تخمین زمان یا هزینه فعالیت‌ها: تعریف، روش‌ها، کاربردهای عملی

قبل از شروع تخمین زمان یا هزینه فعالیت‌ها یک پروژه، باید مدت‌زمانی که انتظار می‌رود تمام فعالیت‌های مربوط به پروژه انجام شود را بدانید.قبل از اینکه بخواهید زمان‌بندی یک پروژه را شروع کنید، باید مدت‌زمانی که انتظار می‌رود  تمام فعالیت‌های مربوط به پروژه انجام شود را بدانید. چارچوب‌های مدیریت پروژه مانند Project Management Body of Knowledge PMBOK ، از ابزارها و تکنیک‌های مختلفی برای تخمین طول مدت تشکیل شده است. میزان زمان مورد انتظار برای تکمیل یک فعالیت، پایه و اساس زمانبندی پروژه است. همچنین می‌توانید بسته به نوع فعالیت و تکنیکی که برای محاسبه برآورد زمان از آن استفاده می‌کنید، از این زمان به عنوان یک ورودی برای تخمین هزینه فعالیت بهره ببرید.

در این مقاله به مفهوم برآورد مدت‌زمان فعالیت، ابزارها و تکنیک‌ها می‌پردازیم و استفاده‌های معمولش را در مدیریت پروژه معرفی می‌کنیم.

برآورد و تخمین زمان یا هزینه فعالیت‌ها چیست؟

هدف از برآورد مدت‌زمان فعالیت، تعیین مقدار زمانی است که طول می‌کشد تا یک فعالیت تکمیل شود. PMBOK بیان می‌کند که برآورد مدت‌زمان فعالیت، فرآیندی در حوزه دانش مدیریت برنامه‌ریزی پروژه است.
این فرآیند به چند پارامتر ورودی نیاز دارد که به طور خاص شامل دامنه کار (scope)، لیست و ویژگی‌های فعالیت‌های برنامه‌ریزی‌شده، و همچنین منابعی است که برای انجام کار در نظر گرفته شده است.
PMBOK موارد زیر را به عنوان تکنیک‌های برآورد زمانی مشخص می‌کند:
●    قضاوت کارشناسی
●    تخمین مقایسه‌ای
●    تخمین پارامتری
●    تخمین از پایین به بالا
●    تخمین سه نقطه‌ای
  در ادامه به مرور کلی این تکنیک‌ها می‌پردازیم.
برآورد مدت‌زمان مورد نیاز، معمولا در سطح فعالیت‌ها انجام می‌شود (‏تصویر زیر را ببینید)‏. تعیین مدت‌زمان کلی یک بسته کاری یا کل پروژه نیازمند زمانبندی فعالیت‌ها و در نظر گرفتن مدت‌زمان آن‌ها است.

این موضوع شامل در نظر گرفتن وابستگی‌های بین فعالیت‌هاست و اغلب با توسعه یک مسیر بحرانی (‏یعنی طولانی‌ترین زنجیره فعالیت برای رسیدن به نتیجه مطلوب)‏ اتفاق می‌افتد. به همین دلیل جمع مدت‌زمان فعالیت‌ها برای محاسبه بسته کاری یا کل پروژه، نتیجه دقیقی نخواهد داشت. زیرا ممکن است که بعضی از فعالیت‌ها به صورت موازی جلو بروند یا بعضی دیگر از فعالیت‌ها پیش‌نیاز فعالیت‌های بعدی باشند. جمع مدت‌زمان فعالیت‌ها ممکن است زمانی بیشتر یا کمتر از زمان واقعی تمام شدن پروژه را نشان دهد.

