داشبورد هوش تجاری چیست و چرا مهم است؟

داشبورد هوش تجاری یا داشبورد BI، ابزاری برای تصویرسازی و تجزیه و تحلیل داده‌ها است. ابزاری که وضعیت شاخص‌های عملکرد کلیدی (KPI) و سایر معیارهای مهم تجاری و نقاط داده (Data Point) یک سازمان، بخش، تیم یا فرایند را در یک صفحه نمایش می‌دهد.  داشبوردها جزء لاینفک اکثر پلتفرم‌های نرم‌افزار هوش تجاری هستند و به طور گسترده برای ارائه اطلاعات تحلیلی به مدیران تجاری و کارمندان استفاده می‌شوند.

داشبوردهای BI، گاهی اوقات به عنوان داشبوردهای تجاری و داشبوردهای داده هم شناخته می‌شوند. این داشبوردها، معمولا حاوی تجسم‌های داده‌های متعددی هستند تا به کاربران تجاری، دیدگاهی ترکیبی از KPIها و روندها برای تصمیم‌گیری عملیاتی و برنامه‌ریزی استراتژیک ارائه دهند.

به طور کلی، تعاملی‌تر از گزارش‌های ایستا هستند و معمولا به کاربران این امکان را می‌دهند که برای تجزیه و تحلیل بیشتر، به داده‌هایی که زیربنای نمودارها و گرافیک‌ها هستند دسترسی داشته باشند. در برخی موارد، داشبوردها توسط اعضای یک تیم BI طراحی می‌شوند. در بعضی موارد دیگر، آن‌ها توسط تحلیلگران تجاری و سایر کاربران ابزارهای سلف سرویس BI ایجاد می‌شوند.

گزارش‌های هوش تجاری چگونه تهیه می‌شوند؟

گزارش هوش تجاری فرایند تهیه، تجزیه و تحلیل و نمایش داده‌ها به روشی قابل فهم و قابل دسترس برای استخراج بینش‌های (Insights) ارزشمند از داده‌ها است. ابزارهای گزارش BI، آماده‌سازی و تجزیه و تحلیل داده‌ها را ساده می‌کنند و داشبوردهای تعاملی و تجزیه و تحلیل بصری را ارائه می‌دهد.

انبارهای داده ابری مدرن و ابزارهای گزارش BI سلف سرویس، به تیم‌های داده و رهبران کسب‌ و کار اجازه می‌دهند کوئری‌های خودشان را اجرا کنند و در صورت نیاز، با استفاده از آن‌ها گزارش بسازند. داشتن گزارش BI برای شرکت‌ها ضروری است؛ زیرا به شرکت‌ها، در هر اندازه که باشند، تصویر جامعی از کسب و کارشان می‌دهد و آن‌ها می‌توانند با استفاده از داده‌ها به تصمیم‌گیری‌های درست برسند.

فرایند گزارش BI شامل ارزیابی بلوغ داده‌ها، درک منابع داده و انتخاب ابزار مناسب BI است.

• اولین قدم ارزیابی بلوغ داده‌ها است که به درک چگونگی پرداختن‌ به نیازهای خاص در زمان گزارش BI کمک می‌کند.
• گام بعدی درک منابع داده، از جمله سیستم‌های اتوماسیون بازاریابی، مدیریت ارتباط با مشتری و سایر ابزارها و پلتفرم‌ها است.
• در نهایت، قدم آخر انتخاب ابزار BI مناسب برای آماده‌سازی، تجزیه و تحلیل و نمایش داده‌ها به روشی قابل فهم است.

ویژگی‌های کلیدی یک داشبورد هوش تجاری خوب چیست؟

پشتیبانی از قابلیت‌های تعاملی یکی از ویژگی‌های اصلی‌ است که یک داشبورد BI باید داشته باشد. علاوه بر این باید رابط کاربری داشته باشد که قابل تغییر باشد و بتوانیم آن را شخصی‌سازی‌ کنیم. همچنین داشتن قالب‌های داشبورد آماده برای تسریع فرایند طراحی و توانایی استخراج داده‌های مربوط به گذشته و داده‌های حال حاضر، از قابلیت‌های کلیدی یک داشبورد هوش تجاری است.

