ERP مخفف عبارت Enterprise Resource Planning، به معنای برنامهریزی منابع سازمانی است. در این مقاله می‌خواهیم درباره مفهوم این عبارت، مزیت‌ها، کاربرد آن، انواع نرم‌افزارهای ای آر پی و ویژگیهای آن‌ها صحبت کنیم. اگر در بخش‌های حسابداری و مدیریتی سازمان‌ها فعالیت می‌کنید، این مقاله در انتخاب یک سیستم مناسب برای مدیریت منابع سازمان به شما کمک می‌کند.
آشنایی با مفهوم برنامهریزی منابع سازمان (Enterprise resource planning)
اگر بخواهیم نرم افزار ای آر پی را به زبان ساده توضیح بدهیم، باید بگوییم که سیستم Enterprise resource planning وظیفه برنامهریزی منابع سازمان را به عهده دارد. این منابع شامل نیروی انسانی، مواد اولیه، سرمایه و دارایی‌های سازمان هستند.
شما با استفاده از این نرم افزار می‌توانید بین واحدهای مختلف منابع انسانی، مالی، اداری و فروش، هماهنگی ایجاد کنید و فعالیت‌های مختلف سازمان را به طور یکپارچه مدیریت کنید. این سیستم‌ها از ماژول‌های یکپارچه‌ای تشکیل شده‌اند که شما می‌توانید این ماژولها را با توجه به نیاز سازمان تغییر دهید.
تاریخچه برنامهریزی منابع سازمانی
قبل از اینکه بخواهیم درباره تاریخچه ای آر پی صحبت کنیم، باید به مفهوم MRP (Manufacturing Resource Planning) یا برنامهریزی مواد سازمانی اشاره کنیم. مفهوم برنامهریزی منابع سازمانی از MRP یا مدیریت و کنترل موجودی مواد خام و اولیه نشات می‌گیرد. این مفهوم برای اولین بار در دهه ۱۹۶۰ میلادی ظهور پیدا کرد. در آن دوران، بسیاری از کسب‌وکارها به دنبال افزایش درآمد و رشد بودند. آن‌ها می‌خواستند از طریق یکپارچه‌سازی فرایندها به درآمد برسند.
بیشتر بخوانید: هوش تجاری چیست؟
در سال ۱۹۷۲، ۵ نفر از مدیران شرکت IBM با هدف پیادهسازی مفاهیم مدیریت منابع سازمانی از شغل خود استعفا دادند و اولین شرکت توسعه و اجرای ERP Software به نام SAP را تاسیس کردند. SAP Software اولین سیستم برنامهریزی منابع سازمانی بود. در آن سال‌ها، فعالیت این سیستم‌ها در حوزه تولید، کنترل کیفیت، نگهداری و تعمیر، انبار، حسابداری و مالی خلاصه می‌شد.
معرفی ویژگیهای اصلی نرم‌افزارهای برنامهریزی منابع سازمانی
برای اینکه بتوانید منابع سازمان را به خوبی مدیریت کنید، باید از نرم‌افزارهای مخصوص این منابع استفاده کنید. این برنامه‌ها اطلاعات و تدارکات سازمان را کنترل کرده و زنجیره تامین را مدیریت می‌کنند. موارد زیر از جمله ویژگیهای عمومی نرم‌افزارهای برنامهریزی منابع سازمانی هستند.
- کنترل موجودی کالای سازمان
- بررسی چرخه عمر محصول
- مدیریت سفارش‌ها
- بررسی و سنجش ریسک سازمان
- ادغام با نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری
- نظارت بر واحد تولید محصولات و منابع
- حذف احتمال خطای انسانی
- استانداردسازی فرایندها با توجه به راهکارهای جهانی
- برنامهریزی تولید پیشرفته
- ارائه گزارش‌های دقیق و شفاف لحظه‌ای
- محاسبه بهای تمام‌شده به صورت آنلاین
- بهبود و اصلاح فرایندهای کسبوکار
مزیت‌های ای آر پی برای سازمان‌ها
اجرای سیستم ERP باعث یکپارچگی اطلاعات و به‌روزرسانی سریع می‌شود. به‌علاوه، شما با این سیستم می‌توانید در سریع‌ترین زمان ممکن تصمیم بگیرید و اطلاعات یکسانی را با کل سازمان به اشتراک بگذارید. گردش روان اطلاعات، کاهش زمان سفارش، گسترش کسبوکار، افزایش درآمد، رضایت مشتری، بهبود عملکرد فروشنده، افزایش بهره‌وری منابع، افزایش انعطاف‌پذیری و بهبود دقت اطلاعات از دیگر مزیت‌های پیادهسازی برنامهریزی منابع سازمانی هستند. در ادامه، هر کدام از مزیت‌ها را به تفکیک توضیح می‌کنیم.
