مدیریت پروژه مفهوم جدیدی نیست و سال‌های طولانی است که از آن در انجام امور مختلف به ویژه در سازمان‌ها استفاده می‌شود. پیشینه تاریخی مدیریت پروژه حول و حوش دوره مصر باستان برمی‌گردد و این واقعیت را آشکار می کند که مدیریت پروژه‌ها برای سال های زیادی اجرا شده است.برای درک بهتر مدیریت پروژه ابتدا باید با مفهوم پروژه آشنا شویم.

پروژه چیست؟

موسسه PMI پروژه را این گونه تعریف کرده است: 

«پروژه‌ها تلاش‌های موقتی برای خلق ارزش از با کمک محصولات، خدمات و فرآیندهای منحصر به فرد هستند.»

یک پروژه ویژگی‌های مشخصی دارد که شامل موارد زیر است:

۱- پروژه موقتی است و آغاز و پایانی مشخصی دارد و محدوده و منابع تعریف شده‌ای برای آن در نظر گرفته می‌شود.

۲- یک پروژه منحصربه‌فرد (unique) است و نه یک کار معمولی و روتین. پروژه مجموعه‌‌ای از کارهاست که برای دستیابی به یک هدف مشخص طراحی شده است.

۳- خروجی و دستاورد یک پروژه تنها یک محصول فیزیکی نیست، بلکه هدف می‌تواند ایجاد یک سیاست مشخص مثل ایجاد سیاست توجه به محیط زیست در یک سازمان، بهبود یک فرآیند مثل بهبود فرایند ارتباط با مشتریان، ارائه یک خدمت مثل مشاوره و … باشد. 

مدیریت پروژه چیست؟

 یکی از بهترین تعریفی که از مدیریت پروژه انجام شده است را انجمن مدیریت پروژه آمریکا (Project Management Institute) که به اختصار (PMI) نامیده می‌شود، ارائه داده است:

«مدیریت پروژه مجموعه‌ای از دانش‌ها، مهارت‌ها، ابزارها و تکنیک‌هایی است که منجر به خلق ارزش برای مردم می‌شود. این ارزش‌ها می‌تواند ساختن یک ساختمان، توسعه یک نرم‌افزار، افزایش فروش یک شرکت و مواردی از از این دست باشد.»

تاریخچه مدیریت پروژه 

تاریخچه مدیریت پروژه‌ها به اندازه اجرای پروژه‌های عظیمی که در ۴۵۰۰ سال اخیر انجام شده است، مثل معبد پارتنون، راه آهن بین قاره‌ای، هرم جیزه، تاج محل، کولوسئوم و کلیسای جامع گوتیک اروپا، قدمت دارد. 

مدیریت پروژه به صورت حرفه‌ای و مستقل از در دهه ۱۹۵۰ ظهور کرد. از آن دهه به بعد، مردم سال‌ها مدیریت پروژه انجام می‌دادند و اغلب از روش‌های منحصربه‌فردی که خودشان طراحی می‌کردند، استفاده می‌شد. این موضوع زمانی که (PMBOK) که مخفف Project Management Body Of Knowledge  توسط موسسه PMI به‌عنوان استاندارد موسسه استانداردهای ملی آمریکا (ANSI) در سال ۱۹۹۸ معرفی شد، تغییر کرد.

تاریخچه مدیریت پروژه به ۴ بخش تقسیم می شود:

دوره اول – قبل از ۱۹۵۸

مفهوم اولیه و مدرن مدیریت پروژه سال‌های ۱۹۰۰ تا ۱۹۵۰ شکل گرفت. پیشرفت‌های قابل توجهی در آن زمان در مدیریت پروژه مشاهده شد؛  اقداماتی مثل برنامه‌ریزی، تخصیص منابع مختلف و مدیریت وظایف و محصولات پروژه با افزودن ساختار شکست کار بهبود پیدا کرد. همچنین نمودار گانت توسط هنری گانت در این دوره اختراع شد که یک عنصر کلیدی در همه نرم‌افزارهای مدیریت پروژه مدرن مانند Primavera Project Management و Microsoft Project است.

