وقتی از توسعه و تحلیل نرم‌افزار صحبت می‌کنیم، یکی از بخش‌های مهمی که باید به آن توجه کنیم، درک نیازمندی‌های سازمان یا مشتریان است. سال‌ها است که افراد مختلف، به دنبال یافتن الگوی مناسبی برای تعیین موقعیت سازمان در مسیر شناخت نیازمندیها هستند. این تحقیقات منجر به ایجاد مدلی تحت عنوان مدل بلوغ نیازمندی شده است. در این مقاله ما قصد داریم با کمک نتایج تحقیقات مختلف، تاثیر بلوغ نیازمندی را بر سازمان و کسب و کار بررسی کنیم. با ما همراه باشید.
حقایق: تاثیر بلوغ نیازمندیها بر نتیجه پروژه
شاید بتوان گفت که بلوغ نیازمندیها، به تنهایی از هر عامل دیگری در تعیین اثربخشی توسعه موثرتر است. تحقیقات نشان داده است که سازمان‌هایی با بلوغ نیازمندی ناکافی، در هر بعدی از توسعه کارآمد، از سازمان‌هایی با بلوغ نیازمندی کافی عقب هستند. تعریف سطوح مختلف بلوغ نیازمندیها را می‌توانید در جدولی که انتهای مقاله آورده شده است مشاهده کنید.
شرکت‌های با بلوغ نیازمندی بیشتر، نه تنها در رفع نیازهای کسب و کار موفق‌ترند، بلکه در هر شاخص اثربخشی توسعه هم تقریبا ۲ برابر بهتر از سازمان‌های دیگر عمل می‌کنند. این شاخص‌ها شامل موارد زیر هستند:
- تحویل به موقع پروژه
- تحویل متناسب با بودجه
- درصد پروژه‌هایی که کارکرد مورد نیاز را تحویل می‌دهند.
- درصد پروژه‌هایی که موفق شمرده می‌شوند.
طی تحقیقات انجام شده، درصد زیادی از سازمان‌ها هستند که هنوز به بلوغ نیازمندی کافی نرسیده‌اند. برای درک بهتر تاثیر بزرگی که بلوغ نیازمندی بر عملکرد یک سازمان فناوری اطلاعات دارد، سازمانی را در نظر بگیرید که با موفقیت از سطح ۱ به سطح ۴ بلوغ در درک و مدیریت نیازمندیها رسیده است. نتایج تحلیل این کسب و کار موارد زیر را نشان می‌دهد:
- بهبود چشم‌گیر عملکرد زمانی پروژه‌های تکنولوژی
- کاهش صرف زمان اضافه روی پروژه‌ها
- بهبود میانگین عملکرد بر اساس بودجه در پروژه‌ها
- کاهش تخصیص بودجه اضافه به پروژه‌ها
- افزایش پروژه‌هایی که ۱۰۰ درصد عملکرد مورد نیاز کسب و کار را تحویل می‌دهند.
- کاهش میانگین خطاها و نقص‌های عملکردی
اینکه فکر کنیم یک کسب و کار، بدون بلوغ در تعریف و مدیریت نیازمندیها می‌تواند به نیازمندی‌های محصول دست پیدا کند، کاملا بی‌معنی است؛ در واقع مانند این است که مدیر مالی یک شرکت بخواهد بدون اطلاع از اصول پذیرفته شده حسابداری، گزارشات مالی را آماده کند.
ظرفیت لازم برای برنامه‌ریزی، استخراج، تحلیل، مستندسازی و مدیریت نیازمندیها باید جایی در خود سازمان وجود داشته باشد. این ظرفیت ممکن است در واحدهای مختلفی از سازمان وجود داشته باشد؛ مثل واحد تحقیق و توسعه، واحد غیرمتمرکز تحلیل، توسعه‌دهندگان (در پروژه‌های چابک)، طراحان رابط کاربری یا متخصصان تولید پروتوتایپ (در پروژه‌هایی که بصری بودن خروجی‌ها اهمیت دارد). بدون وجود این ظرفیت تحلیلی، بازدهی یک شرکت فناوری اطلاعات تقریبا نصف شرکت مشابه خود خواهد بود که به بلوغ ادراکی و مدیریتی نیازمندیها رسیده است.
درک و مدیریت ضعیف نیازمندیها، بودجه شما را تلف می‌کند
تحقیقات ما در کسب و کارهای مختلف نشان داده است که سازمان‌هایی با بلوغ سطح یک که قصد ساخت برنامه‌ای با یک هزینه مشخص را دارند، در نهایت حدود ۱.۵ تا ۲ برابر بیشتر هزینه می‌کنند. این هزینه اضافه، به دلیل تخصیص بودجه بیش از حد و هزینه‌های بالای نگهداری و رفع نقص‌هایی است که در نسخه اول به آن‌ها توجه نشده بود.
از طرفی، از آن‌جایی‌که بسیاری از عملکردهای اساسی در استقرار اولیه برنامه از قلم افتاده است و به نسبت در تعریف نیاز ذینفعان ضعیف عمل کرده‌اند؛ هزینه‌های نگهداری مازاد بعد از استقرار به هزینه‌های قبلی اضافه می‌شوند. اگر بخواهیم محافظه‌کارانه بگوییم، در سازمانی که نیمی از بودجه توسعه و نگهداری برنامه خود را فقط صرف نگهداری از برنامه می‌کند، بلوغ ناکافی نیازمندیها نزدیک به ۱۴ درصد از بودجه نگهداری را هدر می‌دهد.