یکپارچگی اطلاعات مالی
برنامه‌های ERP روی کیفیت فرایندهای حسابداری تاثیر می‌گذارند و سرعت گردش اطلاعات ورودی و خروجی دپارتمان‌ها را افزایش می‌دهد. بنابراین، با اجرای سیستم ای آر پی، سرعت تصمیم‌گیری مالی بیشتر می‌شود و بخش حسابداری سازمان می‌تواند با سرعت بیشتری محاسبات را انجام بدهد و دارایی‌ها را ثبت کند. مدیریت حساب‌های دریافتی، تجزیه و تحلیل مالی و ارائه گزارش‌های شخصی هم سریع‌تر می‌شود.
تعیین قیمت محصول
بسیاری از سازمان‌ها و کسب‌وکارها در فرایندهای قیمتگذاری استاندارد، قیمتگذاری واقعی و قیمتگذاری بر پایه فعالیت با چالش مواجه می‌شوند. سیستم‌های ERP از روش‌های قیمتگذاری پشتیبانی می‌کنند و به پایگاه داده‌های مالی متصل هستند. به‌علاوه، شما می‌توانید با استفاده از این سیستم‌ها قیمت‌ها و درآمد را تجزیه و تحلیل کنید.
مدیریت سریع موجودی
فرایند تولید محصول و بررسی موجودی یکی از مهم‌ترین فرایندهای کسبوکار است. سیستم برنامهریزی منابع سازمانی به گردش روان این فرایند کمک می‌کند. در نتیجه، کاربران می‌توانند برای تحویل کالا به مشتری‌ها برنامهریزی کنند. بعضی از سازمان‌های بزرگ از چندین شرکت و تولیدکننده تشکیل شده‌اند. سیستم ERP به این سازمان‌ها در برنامهریزی و مدیریت شرکت‌ها کمک می‌کند و مثل یک واحد منفرد عمل می‌کند.
افزایش بهره‌وری سیستم توزیع و تحویل
شما می‌توانید با استفاده از نرم‌افزارهای ای آر پی، فرایندهای لجستیک را تعریف کنید و انعطاف‌پذیری و بهره‌روی را افزایش دهید. به‌علاوه، با این کار کالاها در سریع‌ترین زمان به دست مشتری می‌رسند.
تجارت الکترونیک
کسب‌وکارهای آنلاین می‌توانند نرم‌افزار برنامهریزی منابع سازمانی را با سیستم فروش ادغام کنند. برای انجام این کار، دپارتمان‌های IT باید دو کانال دسترسی بسازند. یکی از این کانال‌ها برای مشتری‌ها فعالیت می‌کند و دیگری برای تامین‌کنندگان و شرکا است. بنابراین، مشتری‌ها می‌توانند سفارش را پیگیری کنند و اطلاعات پرداخت را ببینند.
انتخاب سیستم ای آر پی مناسب
اولین قدم برای انتخاب نرم‌افزار ERP، شناسایی هدف‌ها و خواسته‌های سازمان است. شما باید بدانید که سازمان چه مسیری را طی می‌کند و برای پاسخگویی به چه نیازی تشکیل شده است. بعد از شناخت نیازها و اهداف واقعی، باید به مقیاس سازمان، تطابق نرم‌افزار با صنعت، قابلیت‌ها، هزینه‌ها و مدت زمان پیادهسازی، پشتیبانی، امنیت و نیازمندی‌های فنی توجه کنید. در ادامه، هر کدام از این موارد را توضیح می‌دهیم.
مقیاس سازمان
یکی از نکته‌های مهم در انتخاب بهترین نرم‌افزار ERP، هماهنگی آن با اندازه سازمان است. آیا آن برنامه قابلیت مقیاس‌پذیری و هماهنگی با رشد سازمان را دارد؟ اگر سازمان شما کوچک است، می‌توانید از نرم‌افزارهایی با قابلیت‌های محدودتر استفاده کنید. در صورتی‌که می‌خواهید کاربرها و حجم داده‌ها را افزایش بدهید، باید به تطبیق سیستم ای آر پی با شرایط کسبوکار فکر کنید.
هماهنگی نرم‌افزار با صنعت
بعضی از سیستم‌های ERP برای کسب‌وکارها و سازمان‌های خاصی طراحی شده‌اند. بنابراین، بهتر است قبل از خرید نرم‌افزار مدیریت منابع سازمانی به قابلیت‌های خاص آن توجه کنید. بعضی از سیستم‌ها قابلیت پیکربندی و تنظیم دارند. شما می‌توانید نرم‌افزار را با توجه به نیازهای سازمان تنظیم کنید.
سازگاری با سیستم
هنگام انتخاب برنامه ERP، هماهنگی نرم‌افزار با سیستم‌های موجود در سازمان را بررسی کنید. یکی از قابلیت‌های اصلی این نرم‌افزارها ادغام و تعامل با سیستم‌های ارتباط با مشتری است. اگر امکان تبادل اطلاعات بین برنامه‌ها وجود نداشته باشد، شاید نتوانید به خوبی از آن نرم افزار استفاده کنید.
رابط کاربری مناسب
رابط کاربری نرم افزار ERP باید تا حد امکان ساده باشد. در غیر این صورت، کاربران سازمان نمی‌توانند به راحتی با سیستم کار کنند و در حین کار با مشکل مواجه می‌شوند. برای اینکه بتوانید سیستم ای را پی را موفقیت در سازمان پیادهسازی کنید، رابط کاری نرم‌افزار باید کاربرپسند (User-Friendly) باشد.