ابزارهای داشبورد همچنین کتابخانه‌هایی از ویجت‌ها، نمادها و تصاویر را ارائه می‌دهند که می‌توانند برای خودکار کردن عملکردها و بهبود قابلیت استفاده و جذابیت بصری مفید باشند. برگه‌ها، منوهای کشویی و سایر ویژگی‌های ناوبری (Navigation) هم می‌توانند به داشبوردهای هوش تجاری اضافه شوند.

به طور کلی اجزای اصلی داشبوردهای طراحی شده شامل موارد زیر است:

اتصال به منابع داده

بسته به داده‌هایی که کاربران باید ببینند، داشبوردهای BI را می‌توانید به انبارهای داده (Data Warehouse)، مارت‌های داده (Data Mart) و دریاچه‌های داده (Data Lake)، رایج‌ترین انبارهای داده‌های تحلیلی، متصل کنید. یا برای نمایش اطلاعات به‌روز، از داده‌های به دست آمده از سیستم‌های عملیاتی، تجهیزات صنعتی و فیدهای داده‌های خارجی استفاده کنید.

تصویرسازی یا تجسم داده‌ها

داشبوردها را می‌توان بر اساس انواع مختلف تجسم داده‌ها پیکربندی کرد تا معیارهای عملکرد، آمار و اطلاعات مختلف را نشان دهند. شکل‌های تصویرسازی داده‌ها، از نمودارهای خطی و میله‌ای اصلی گرفته تا تصاویر گرافیکی دقیق‌تر، مانند نمودارهای حباب، نقشه‌های حرارتی و نمودارهای پراکنده را شامل می‌شود.

جدول‌های داده‌ها

داشبوردهای BI جدول‌هایی از داده‌ها را نمایش می‌دهد که امکان داشتن نگاهی اجمالی به داده‌ها را ارائه می‌دهند. داده‌های جدولی، اغلب شامل کدگذاری‌های رنگی یا سایر روش‌های گرافیکی برای برجسته کردن اطلاعات خاص هستند؛ به عنوان مثال، استفاده از رنگ قرمز برای نشان دادن کاهش فروش یا ضرر مالی.

قابلیت‌های واکاوی دقیق داده‌ها

این قابلیت به کاربران این امکان را می‌دهد تا با کلیک بر روی تصویرسازی داده‌ها، اطلاعات بیشتری دریافت کنند یا دقیق‌تر به داده‌ها نگاه کرده و آن‌ها را تجزیه و تحلیل کنند.

انجام این کار آن‌ها را به تصویرسازی‌های بیشتر یا جداول داده می‌برد، که اغلب به صورت سلسله مراتبی مرتب شده‌اند تا افراد بتوانند در صورت تمایل چندین سطح را بررسی کنند.

فیلترهای داده

یکی دیگر از قابلیت‌های تعاملی داشبوردهای هوش تجاری یعنی فیلترها، کاربران را قادر می‌سازد تا محدوده‌های تاریخ و زمان، تنظیمات جغرافیایی و سایر پارامترها را در تصویرسازی داده‌ها سفارشی کنند تا نمای متمرکزتری از اطلاعات ارائه شده داشته باشند.

جعبه‌های متن و نکات ابزار (Tooltips)

داشبوردها اغلب شامل جعبه‌های متنی یا همان تکست باکس‌های مستقل و نکات ابزار اطلاعاتی پاپ‌آپ (PopUp) هستند که داده‌های تصویرسازی شده را توضیح می‌دهند یا اطلاعات اضافی درباره نتایج تجزیه و تحلیل ارائه می‌دهند.

انواع مختلف داشبوردهای هوش تجاری

انواع مختلفی از داشبوردهای هوش تجاری وجود دارد که سازمان‌ها می‌توانند از آن‌ها برای نظارت بر شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) و سایر معیارهای مهم تجاری استفاده کنند. به طور کلی چهار نوع اصلی داشبورد BI عبارتند از؛ داشبورد اطلاعات استراتژیک، داشبورد BI عملیاتی، داشبورد تحلیلی و داشبورد تاکتیکی. در ادامه توضیح مختصری درباره هر کدام ارائه می‌دهیم.

داشبورد اطلاعات استراتژیک

این نوع از داشبوردهای هوش تجاری، برای نظارت بر استراتژی بلندمدت شرکت و ارائه بینشی گسترده در یک کسب و کار استفاده می‌شوند.

داشبورد BI عملیاتی

این داشبوردهای اطلاعاتی، برای نظارت بر عملیات کوتاه مدت بر اساس داده‌های زمان واقعی (Real-Time) استفاده می‌شوند. آن‌ها به ایجاد گزارش‌هایی درباره نقاط داده خاص کمک می‌کنند.

