در حالی که بحران کووید-۱۹ وارد سومین سال خود می‌شود و نوع Omicron افزایش می‌یابد، سازمان‌ها در سراسر جهان به این فکر می‌کنند که چگونه، چه زمانی و حتی اگر کارکنان کار حضوری خود را از شروع کنند و ساعات کاری حضور منظم در دفتر را از سر بگیرند. شرکت‌ها این کار را در حالی انجام می‌دهند که دیدگاه‌ها و اولویت‌های کارمندانشان تغییرکرده است. مطالعه اخیر مک کینزی نشان داد که رفاه، انعطاف‌پذیری، و تعادل بین کار و زندگی برای کارمندان در اولویت هستند.نظرسنجی که مایکروسافت در سال گذشته انجام داد نشان می‌دهد که ۴۱٪ از نیروی کار جهانی در سال آینده ،به فکر تغییر شغل هستند و ۵۵٪ خاطرنشان کردند که محیط کاری در تصمیم‌گیری آن‌ها نقش دارد.
شرکت ما در سال ۲۰۲۰ در موقعیت غیر عادی قرار گرفت. ما برای طراحی دفتر مرکزی شرکت فین‌تک کره‌ای Hana Bank، در همان دوره‌ای که پاندمی رهبران کسب‌وکار را مجبور مکرد در مورد هدف دفتر تجدیدنظر کنند، استخدام شدیم. اما این فرآیند و در نتیجه ساختمان جدید واکنشی به کووید نبود. در عوض، بحران روندهایی را که برای سال‌ها در زیر سطح سازمان اتفاق افتاده بود را برجسته و تسریع کرد، از جمله تمرکز بیشتر بر سلامت روحی و جسمی کارکنان، نیازهای نیروی کار در نسل‌های مختلف، تاکید بیشتر بر هدف شرکت، و تغییر کار به روش از راه دور(remote).
این بیماری و همه‌گیری خطراتی را برای شرکت‌هایی که به دنبال حفظ کارکنان و ایجاد فرهنگ‌های موفق سازمانی هستند، افزایش داد. در اینجا برخی از اصولی که ما به کار گرفته‌ایم و درس‌هایی که از پروژه Hana بانک گرفتیم و همچنین توصیه‌های ما برای این که چگونه سازمان‌ها می‌توانند تغییرات کوچک و بزرگ را در ترغیب افراد برای بازگشت به محل کار به صورت حضوری اعمال کنند، ارائه شده است.
بپرسید این فضا برای چیست ؟ و آن را بر اساس آن نامگذاری کنید
ممکن است ساده به نظر برسد، اما نامگذاری مهم است. برای کارکنان ، دفتر نباید مکانی برای رسیدگی به لیست کارهای تکراری و مشخص (to-do list) باشد. این مکانی برای همکاری، خلاقیت و یادگیری است، جایی که یک کارمند احساس می‌کند رشد کرده است و احساس تعلق به سازمان دارد. نام ساختمان ها، طبقات، مناطق یا اتاق ها باید منعکس‌کننده این هدف باشد. عباراتی مانند «مرکز یادگیری» یا «فضای نوآوری» دیدگاه جدید، تغییر طراحی ، جذب استعداد و تأثیرگذاری مستقیم بر رفتار را نشان می‌دهد.
بانک هانا دفتر مرکزی جدید خود را “Mindmark” می نامد تا بر کارهای خلاقانه‌ای را که در داخل سازمان اتفاق می افتد، تأیید کند. شرکت‌های فناوری پیشرفته مانند فیس بوک و گوگل به همین دلیل دارای “کمپ‌ها” هستند. آن‌ها می‌خواهند مهندسانشان را مانند زمانی که دانشجو بودند، آزمایش کنند. حتی یو پی اس اخیراً نام ساختمان دفتر مرکزی شرکت خود را از پلازا به سالن کیسی تغییر داد. همان طور که کارول تام مدیر عامل شرکت در این مقاله HBR بیان می‌کند تا بر محیطی گرم تر، دارای تعامل و مشارکت بیشتر تاکید کند.
به آنچه کارمندان شما می‌خواهند و نیاز دارند، گوش دهید
کووید را به عنوان یک کاتالیزور در نظر بگیرید تا در مورد آن چه که بهترین کارمندان از محل کار خود می خواهند و انتظار دارند، صحبت کنید، حتی اگر نتوانید هر ایده‌ای را اجرا کنید. برای اکثر سازمان‌ها، بازگشت به وضعیت موجود یک گزینه نخواهد بود. مردم انتظار دارند که برای انعطاف‌پذیری، فناوری بهتر و انگیزه‌های بیشتر به دفتر بیایند، و شرکت‌ها باید به این درخواست توجه کنند.