دوره دوم – ۱۹۵۸ تا ۱۹۷۹

این دوره در جهان، دوره نوآوری بود و به همین دلیل نیاز به برنامه‌ریزی برای پیشبرد کارها بیشتر احساس می‌شد. پیشرفت‌های تخصصی و اساسی در Project management اتفاق افتاد و برنامه‌ریزی و کنترل عملکرد از طریق تکنیک‌های شبکه‌ای مثل مسیر بحرانی انجام شد. در آن زمان نیاز به داشتن و استخدام یک فرد به عنوان مدیر پروژه مخصوصا در پروژه‌های بزرگ مثل صنایع هوافضا، دفاعی و ساختمانی بیشتر از همیشه احساس می‌شد.

در دهه ۶۰ میلادی دو نهاد حرفه‌ای و مهم در پیشرفت Project management تاسیس شدند. در سال ۱۹۶۵ انجمن بین‌المللی مدیریت پروژه (IPMA) که یک نهاد اروپایی است، تشکیل شد و بعد از آن در سال ۱۹۶۹  موسسه مدیریت پروژه (PMI) در آمریکای شمالی تشکیل شد که اکثر اعضای آن در ایالات متحده و کانادا هستند. 

 دوره سوم – ۱۹۸۰ تا ۱۹۹۴

در دهه ۸۰ و ۹۰ میلادی پیشرفت چشمگیری در صنعت آی‌تی و کامپیوتر اتفاق افتاد که سهم عمده‌ای در بهبود مهارت‌های لازم در کنترل و نظارت بر پروژه‌ها با کمک کامپیوتر داشت. به دلیل توسعه نرم‌افزارهای مرتبط، رویکردها و رویه‌های Project management به راحتی در دسترس بسیاری از شرکت‌ها قرار گرفت. دستاوردهای مهم در این دوره استفاده مناسب از سیستم‌های مدیریت پروژه برای ایجاد تغییرات، به کار گرفتن رویکردهای سازمان‌یافته مدیریت پروژه، گنجاندن کارکردهای پروژه مانند محدوده، ریسک، تدارکات، ارتباطات، کیفیت و منابع انسانی در تخمین زمان یا هزینه فعالیت‌ها، چرخه عمر محصول، تمرکز بیشتر بر محیط خارجی و عوامل تاثیرگذار از جمله ذینفعان و مدیران برنامه در پروژه بود. 

دوره چهارم – از ۱۹۹۵ تا الان 

در اواسط دهه ۹۰ میلادی  به دلیل پیشرفت و پذیرش جهانی اینترنت، تغییرات مختلفی در رویه‌ها و شیوه‌های تجاری رخ داد. این رسانه جدید به سازمان‌ها اجازه داد تا وظایف خود را کارآمدتر و سودآورتر انجام دهند و همچنین  به مدیران پروژه کمک کرد تا جنبه‌های مختلف پروژه را به شیوه‌ای سازمان‌یافته‌تر و سازنده‌تر مدیریت کنند. 

نقش‌های کلیدی در پروژه 

در یک پروژه افراد مختلفی مشارکت دارند و هر کدام باید نقش و وظیفه خود را برای پیشبرد اهداف پروژه به بهترین شکل انجام دهند. در ادامه به ۷ نقش اصلی که انجام یک پروژه تاثیرگذار هستند، می پردازیم:

 مدیر پروژه

مدیر پروژه با کمک اطلاعاتی که از اسپانسر و ذینفعان پروژه به دست می‌آورد، مسئله اصلی که نیاز به حل شدن دارد و هدف نهایی پروژه را شناسایی می‌کند و مشخص می‌کند که اهداف و محدوده پروژه چیست و برای رسیدن به آن‌ها چه اقداماتی لازم است. بعد از آن برای رسیدن به این اهداف برنامه‌ریزی و زمان‌بندی می‌کند. او همچنین بر عملکرد روزانه تیم نظارت داشته و پیشرفت انجام شده را برای ارزیابی کارها تا تمام شدن پروژه تحت نظر دارد. در نهایت مدیر پروژه درس آموخته‌های پروژه را جمع‌آوری می‌کند. مدیر پروژه اختیار رسمی خود را از اسپانسر می‌گیرد. 