تخمین زمان یا هزینه فعالیت‌ها چگونه است؟

فرآیند برآورد زمان، به یک سری اطلاعات ورودی و سند نیاز دارد و به استفاده از یک یا چند تکنیک برآورد، متکی است. در بخش‌های زیر به نیازمندی‌های این فرآیند می‌پردازیم.
به طور کلی، برآورد مدت‌زمان فعالیت باید توسط فردی انجام شود که بیش‌ترین آشنایی را با نوع فعالیت دارد. این موضوع زمانی اهمیت بیشتری پیدا می‌کند که تخمین، بیش از داده‌های تاریخی، به تخصص و تجربه‌ی کسی که تخمین می‌زند وابسته باشد.
خروجی پروسه تخمین مدت‌زمان همیشه از جنس دوره‌های زمانی است (مثلا روز و هفته و ماه)‏. سطح اطمینان تخمین‌ها و اینکه آیا خروجی یک عدد ثابت است یا یک محدوده زمانی، به تکنیک تخمینی که به کار برده می‌شود بستگی دارد.
فارغ از اینکه از چه تکنیکی استفاده می‌کنید، داشتن یک سند که تمام فرضیه‌ها، موانع، بازه‌های تخمینی و سطح دقت مورد انتظار را بیان کند رویکرد مناسبی است. در ترمینولوژی PMI، این سند «اساس برآوردها» نامیده می‌شود.

ورودی‌ها

PMBOK ورودی‌ها را در دسته‌های برنامه مدیریت پروژه، اسناد پروژه، عوامل محیطی شرکت و دارایی‌های فرآیند سازمانی قرار می‌دهد. می‌توانید با استفاده از پارامتر‌های حداقلی زیر به عنوان ورودی، مدت ‌زمان فعالیت را تخمین بزنید.
●    لیستی از فعالیت‌ها و ویژگی‌های آن‌ها
●    منابع (هم منابع مادی و هم اعضای تیم که شامل در دسترس بودن و توانایی‌هایشان می‌شود)
●    داده‌های تاریخی (‏برای برخی از روش‌های برآورد به این داده‌ها نیاز دارید)‏
هرچه اطلاعات بیشتری را در نظر بگیرید، اطلاعاتی مثل پارامتر‌های ثبت ریسک یا عوامل محیطی شرکت، برآوردهای بهتری خواهید داشت.

ابزارها و تکنیک‌های تخمین زمان

جدول زیر رایج‌ترین تکنیک‌های برآورد را خلاصه می‌کند.

مروری بر روش‌های برآورد

مدت زمان فعالیت، به صورت تفصیل پیش رونده است. یعنی با پیشرفت پروژه شفافیت جزییات آن بیشتر خواهد شد. این روش موجب برآورد کلی در فاز های آغازین برنامه ریزی زمانی پروژه میشود. در طول پروژه و به دلیل اطلاعات و جزییات بیشتر میزان صحت بالا خواهد رفت.

قضاوت تخصصی

قضاوت تخصصی به این معنی است که یک یا چند نفر، مدت‌زمان مورد انتظار یک فعالیت را براساس تجربه و تخصصشان در حوزه مربوطه تخمین می‌زنند.
دقت این نوع برآوردها می‌تواند بسیار متفاوت باشد و به ویژگی‌های کار و تجربه کسی که تخمین می‌زند بستگی دارد.
قضاوت تخصصی می‌تواند برای تکمیل یکی از انواع دیگر تخمین‌ها نیز اعمال شود؛ مثلا در مواردی که مانند تخمین زمان یا هزینه فعالیت‌ها در آن‌ها از داده‌های تاریخی فقط برای بخشی از کار می‌شود استفاده کرد.

تخمین مقایسه‌ای

تخمین مقایسه‌ای تکنیکی است که از داده‌های تاریخی یا تجربه افرادی که تخمین می‌زنند برای تعیین مدت‌زمان مورد انتظار یک فعالیت استفاده می‌کند. همچنین به این تکنیک، تخمین بالا به پایین نیز گفته می‌شود.
این تکنیک در صورتی مفید است که نیاز داشته باشید بدون داشتن اطلاعات کافی تخمین بزنید. این اتفاق ممکن است در طول انتخاب پروژه یا فازهای اولیه‌ی پروژه و وقتی که قرار است روی چند پروژه در سطح پورتفولیو یا در مراحل اولیه پروژه نظارت شود بیفتد. برآوردها می‌توانند به کل پروژه یا بخش‌هایی از یک پروژه، مانند بسته‌های کاری یا فعالیت‌ها مربوط باشند.
از تخمین مقایسه‌ای معمولا برای به دست آوردن ۴ نوع تخمین استفاده می‌شود:
•    تخمین یک نقطه یا مقدار مطلق
•    تخمین نسبی
•    بازه تخمینی
•    تخمین سه نقطه‌ای (‏اغلب به عنوان زیر مجموعه‌ای از برآوردهای دامنه تعریف می‌شود)‏.