داشبوردهای تحلیلی

هدف این نوع داشبورد اطلاعاتی، ارائه یک نمای کلی از داده‌ها است. داشبوردهای تحلیلی برای ارائه تصویرسازی داده‌ها برای نقاط داده پیچیده و گسترده استفاده می‌شوند.

داشبوردهای تاکتیکی

این داشبوردهای BI برای تجزیه و تحلیل و نظارت بر فرایندها و همچنین هدایت کاربر در فرایند تصمیم‌گیری استفاده می‌شوند.

 

تا اینجا با مفهوم هوش تجاری آشنا شدیم، قابلیت‌های اساسی که یک داشبورد باید داشته باشد و همچنین انواع داشبوردهای BI را شناختیم. حال وقت آن است که کمی عمیق‌تر شویم و درباره نحوه ساخت یک داشبورد هوش تجاری صحبت کنیم.

چطور یک داشبورد هوش تجاری کارآمد تهیه کنیم؟

داشبورد هوش تجاری می‌تواند به کسب و کار کمک کند تا مجموعه داده‌های پیچیده را ساده کند و داده‌های خام را به بینش تجاری عملی تبدیل کند. ابزارهای هوش تجاری مانند Power BI مایکروسافت می‌توانند یک گزارش داشبورد اطلاعاتی سفارشی ایجاد کنند. در ادامه یک راهنمای گام به گام برای ایجاد داشبورد BI خوب آورده‌ایم.

۱- جمع‌آوری داده‌ها

داده‌های خود را از منابع داده‌های مختلف جمع کنید یا برای جمع آوری داده‌ها به انبار داده دسترسی داشته باشید. داده‌های در دسترس باید شامل اهداف و ماموریت‌ها، عملکرد واقعی، شاخص‌های کلیدی عملکرد و سایر نکات باشد.

 

۲- داشبورد خود را کاوش کنید

ابزار هوش تجاری‌تان را بررسی کنید تا بدانید چه گزینه‌هایی برای ایجاد داشبورد ارائه داده است؛ چرا که انواع مختلفی از روش‌های ترسیم داده مانند نمودارهای میله‌ای، نمودارهای ستونی، میله‌ها و ستون‌های انباشته، نمودارهای دایره‌ای، و نمودار خطی و غیره وجود دارد.

نوع داده‌ای را که می‌خواهید نشان دهید بررسی کنید. به عنوان مثال اگر یک داشبورد هوش تجاری برای داده‌های کارت‌خوان (POS) می‌خواهید، می‌توانید جدولی برای فروش داشته باشید و همچنین یک منبع داده جداگانه برای داشبورد عملکرد کارکنان قرار دهید.

۳- نمودار مناسب را انتخاب کنید

برای درک اینکه کدام نمودارها با کدام منبع داده مناسب هستند، در ادامه فهرستی از طبقه‌بندی کلی نمودارها بر اساس عملکرد، توزیع، ترکیب، مقایسه و رابطه آن‌ها وجود دارد:

• نمودارهای دایره‌ای، برای نشان دادن ترکیب به درصد
• نمودارهای انباشته (Stacked)، برای نشان دادن مقایسه و ترکیب
• نمودار پراکندگی، برای نشان دادن رابطه بین دو متغیر
• نمودارهای میله‌ای و نمودارهای ستونی، برای توزیع و مقایسه
• نمودارهای خطی و نمودارهای ناحیه‌ای، برای مقایسه

۴- ذخیره داده‌ها و انتشار داشبورد

هنگامی که داشبورد BI خود را ایجاد کردید، داده‌ها را ذخیره کنید؛ زیرا بیشتر داشبوردهای BI، تعاملی و به منابع داده اصلی متصل هستند و با به‌روز‌رسانی داده‌ها، تغییر می‌کنند.  در این بخش، سعی کردیم موراد فنی لازم برای ایجاد یک داشبورد هوش تجاری خوب را بررسی کنیم، اما لازم به ذکر است که برای داشتن یک داشبورد هوش تجاری عالی، فقط این موارد کافی نیستند. برای این که یک داشبورد هوش تجاری عالی داشته باشید که هم به لحاظ فنی کامل و هم در زمان ارائه به ذی‌نفعان بی‌نقص باشد باید به نکاتی توجه کنید.