اسپانسر

اسپانسر یک پروژه بیشترین حمایت را از آن کرده و موانع سازمانی که بر سر راه پروژه وجود دارد را برطرف می‌کند. او باید تلاش کند تا ارتباط مؤثری با مدیرعامل و ذینفعان اصلی برقرار کرده و منابع مورد نیاز پروژه را تامین کند. همچنین وظیفه تایید یا رد کردن خروجی نهایی پروژه بر عهده اسپانسر است. خیلی مهم است که اسپانسر در برابر عملکرد پروژه خود را مسئول بداند و در نتیجه پروژه سهیم باشد.

ذینفعان پروژه (Stakeholders)

ذینفع یک پروژه فرد، گروه یا سازمانی است که از پروژه تاثیر گرفته یا بر روی آن تاثیر می‌گذارد. یا به تعبیر موسسه PMI که ذینفعان را این گونه تعریف کرده است:

«افراد و سازمان‌هایی که فعالانه در پروژه مشارکت دارند و منافع آن‌ها ممکن است با توجه به دستاورد پروژه یا اتمام موفقیت‌آمیز آن به صورت مثبت یا منفی تحت تاثیر قرار گیرد.»

ذینفعان پروژه معمولاً شامل مدیر پروژه، مشتری، اعضای تیم، سازمان و اسپانسر پروژه هستند. البته این فهرست ادامه دارد و محدود به این افراد نمی‌شود. 

اعضای تیم

اعضای تیم قلب تپنده و موتور محرکه واقعی پروژه هستند. به همین دلیل دور هم جمع کردن افراد مناسب خیلی اهمیت دارد. برای انتخاب اعضای تیم معیارهای مختلفی مثل دانش فنی، مهارت حل مسئله، مهارت‌های اجتماعی، مهارت‌های سازمانی و… هستند. نباید فراموش کرد برای اجرای پروژه‌های مختلف، مهارت‌های مختلفی مورد نیاز است و بسیاری از این مهارت‌ها با آموزش کسب شدنی هستند. 

 رهبر تیم یا سرگروه (Team Leader)

در پروژه‌های بزرگ ممکن است یک نقش به عنوان رهبر تیم هم وجود داشته باشد. رهبر تیم مستقیماً به مدیر پروژه گزارش می‌دهد. در پروژه‌های کوچک، مدیر پروژه هر دو مسئولیت را با هم برعهده دارد. رهبر تیم وظایف و نقش‌های مهمی دارد که بعضی از آن‌ها شامل آغازکننده، سرمشق، مذاکره کننده، شنونده، کوچ یا مربی و یکی از اعضای تیم است. 

مدیر اجرایی (Functional Manager)

مدیر اجرایی شخصی است که اختیارات مدیریتی  را در یک واحد یا بخش تجاری بر عهده دارد. مدیر اجرایی نظارت مستقیم بر یک یا چند منبع در تیم، پروژه و برنامه دارد. او همچنین مسئول مستقیم عملکرد و خروجی کارهایی است که بر پروژه تاثیر می‌گذارند. بعضی از وظایف مدیر اجرایی شامل بررسی وضعیت پروژه، منابع در دسترس، کمک به مدیر پروژه در مسیر رهبری پروژه، ارزیابی و سنجش اثربخشی و کیفیت کلی خروجی پروژه و … است.

کمیته راهبری پروژه

در بسیاری از پروژه‌ها کمیته‌ای به عنوان کمیته راهبری پروژه وجود دارد که شامل  اسپانسر و ذینفعان کلیدی است. در این کمیته درباره مواردی که خارج از حیطه اختیارات مدیر پروژه است، تصمیم‌گیری می‌شود. از بعضی از وظایف این کمیته می‌توان به این موارد اشاره کرد. تأیید منشور پروژه، تامین منابع و تصمیم‌گیری درباره درخواست‌ها که منجر به تغییر در موارد کلیدی پروژه مانند خروجی‌ها، برنامه زمان‌بندی و بودجه است. 