هزینه و زمان پیادهسازی
برای اینکه بتوانید از سیستم مناسب برای مدیریت منابع سازمانی استفاده کنید، باید هزینه‌های پیادهسازی و زمان راه‌اندازی را در نظر بگیرید. اگر زمان پیادهسازی نرم‌افزار طولانی باشد، کارکنان سازمان نمی‌توانند کارشان را به خوبی انجام دهند. به‌علاوه، بهتر است هزینه‌های نگهداری، به‌روزرسانی و شخصی‌سازی نرم افزار را هم در نظر بگیرید.
پشتیبانی و به‌روزرسانی
بهترین نرم‌افزارهای ERP قابلیت به‌روزرسانی دارند. بنابراین، شما می‌توانید مطمئن باشید که سیستم شما با توجه به امکانات و فناوری‌های جدید کار می‌کند و با توجه به نیازها و اهداف آینده سازمان به‌روزرسانی می‌شود.
نیازمندی‌های فنی
در بحث نیازمندی‌های فنی باید به پلت‌فرم‌های سازگار، پایگاه‌های داده و زبان برنامه‌نویسی توجه کنید. بعضی از سیستم‌ها فقط با زبان‌های برنامه‌نویسی خاصی کار می‌کنند. بهتر است قبل از خرید و پیادهسازی برنامه به ویژگیهای فنی آن توجه کنید.
امنیت
هنگام انتخاب هر نرم‌افزاری باید امنیت داده‌ها را در نظر بگیرید. شما با سیستم ERP منابع سازمان را مدیریت می‌کنید، پس امنیت اطلاعات و دسترسی به داده‌ها اهمیت زیادی دارند.
نرم افزار ERP چگونه کار می‌کند؟
سیستم‌های ای آر پی به یک پایگاه داده متمرکز وابسته هستند. این پایگاه، اطلاعات کسبوکار را جمع‌آوری می‌کند و آن‌ها را در جدول‌های مختلف ذخیره می‌کند. داده‌ها به صورت متمرکز ذخیره می‌شوند و کاربران بخش‌های مالی و فروش و بقیه بخش‌ها می‌توانند از این اطلاعات برای تجزیه و تحلیل استفاده کنند.
همه کارمندان سازمان به این اطلاعات دسترسی دارند و می‌توانند با استفاده از یک سیستم واحد، گزارش تهیه کنند. زمانی که یکی از کاربرها اطلاعات را به‌روزرسانی می‌کند، داده‌های جدید به یک پایگاه داده مشترک ارسال می‌شوند و بعد اطلاعات درست به سایر ماژولها هم فرستاده می‌شود.
بهترین نرم‌افزارهای مدیریت منابع سازمانی
سیستم‌های SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, Infor و Epicor معروف‌ترین برنامه‌های ERP هستند. در ادامه، مشخصات هر کدام را به طور خلاصه توضیح می‌دهیم.
SAP
یکی از معروف‌ترین سیستم Enterprise Resource Planning، نرم‌افزار SAP است. این سیستم ماژولها و قابلیت‌های متنوعی دارد. شما می‌توانید از SAP در بخش‌های مختلف سازمان مثل بخش‌های مالی، مدیریت زنجیره تامین و مدیریت منابع انسانی استفاده کنید.
Oracle
نرم‌افزار Oracle برای همه کسب‌وکارها کاربردی است. این سیستم راه‌حل‌های منعطفی به شرکت‌ها ارائه می‌کند و ماژول‌های متنوعی برای بخش مالی، مدیریت پروژه و تدارکات دارد.
Epicor
نرم‌افزار اپیکور در بخش‌های مختلف مالی، مدیریت زنجیره تامین و مدیریت ارتباط با مشتریان استفاده می‌شود و در کسب‌وکارهای متنوعی کاربرد دارد.
Microsoft Dynamics
مایکروسافت داینامیک یکی از سیستم‌های معروف برای مدیریت منابع سازمانی است و برای شرکت‌های کوچک و متوسط استفاده می‌شود. این سیستم ماژول‌های متنوعی برای بخش مالی، فروش و عملیات دارد و با محصولات و فناوری‌های مایکروسافت ادغام می‌شود.
Infor
سیستم Infor در کسب‌وکارهای حوزه سلامت و بهداشت و صنایع تولیدی و فروش کاربرد دارد. شما می‌توانید از ماژولها و قابلیت‌های اختصاصی این نرم افزار در سازمانتان استفاده کنید.
سخن آخر
برای اینکه بتوانید منابع سازمانی مثل مواد اولیه، اطلاعات مهم و محصولات را به بهترین شکل مدیریت کنید، به یک سیستم یکپارچه احتیاج دارید. سیستم Enterprise resource planning این کارها را انجام می‌دهد. در این مقاله درباره این سیستم و ویژگی‌ها و مزیت‌های آن صحبت کردیم. شما می‌توانید با توجه به اندازه و اهداف سازمان بهترین نرم‌افزارهای ERP را انتخاب کنید.
منابع:
دیدگاهتان را بنویسید