۱۰ گام برای رسیدن به یک داشبورد هوش تجاری کارآمد

1.  به مخاطبان خود و اهداف آن‌ها فکر کنید.
2. مطمئن شوید که داده‌های شما به راحتی از طریق ابزار هوش تجاری‌تان قابل دسترسی است.
3.  نوع مناسب داشبورد مورد نیازتان را شناسایی کنید.
4. شاخص‌های عملکرد (KPI) مناسب را شناسایی کنید.
5. تجسم داده‌ها (Data Visualization) و ویژگی‌های خود را متناسب با مخاطب انتخاب کنید.
6. با قرار دادن داده‌های داشبورد داستان‌سرایی کنید.
7. به سوالات «چرا» و «چی» جواب دهید.
8.  داشبورتان را خوانا کنید.
9. آن را به یک داشبورد تعاملی تبدیل کنید.
10. گرفتن بازخورد را فراموش نکنید.

اگر تمایل داشتید درباره گام‌های ذکر شده جزئیات بیشتری مطالعه کنید، می‌توانید این مقاله انگلیسی سایت revor.io را بخوانید و یا کتاب «داستان‌پردازی با داده‌ها» که توسط انتشارات «آریانا قلم» منتشر شده است را مطالعه کنید.

مزایا و چالش‌های داشبوردهای هوش تجاری

داشبوردهای BI به طور فزاینده‌ای، به عنوان ابزارهای حیاتی برای کمک به شرکت‌ها در به دست آوردن بینش‌های تجاری ارزشمند، استفاده می‌شوند. برای این منظور کسب و کارها، انبارهای داده در حال رشدشان، از جمله بیگ‌دیتاها (که اغلب داده‌های ساختار یافته هستند) یا اشکال غیرساختار یافته و نیمه ساختار یافته داده‌ها را به کار می‌گیرند. به طور کلی داشبوردهایی که به خوبی طراحی شده‌اند، مزایای تجاری مختلفی را ارائه می‌دهند. با این حال چالش‌هایی هم در این باره وجود دارد. در ادامه چند مورد از مزایا و چالش‌های مرتبط با داشبوردهای هوش تجاری را بررسی می‌کنیم.

مزایای استفاده از داشبوردهای هوش تجاری

• امکان تصمیم‌گیری آگاهانه و برنامه‌ریزی استراتژیک توسط مدیران کسب و کار را فراهم می‌کند
• داده‌های فشرده و معیارهای تجزیه و تحلیل تجاری را برای کاربرانی که تحلیلگران ماهری نیستند، به راحتی قابل درک می‌کند
• به شناسایی روندهای کسب و کار کمک می‌کند تا سازمان بتواند برای سرمایه‌گذاری روی فرصت‌ها و رسیدگی به مشکلات اقدام کند
• استقرار و استفاده از برنامه‌های کاربردی سلف سرویس BI توسط تحلیلگران تجاری، مدیران و کارکنان را تسهیل می‌کند
• با افزایش امکان اشتراک‌گذاری اطلاعات، شرایط را برای تجزیه و تحلیل داده‌های اشتراکی و فرایندهای تصمیم‌گیری مشترک فراهم می‌کند
• تصویرسازی داده‌های متعدد را برای قابل فهم‌تر و مفیدتر کردن اطلاعات، ممکن می‌کند

چالش‌های استفاده از داشبوردهای هوش تجاری

• طراحی داشبورد بسیار زرق و برق‌دار یا به هم ریخته که استفاده از آن را سخت می‌کند
• جاسازی اطلاعات بصری بیش از حد و محدود نکردن داده‌های خام مرتبط به آنچه مورد نیاز است
• تشخیص روش مناسب برای روشن کردن چگونگی مرتبط بودن KPIها و سایر داده‌ها برای کاربران نهایی، مشکل است
• ارائه نادرست داده‌ها در داشبورد یا حذف داده‌های مربوطه، منجر به تجزیه و تحلیل نادرست می‌شود

همانطور که مشاهده می‌کنید، اشکالات احتمالی داشبوردهای BI، لزوما ناشی از طراحی نرم‌افزار نیست، بلکه بیشتر از نحوه استفاده از داشبوردها و هزینه ایجاد، پیاده‌سازی و نگهداری آن‌ها ناشی می‌شود.