انواع رویکرد‌ها در مدیریت پروژه

برای مدیریت یک پروژه رویکردهای مختلفی وجود دارد، اما اصول و شیوه مدیریت پروژه یکسان است. یکی از مهم‌ترین اهداف Project management اجرای آن همزمان با برقراری تعادل بین کیفیت، بودجه و زمان است. رسیدن به این اهداف ممکن است نیاز به استفاده از متدولوژی‌ها و تکنیک‌های مختلفی دارد. در ادامه به ۳ تا از مهم‌ترین رویکرد‌های مدیریت پروژه می‌پردازیم.

مدیریت پروژه کلاسیک یا آبشاری (Waterfall یا Predictive)

یکی از ساده‌ترین راهکارها برای مدیریت یک طرح استفاده از رویکرد مدیریت پروژه کلاسیک است.

Waterfall یا Predictive که در اصطلاح به آن رویکرد کلاسیک هم گفته‌ می‌شود یک طرح را به مراحل مشخص و متوالی تقسیم می‌کند که هر مرحله تنها زمانی شروع می‌شود که مرحله قبلی تمام شده باشد. Waterfall کلاسیک‌ترین روش برای مدیریت یک پروژه است اعضای تیم در این رویکرد به صورت خطی برای رسیدن به هدف نهایی پروژه کار می‌کنند. هر فرد در پروژه نقش مشخصی دارد و مراحل و اهداف پروژه در ابتدا تعیین می شوند و معمولا تا پایان تغییر نمی‌کنند. Project management آبشاری برای پروژه‌های طولانی مدت و محدوده و زمان مشخصی دارند و بهترین کارکرد را دارد. پروژه‌هایی مثل ساخت و ساز نیروگاه، پل و …

مدیریت پروژه چابک (Agile)

در رویکرد چابک تیم‌ها خودسازمانده هستند و میزان مشارکت افراد زیاد است. در طول پروژه ممکن است محدوده و زمان انجام کار تغییر کند. به طور کلی این رویکرد به دلیل انعطاف‌پذیری زیادی که در مقایسه با رویکرد کلاسیک دارد، در پروژه هایی که پیچیده‌تر هستند و امکان تغییرات گسترده در آن‌ها وجود دارد، مثل پروژه‌های تحقیقاتی نوآورانه یا توسعه نرم‌افزاری، بیش‌تر استفاده می‌شوند. بعضی از شناخته شده‌ترین روش‌های مدیریت پروژه چابک می‌توان به متد اسکرام (Scrum)، متد کانبان (kanban)، متد ناب (Lean) و متد eXPERT اشاره کرد. 

ترکیبی (Hybrid)

Hybrid رویکردی است که در آن مراحل با استفاده از رویکرد Waterfall یا آبشاری برنامه‌ریزی می‌شوند و اجرای فاز به روش Agile یا چابک انجام می‌شود. 

تعریف و بهترین روش کنترل پروژه

مدیریت موفقیت آمیز یک پروژه یک چالش است، به ویژه زمانی که تغییرات برنامه ریزی نشده رخ دهد یا الویت‌ها به سرعت تغییر کنند. مدیریت پروژه برای سازمان‌ها و تیم‌ها خیلی مهم است، اما برای اینکه واقعاً مؤثر باشد، باید مطمئن شوید که روش Project management خود را به درستی با توجه به نوع تیم، پروژه، سازمان و اهداف خود در نظر گرفته‌اید.  

شاید این سوال برای شما پیش آمده باشد که چرا روش‌های مختلفی برای مدیریت پروژه وجود دارد؟

برای پاسخ دادن به این سوال باید پذیرفت که هیچ دو پروژه‌ای دقیقاً یکسان نیستند و هر پروژه چالش‌ها و ویژگی‌های منحصر بفرد خود را دارد. با در نظر گرفتن مواردی مثل اهداف و KPIهای مختلف، انواع تیم‌ها و سازمان‌ها، صنایع متفاوت و .. می‌توان به این نتیجه رسید که برای مدیریت پروژه‌ها رویکرد یکسانی وجود ندارد.