تحقیقات ما نشان می‌دهند که سازمان‌های فناوری اطلاعاتی که به‌طور معمول:
- پروژه‌ها را دیر تحویل می‌دهند،
- بیش از بودجه معین هزینه می‌کنند،
- تنها یک سوم پروژه‌ها را موفق تحویل می‌دهند و
- درصد غیرمعقولی از منابع خود را به جای افزودن عملکردهای جدید به محصول صرف بخش نگهداری می‌کنند؛
در نهایت دچار بحران عدم اعتماد به مدیریت می‌شوند.
طی تحقیقات انجام شده مشخص شد، سازمان‌هایی که در سطح ۱ و ۲ بلوغ نیازمندی قرار دارند، در حدود ۴۰ درصد از بودجه توسعه خود را هدر می‌دهند. این اتلاف هزینه نتیجه شناخت کم از نیازمندیها است که منجر به ایجاد هزینه بالای توسعه درونی و هزینه‌های سرسام‌آور نگهداری می‌شود.
نوع چینش سبد پروژه اتلاف هزینه را در سازمان‌های بزرگ افزایش می‌دهد
اینکه اندازه و سبد پروژه چه ترکیبی ایجاد می‌کنند، مهم نیست. بلوغ نیازمندی در هر صورت عملکرد را بهبود می‌دهد. اما در سازمان‌هایی با سطح پایین بلوغ نیازمندی که در سبد پروژه‌های خود پروژه‌هایی با بزرگی مختلف دارند، هدر رفت هزینه به طرز وحشتناکی افزایش می‌یابد. سبد پروژه به دو صورت همگن و ناهمگن وجود دارد. در حالت همگن بیشتر پروژه‌ها یا کوچک و یا بزرگ هستند. اما در مقابل سبد ناهمگن ترکیبی از پروژه‌های کوچک و بزرگ است. طبق تحقیقات انجام شده، در سازمان‌هایی با سطح بلوغ نیازمندی یکسان، هدر رفت هزینه در سبدهای همگن حدود نصف سبدهای ناهمگن است.
اما نقطه عطف تحقیق اینجاست؛ سازمان‌هایی که سبد پروژه ناهمگن دارند، تقریبا دو برابر سازمان‌هایی که سبد پروژه همگن دارند متحمل هدررفت هزینه به خاطر نیازمندیها می‌شوند. این تحقیقات نشان می‌دهند که بدون وجود بلوغ نیازمندی، شرکت‌هایی با تنوع بالای سبد پروژه معمولا در رساندن به موقع پروژه بدون استفاده از بودجه اضافه موفق نیستند. البته این تحقیقات برای شرکت‌های خیلی بزرگ یا ثروتمند دقیق نیست. بسیاری از این شرکت‌ها معمولا سبد پروژه ترکیبی و متنوعی دارند و به دلیل عدم وجود بلوغ نیازمندی در حدود ۴۰ تا ۵۰ درصد هدر رفت را تجربه می‌کنند؛ عددی که از میانگین سازمان‌های دیگر بسیار بالاتر است.
با این وجود این تحقیقات نشان می‌دهند که:
- با افزایش همگونی ابعاد پروژه‌های سازمان، به جای تمرکز بر بلوغ نیازمندیها، می‌توان عملکرد سازمان را بهبود بخشید. اما در مجموع این روش به نسبت افزایش بلوغ در درک و مدیریت نیازمندیها، کارایی کمتری دارد.
- سازمان‌هایی با سطح بلوغ نیازمندی ۳ و بالاتر، صرف نظر از ترکیب چینش سبد، تفاوت کمی را در عملکرد خود نشان می‌دهند. هرچه بلوغ نیازمندی افزایش می‌یابد، توانایی شرکت برای مدیریت نوسانات سبد پروژه نیز افزایش می‌یابد.
بلوغ نیازمندیها روی پروژه‌های بزرگ اثر تکاثری دارد
داده این تحقیقات، تصویری تاریک را برای شرکت‌هایی که می‌خواهند پروژه‌ای متفاوت از پروژه‌های فعلی خود شروع کنند، ترسیم می‌کند. اگر یک سازمان نابالغ که بیشتر پروژه‌هایش کوچک (برای مثال زیر ۱ میلیارد تومان) هستند بخواهد یک پروژه بزرگ (بالای ۵ میلیارد تومان) را بردارد، به احتمال زیاد قبل از اینکه عملکرد مورد نیاز کسب و کار تحویل شود، باید بین ۷ تا ۹ میلیارد تومان هزینه کند. این اعداد یعنی سازمانی با بلوغ نیازمندی ناکافی، باید نزدیک به ۶۵ درصد بیشتر از سازمانی که به بلوغ نیازمندی رسیده است، هزینه کند. با در نظر گرفتن تاخیرهای زمانی مختلف و این احتمال که اهداف اولیه توسعه محقق نشوند، تقریبا ناممکن است که یک سازمان نابالغ بتواند یک پروژه بزرگ را با موفقیت به اتمام برساند.
جمع‌بندی تاثیر بلوغ نیازمندی بر نتایج پروژه‌ها
اگر بگوییم بلوغ ناکافی در درک و مدیریت نیازمندیها سالانه میلیاردها تومان به صنعت نرم‌افزار خسارت وارد می‌کند، باز هم آن را دست کم گرفته‌ایم. نه تنها عدد ریالی ضرر و زیان مستقیم این خسارت کم نیست، بلکه حتی می‌تواند به سایر بخش‌های سازمان، چه حوزه تکنولوژی و چه خارج از این حوزه، آسیب بزند. اگر به این نکته بسیار مهم توجه نکنیم، بلوغ نیازمندی ناکافی می‌تواند منجر به بحران عدم اعتماد به فناوری اطلاعات و تضعیف توانایی یک سازمان در تعریف و پیاده‌سازی پروژه‌های بزرگ شود.
منبع:
مقاله تحقیقاتی موسسه (IAG (The Information Architecture Group
دیدگاهتان را بنویسید