معرفی بهترین داشبوردهای مدیریتی

ارائه‌دهندگان عمده سیستم‌های تحلیلی مدرن و BI، همگی داشبوردهای BI و ابزارهای طراحی داشبورد را به عنوان بخشی از محصولات خود ارائه می‌دهند. این ارائه‌دهندگان شامل تبلو (Tableau)، مایکروسافت، Qlik، IBM، MicroStrategy، Oracle، SAP، SAS، Sisense، Tibco و Salesforce می‌شوند. شرکت Salesforce، اکنون مالک تبلو است، اما همچنان ابزارهای BI خود را هم که قبل از خرید این محصول در سال ۲۰۱۹ توسعه داده بود، می‌فروشد.

داشبوردهایی از ده‌ها فروشنده نرم‌افزار BI دیگر، از جمله متخصصان داشبورد و تصویرسازی داده‌ها مانند Dasheroo، Databox، Datapine، Geckoboard، Grow، iDashboards، InfoCaptor، Klipfolio و Target Dashboard هم در دسترس هستند. محصولات ارائه شده توسط این شرکت‌ها به کاربران امکان می‌دهد تا داده‌های KPI را از پایگاه‌های داده عملیاتی، برنامه‌های کاربردی تجاری، ابزارهای تجزیه و تحلیل وب و سایر منابع،  وارد داشبورد کنند؛ اغلب حتی بدون نیاز به کدنویسی.

نکته قابل توجه دیگر این است که برخی از ارائه‌دهندگان ابزارهای BI، مثل Tableau و Microsoft، در پلتفرم Power BI خود، از سطوح مختلف دسترسی پشتیبانی می‌کنند. به این معنی که برخی از کاربران در یک سازمان می‌توانند مجوزی دریافت کنند که به آن‌ها امکان ایجاد، انتشار و اشتراک‌گذاری داشبورد را می‌دهد؛ در حالی که برخی دیگر مجوزی سطح پایین‌تری فقط برای مشاهده دارند که شامل تجزیه و تحلیل داده‌ها است و قابلیت‌های طراحی داشبورد را شامل نمی‌شود.

داشبوردها همچنین در بسیاری از برنامه‌های تجاری مانند نرم‌افزارهای مالی، منابع انسانی و مدیریت پروژه تعبیه شده‌اند. این به کاربران تجاری این امکان را می‌دهد تا KPIها را مشاهده کنند و داده‌ها را در همان برنامه‌ای که برای انجام کارشان استفاده می‌کنند، بدون نیاز به مراجعه به یک نرم‌افزار BI یا ابزار گزارش‌دهی جداگانه، تجزیه و تحلیل کنند.

سخن‌ پایانی

به طور خلاصه، داشبوردهای هوش تجاری به ابزاری ضروری برای کسب و کارهایی تبدیل شده‌اند که به دنبال تصمیم‌گیری مبتنی بر داده هستند. این داشبوردها روشی قدرتمند برای تصویرسازی و تجسم داده‌های پیچیده و شناسایی الگوها و روندهایی هستند که در غیر این صورت ممکن است از قلم افتاده باشند.

همچنین این ابزارها با ارائه بینش‌های بی‌درنگ در مورد شاخص‌ها و معیارهای کلیدی عملکرد، تصمیم‌گیرندگان را قادر می‌سازند تا سریع‌تر و آگاهانه‌تر تصمیم‌گیری کنند و به طور موثرتری به شرایط متغیر بازار پاسخ دهند.

طراحی یک داشبورد کارآمد هوش تجاری مستلزم بررسی دقیق چندین عامل کلیدی است، از جمله انتخاب تکنیک‌های تجسم داده‌ها، انتخاب شاخص‌های کلیدی عملکرد مرتبط و معیارها، و استفاده از ویژگی‌های تعاملی که کاربران را قادر می‌سازد داده‌ها را با جزئیات بیشتری بررسی کنند.

از آنجایی که کسب و کارها همچنان با حجم فزاینده داده‌ها و فشار فزاینده برای تصمیم‌گیری سریع‌تر و دقیق‌تر مواجه هستند، اهمیت داشبوردهای هوش تجاری بیشتر هم می‌شود. با پیشرفت در تجزیه و تحلیل داده‌ها و یادگیری ماشین، می‌توان انتظار داشت در سال‌های آینده داشبوردهای قدرتمندتر و پیچیده‌تری را ببینیم که به کسب‌وکارها کمک می‌کنند تا بینش‌های جدید را باز کنند و به موفقیت‌های بزرگ‌تری دست پیدا کنند.