رویکردی که برای یک تیم بهترین بازدهی را دارد ممکن است برای یک سازمان یا تیم دیگر فاجعه باشد. برای مثال، بسیاری از توسعه‌دهندگان نرم‌افزار متوجه شدند که روش‌های سنتی مدیریت پروژه به‌ جای کمک به پیشبرد بهتر کارها، روی عملکرد و نتایج آن‌ها تأثیر منفی دارد. در نتیجه، آن‌ها رویکردی جدیدی ابداع کردند که برای رفع نگرانی‌های آن‌ها طراحی شده بود.

خیلی زود، تیم‌ها و صنایع دیگر شروع به تطبیق روش‌های مدیریت پروژه جدید با نیازها و نگرانی‌های منحصربه‌فرد خود کردند. و به طور مداوم، با روش‌های مختلف Project management که با توجه به صنعت خود بهینه کردند. 

اصل‌های مدیریت پروژه

کتاب PMBOK 7، اصل‌هایی را برای مدیریت پروژه معرفی کرده است که در ادامه با این ۱۲ اصل بیشتر آشنا می‌شویم:

۱. نظارت/مشاوره (Stewardship): 

قابل اعتماد بودن، امانتداری و خیرخواهی یک مدیر پروژه در موارد مختلفی مثل مسائل مالی، زیست محیطی و اجتماعی اهمیت زیادی دارد. 

۲. تیم (Team): 

تیم پروژه شامل افرادی با دانش، مهارت، فرهنگ و تجربه‌های متفاوت است. تیمی که با هم مشارکت می‌کند و به دنبال هدف مشترکی است بازدهی و کارایی بیشتری دارد. 

۳. ذینفعان (Stakeholders):

ذینفعان پروژه روی عملکرد و خروجی پروژه تاثیر می گذارند پس تعامل با آن‌ها به ویژه ذینفعان کلیدی و درگیر کردن آن‌ها در مسیر پروژه و تصمیم‌گیری به موفقیت پروژه و کسب رضایت نهایی مشتریان کمک می‌کند. 

۴. ارزش (Value):

خلق ارزش در یک پروژه اهمیت زیادی دارد. فراموش نکنید که به صورت مدام همسویی اهداف، منافع و ارزش‌های پروژه را کسب و کار بسنجید. 

۵. تفکر سیستمی (System Thinking):‌

داشتن تفکر سیستمی و دیدگاه جامع نسبت به پروژه، تاثیر مثبتی در عملکرد آن دارد.

۶. رهبری (Leadership):

رهبری مهارت مهمی برای یک مدیر پروژه است. استفاده بجا از مهارت‌های رهبری و مدیریتی در بسیاری از موارد گره‌گشا خواهد بود. همه اعضای تیم می‌توانند رهبر باشند. 

۷. متناسب‌سازی (Tailoring): 

رویکردها و فرایندهای پروژه باید بر اساس ماهیت آن تعریف شوند. همچنین با توجه به ذینفعان، محیط و قوانین حاکمیتی برای دستیابی به نتیجه مطلوب و به حداکثر رساندن ارزش، مدیریت هزینه و افزایش سرعت برنامه‌ریزی کرد. 

۸. کیفیت (Quality): 

کیفیت تعریف شده و مورد انتظار باید هم در محصول نهایی و هم فرایندها در نظر گرفته شود. 

۹. پیچیدگی (Complexity):

پیچیدگی نتیجه رفتار انسان، تعاملات سیستمی، عدم قطعیت، و ابهام است و در هر مرحله‌ای از پروژه ممکن است اتفاق بیفتد. ارزیابی مدام وضعیت و استفاده از راهکارهای مناسب می‌تواند به کاهش پیچیدگی کمک کند. 

۱۰. ریسک (Risk):‌

ریسک در هر پروژه‌ای وجود دارد و می‌تواند به صورت فرصت یا تهدید باشد. داشتن برنامه مدون برای مدیریت ریسک‌ها و تعیین آستانه ریسک در پروژه اهمیت زیادی دارد.

