد که آن‌ها در واقع مورد اصلی معنای داده‌ها هستند. «این به شما بستگی دارد که قبل از کلیک کردن، این معنی را روشن کنید. در غیر این صورت، مخاطب استدلال شما را پردازش نخواهد کرد – چه برسد به اینکه بخرد.

وقتی داده‌ها را به نقاط ضروری که از موضوع اصلی ارائه شما پشتیبانی می‌کنند، متصل می‌کنید، انتقال باید واضح و به صورت زیر باشد:

«این داده‌ها نشان می‌دهد…»

“این نمودار نشان می‌دهد…”

«این اعداد ثابت می‌کنند…»

این انتقال‌ها می‌توانند به اندازه خود نتیجه‌گیری مهم باشند، زیرا شما توجه مخاطب را به آن نتیجه‌گیری جلب می‌کنید.

۳) یک – و فقط یک – نکته اصلی را از هر نمودار به اشتراک بگذارید

سریع‌ترین راه برای گیج کردن مخاطب، به اشتراک‌گذاری جزئیات بیش از حد در یک زمان است. تنها نقاط داده‌ای، که باید به اشتراک بگذارید، مواردی هستند که به طور قابل توجهی از نقطه نظر شما پشتیبانی می‌کنند -و در حالت ایده‌آل، یک نکته در هر نمودار است. برای اینکه نمودارهای خود را کنترل کنید، از خود بپرسید: “مهم‌ترین نکته‌ای که میخواهم مخاطبانم از این داده‌ها استخراج کنند و از آن چیزی یاد بگیرند، چیست؟” این همان نکته مهمی است که باید آن را منتقل کنید. اگر چندین نکته قابل توجه و مهم دارید، هر کدام را با تجسم جدیدی نشان دهید.

اشتباهی که بسیاری از مجریان مرتکب می شوند، این است که فکر می‌کنند، طبق استاندارد و قانون خاصی  هر bullet، ایده و نقطه داده (data point) را در یک اسلاید به اشتراک بگذارند. اما به طور مثال اگر روند محوری را به اشتراک می‌گذارید که بین سال‌های ۲۰۱۴ تا ۲۰۱۷ رشد چشمگیری داشته است، آنچه در سال ۲۰۱۳ اتفاق افتاد، ممکن است بی‌معنی باشد. اگر ۷۷% از پاسخ‌دهندگان یک محصول را ترجیح می‌دهند و ۲۱% محصول دیگری را ترجیح می دهند، آنچه ۲% باقی مانده ترجیح می‌دهند نیز ممکن است برای توجیه ذکر آن بسیار ناچیز باشد.

اسکات بریناتو، استاد ارائه داده‌ها، می‌گوید: «انگیزه این است که همه چیزهایی را که می‌دانید در بر بگیرد، [اما] نمودارهای شلوغ این ایده را به شما منتقل می‌کنند که شما دقیقاً همین کار را کرده‌اید!!؟، این مورد مانند این می‌ماند که: «به تمام داده‌هایی که من دارم و هر کاری که تا به حال انجام داده‌ام، نگاه کنید. تمامی این‌ها را من انجام داده‌ام.'”

۴) اجزای نمودار را به وضوح برچسب بزنید

در حالی که هفته‌ها یا ماه‌ها روی یک نمودار کار می‌کنید، مخاطبان شما تنها برای چند ثانیه در معرض آن قرار می‌گیرند. با استفاده از زبان ساده، واضح و کامل برای شناسایی محورهای X و Y، قطعات پای(pie pieces)، میله‌ها و سایر عناصر نموداری، بهترین شانس را برای درک داده‌های خود به آنها بدهید. سعی کنید از اختصاراتی که واضح نیستند، اجتناب کنید، و فرض نکنید که اجزای برچسب‌گذاری شده در یک اسلاید در اسلایدهای بعدی به خاطر سپرده می‌شوند.

برخی از مخاطبان شما یادگیرندگان بصری هستند (مثل من!) زیرا آن چه را که می‌بینند بسیار بهتر از آنچه که می شنوند، پردازش می‌کنند، بنابراین شهودی بودن و وضوح بصری نمودار شما، بسیار مهم و ضروری است.

۵) بصری “آها!” منطقه‌ای!

هر نمودار با ارزش یا نمودار دایره‌ای دارای یک منطقه”آها!” Aha! Zone- یا محدوده‌ای از داده‌ها که چیزی مهم را برای نقطه نظر شما نشان می‌دهد، است. ارائه‌دهندگان بهتر آن را با صدای بلند توضیح می‌دهند، همچنین آن‌ها را به صورت bullet روی اسلاید می‌نویسند.

اما بهترین مجریان تمام موارد بالا را به صورت بصری “آها!” برجسته می کنند. این تکنیک‌ها را برای دستیابی به فراگیران و ایجاد انگیزه متمایز (شنیداری، کلامی، بصری) در مخاطبان ، و همچنین برای تقویت سه‌گانه که شامل مهم‌ترین اطلاعات اولیه است، انجام می‌دهند.

۶) عنوان اسلایدی بنویسید که نقطه داده (data point) را تقویت کند

حتی زمانی که داده ها به طور موثر در یک اسلاید ارائه می‌شوند، با ارزش ترین اطلاعات عنوان صفحه است زیرا این اولین موردی است که مخاطب متوجه و سپس پردازش می کند. اما اغلب، مجریان از کلمات و عبارات عمومی مانند «آمار» و «با اعداد» استفاده می‌کنند که هیچ هدف کاربردی ندارند.

حتی زمانی که عناوین خاص هستند، مانند «تنظیمات هزاره» یا «آگاهی کمپین»، همچنان می‌توانند آن‌ها را با عناوین خاص‌تری مانند « هزاره‌های که موبایل را ترجیح می‌دهند» یا «آگاهی کمپین در حال افزایش است» ارتقا داد.

۷) به مخاطبان خود ارائه دهید، نه به داده‌ها

بسیاری از ارائه‌دهندگان در حالی که داده‌ها را به اشتراک می‌گذارند، به اسلایدهای خود نگاه می‌کنند انگار که پاورپوینت مخاطب آن‌ها است. اما فقط مخاطبان شما، مخاطبان خود شما هستند و به عنوان همنوعان وقتی به چشم آن‌ها نگاه می‌کنید، مطلب شما را به بهترین شکل ممکن متوجه می‌شوند.. این بدان معنا نیست که هرگز نباید به داده‌های خود نگاه کنید -پس فقط با آن‌ها گفتگو نکنید. برای مرجع به اسلایدهای خود نگاه کنید، اما نکات مهم را مستقیماً به مخاطبان خود بگویید.

زمانی که داده‌ها به طور واضح و مشخص ارائه شوند، می‌توانند اعتبار و قابل اعتماد بودن داده‌های شما را افزایش دهند. ارائه ضعیف داده‌ها نه تنها این فرصت را هدر می‌دهد، بلکه می‌تواند به اعتبار شما به عنوان یک ارائه‌کننده آسیب برساند. مانند کمند Wonder Woman، ابزاری قدرتمند برای بیرون کشیدن حقایق قانع کننده است، پس از آن عاقلانه استفاده کنید.

این مقاله ترجمه شده پست Present Your Data Like a Pro از وبسایت HRB‌است