به عنوان مثال، Salesforce فضای میز خود را تا ۴۰٪ کاهش داد و از یک پلان طبقه استفاده کرد که دارای فضاهای متمرکز بر تیم است که تعادل بین کار فردی و مشترک را تشویق کند. دفتر مرکزی هانا بانک به شیوه‌های مختلف کاری، از جمله نوع کار انفرادی که پشت میز انجام می‌شود، صندلی‌های انعطاف‌پذیر برای زمانی که افراد نیاز به استراحت پشت میز خود دارند، فضاهای مشارکتی که تعامل تیمی را تشویق می‌کند، و سالن‌هایی برای معاشرت ارائه می‌کند. این ترکیبی از تجربیات، کارمندان را تشویق می‌کند و در عین حال ساختاری مناسب را ارائه می‌کند.
در سازمان خودتان آزمایش کنید
برخی از شرکت‌ها دفتر مرکزی جدیدی پس از پاندمی ایجاد خواهند کرد. اما بیشتر آن‌ها می‌توانند محیط اداری متفکرانه‌تری طراحی کنند.برای شروع کاوش ایده‌ها برای سازمان خود، توصیه ما این است که ازتغییرات کوچک شروع کنید. اتاق‌های کنفرانس را تغییر کاربری دهید، روی یک میز تیمی جدید سرمایه‌گذاری کنید، یا به جای کل ساختمان، یک طبقه را نوسازی کنید. = همچنین ممکن است شما از فناوری چندرسان ای استفاده کنید تا افراد را دور هم جمع کنید و جان تازه‌ای به دفتر خود بدهید.
دفتر مرکزی جدید WarnerMedia دارای یک تجربه رسانه‌ای همه جانبه است که محتوای شبکه‌های گسترده این شرکت را برای ایجاد حس هویت برند و جامعه ترکیب می‌کند. بسیاری از شرکت‌ها نیز در فناوری جلسات هیبریدی، هوشمند سرمایه‌گذاری و تمرکز کرده‌اند. همچنین به دنبال فرصت‌های چند منظوره باشید. به عنوان مثال، رمپ‌های داخلی/خارجی که از پایین تا بالای ساختمان بانک Hana کشیده می‌شوند، می‌توانند برای جلسات پیاده‌روی انفرادی، ورزش‌های فردی، یا استراحت‌های اجتماعی در طبیعت و هوای تازه استفاده شوند.در نهایت، مطمئن شوید که با پیروی از دستورالعمل‌های ساختمانی سالم بر ایمنی و پایداری تمرکز نیز کنید.
مشارکت را بر اساس بینش‌ها افزایش دهید
برای نیروهای جوان، دفتر شرکت مکانی مناسب برای یادگیری و معاشرت است. نزدیک به ۶۰ درصد از نسل هزاره ها گزارش می‌دهند که فرصت‌های کشف بینش‌های جدید، برای آن‌ها در هنگام درخواست شغل بسیار مهم است، و همچنین اگر درگیر مسئولیت‌های اجتماعی شوند، ممکن است مدت بیش‌تری در یک شرکت بمانند. شرکت‌های هوشمند این امر را با مشارکت با سازمان‌های خارجی،برای ارائه چنین برنامه‌ریزی هایی انجام می دهند.
فعالیت‌هایی مانند یوگا یا مدیتیشن، خدمات اجتماعی یا ادامه تحصیل، مکان خوبی برای شروع هستند. حتی ابتکارات کوچکی مانند آویزان کردن یک اثر از هنرمندان محلی یا دانشجویی به صورت چرخشی، غذای کنسرو شده در لابی، یا کامیون‌های غذای بیرون بر، می‌تواند حس هدف کارمندان را تقویت کند. Gravity – توسعه‌ای با کاربری مختلط در کلمبوس، اوهایو، که علاوه بر اقامتگاه‌ها، یک ساختمان اداری خلاقانه در مقیاس بزرگ را در خود جای داده است – یک متصدی تمام وقت امکانات رفاهی را استخدام می‌کند تا به دنبال شرکا و برنامه‌هایی باشد که حس کنجکاوی در سازمان و جامعه را افزایش دهد .
جمع‌بندی
روندهای تغییرات محل کار که شتاب گرفت و ترجیحات کارکنان که در طول همه گیری متبلور شد، از بین نمی روند.ما از شرکت‌ها می‌خواهیم از این موقعیت استفاده کرده و به این فکر کنند، که چگونه می‌توانند محیط کاری را به گونه‌ای بهبود بخشند که تعامل و رفاه کارکنان افزایش پیدا کند، در آن هم نتیجه تشویق به حضور، افزایش حفظ و جذب استعدادهای جدید را بیشتر می‌کنند. الان وقت عمل است
این متن ترجمه شده مقاله https://hbr.org/2019/09/when-waterfall-principles-sneak-back-into-agile-workflows از وبسایت HBRاست.
نویسنده: تیم مارکتینگ آسا