 ۱۱. تطبیق پذیری و تاب‌اوری (Adaptability & Resilience): 

در دنیای پرشتاب امروز تغییرات همیشه در حال وقوع هستند و می‌توانند بر پروژه تاثیر مثبت یا منفی داشته باشند. به همین دلیل تطبیق‌پذیری و تاب‌اوری برای واکنش به این تغییرات خیلی مهم هستند. 

۱۲. تغییرات (Change) :

تغییرات می‌توانند در داخل یا خارج از پروژه اتفاق بیفتد و روی ذینفعان تاثیر بگذارند. داشتن یک رویکرد ساختار یافته برای تغییر به افراد، گروه‌ها و سازمان کمک می‌کند تا انتقال از وضعیت فعلی به وضعیت مطلوب آینده بهتر انجام شود. 

استانداردهای مطرح در مدیریت پروژه

بسیاری از جنبه‌های استانداردهای مختلف مدیریت پروژه مشابه هم هستند، اما این روش‌ها تفاوت‌هایی هم دارند. از آن جایی که استفاده از هر روش مدیریت پروژه‌ای روی کارهای پروژه و طراحی فرآیندها در یک سازمان تاثیر می گذارد، باید مراقب باشیم که کدام روش را انتخاب می کنیم. روش انتخابی ما باید مطابق با نیازها و انتظارات مشتری و همچنین فرهنگ شرکت باشد. در حال حاضر سه استاندارد کلاسیک مدیریت پروژه وجود دارند که رویکرد مدیران پروژه حرفه‌ای را سازمان‌ها تعیین می‌کنند:

• PMI/PMBOK: استاندارد موسسه مدیریت پروژه آمریکا
• IPMA: روشی از انجمن بین المللی مدیریت پروژه
• PRINCE2: استانداردی که بیشتر در انگلستان و اروپا استفاده می‌شود.

PMI/PMBOK، IPMA و PRINCE2 هر کدام منعکس کننده فرهنگ پروژه و مدیریت آن در کشورهای خود هستند.

نرم‌افزار مدیریت پروژه چیست؟

نرم‌افزارهای مختلفی برای مدیریت پروژه وجود دارد که استفاده از آن‌ها کارکرد و بهره‌وری کارها را افزایش می‌دهد. از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه برای اهداف مختلفی مثل برنامه‌ریزی، مدیریت زمان، تخصیص وظایف و سازماندهی تیم‌ها، پیگیری میزان پیشرفت پروژه، تخصیص منابع و … استفاده می‌شود. مدیریت پروژه‌ها با گذشت زمان سخت‌تر و پیچیده‌تر شده‌اند. مواردی مثل دورکاری، پیشرفت سریع تکنولوژی و پراکندگی جغرافیایی این پیچیدگی‌ها را بیشتر هم می‌کند.

استفاده از نرم‌افزار مناسب برای مدیریت کارها در پروژه بستگی به عوامل مختلفی مثل نوع پروژه، رویکرد تیم و نوع و نیاز کسب‌وکار دارد. یکی از ویژگی‌های بسیار خوب این نرم‌افزارها این است که از بیشتر آن‌ها می‌توان روی دسکتاپ و گوشی‌های تلفن همراه اندرویدی یا iOS استفاده کرد که باعث دسترسی خوب است. برای انتخاب نرم‌افزار مناسب باید موارد مختلفی مانند اندازه پروژه، تیم و هزینه‌ها را در نظر گرفت. بعضی از مشهور‌ترین نرم‌افزارهای مدیریت پروژه عبارتند از:

• آسانا (ASANA)
•  بیس‌کمپ Basecamp
• جیرا (Jira)
•  تیم‌ورک (Teamwork PM)
• مدیریت پروژه مایکروسافت (Microsoft Project Management Software)
•  ترلو (Trello)

جمع‌بندی

در این مقاله سعی کردیم تا یک تعریف کلی از «مدیریت پروژه چیست؟» داشته باشیم و با مفاهیم اولیه آن آشنا شویم. برای این کار از تعریف علمی پروژه شروع کرده و به تاریخچه مدیریت پروژه، نقش‌های مهم، رویکردهای مطرح و استانداردهای رایج در آن پرداختیم.