تخمین مطلق و یا یک نقطه‌ای چیست؟

این عبارت به تخمینی اشاره دارد که نتیجه آن یک مقدار مطلق است. برای مثال، اگر هزینه پروژه‌ای در گذشته ۱۰۰۰۰۰ دلار بوده و تخمین زده شود که پروژه جدید و مشابه به بودجه مشابهی نیاز دارد، برآورد مشابه ۱۰۰۰۰۰ دلار خواهد بود؛ یعنی یک مقدار مطلق.

تخمین نسبی چیست؟

برآورد نسبی رابطه بین داده‌های تاریخی یا تجربی با پروژه فعلی را به شکلی که قابل استفاده باشد مطرح می‌کند. یک شکل این تخمین، برآورد با استفاده از داده‌های تاریخی به عنوان عاملی برای تخمین است. برای مثال، فرد تخمین‌زننده ممکن است انتظار داشته باشد که پروژه فعلی به ۱۲۵ % از زمان پروژه قبلی نیاز داشته باشد.
کاربرد دیگر این برآورد، تخمین بخش‌های پروژه کامل یا تخمین در حالتی است که پروژه به بخش‌های کوچک‌تر شکسته است. مثلا یک شرکت ممکن است براساس داده‌های تاریخی نتیجه‌گیری کند که هزینه‌های آزمون‌های پذیرش کاربر به طور معمول به ۲۵ % از کل هزینه یک پروژه IT می‌رسد.

بازه تخمین چیست؟

این تخمین به جای یک مقدار مطلق، طیف مقدارهای ممکن را شامل می‌شود. این روش معمولا یک برآورد را به عنوان تخمینی که از همه محتمل‌تر است اعلام می‌کند. یک شکل رایج از تخمین‌های بازه‌ای، تخمین سه نقطه‌ای است (‏که گاهی اوقات به عنوان نوعی از تخمین به خودی خود به آن اشاره می‌شود)‏.

تخمین سه‌نقطه‌ای در مدیریت پروژه چیست؟

این روش نیازمند این است که مدیر پروژه یا تیم به سه تخمین مختلف برسد: تخمین خوش بینانه، تخمین بدبینانه، و تخمینی که از همه محتمل‌تر است.

تخمین پارامتریک

روش تخمین پارامتری از داده‌های تاریخی و روش‌های آماری برای پیش‌بینی مدت‌زمان فعالیت‌های برنامه‌ریزی‌شده استفاده می‌کند.
اگر داده‌ها در دسترس باشند و کیفیت و همبستگی‌های آماری قوی‌ای وجود داشته باشد، این شیوه می‌تواند یکی از دقیق‌ترین روش‌ها باشد. با این حال برای تخمین زدن به این روش، ممکن است به زمان و منابع بیشتری نیاز داشته باشید.
به عنوان اولین گام، یک مدیر پروژه باید بخش‌های مختلف کار را شناسایی کند. معیارهای انتخاب عمدتا موارد زیر هستند.
•    سطح دقت مورد نیاز، یعنی برای یک تخمین کلی، ممکن است بتوان کل پروژه را در یک زمان برآورد کرد (‏برای مثال هزینه ساختمان در هر فوت مربع)‏؛ اما برای برآوردهای قطعی، باید در سطح ریزتری تخمین را انجام بدهید.
•    همبستگی پارامترها و ارزش‌ها، یعنی فقط وقتی می‌توانید از این تکنیک برای تخمین منابع یا کارها استفاده کنید که بدانید یا فرض کنید بین یک پارامتر و مدت‌زمان و/یا هزینه آن همبستگی وجود داشته باشد.
•    در دسترس بودن داده‌ها برای برآورد پارامتری.

ساختار تفکیک کار‏ (WBS) می‌تواند نقطه شروع خوبی برای انتخاب دامنه تخمین پارامتری باشد.

تخمین سه‌نقطه‌ای

همان طور که از نام آن پیداست، این تکنیک به سه برآورد زمانی مختلف نیاز دارد:
●    تخمین خوشبینانه
●    تخمین بدبینانه
●    تخمینی واقع‌بینانه
از این تکنیک می‌توان به عنوان بازه‌ای از تخمین‌ها استفاده یا آن را بیشتر پردازش کرد؛ مثلا با استفاده از محاسبه تخمین نهایی توسط توزیع مثلثی یا Pert.
برای محاسبه تخمین یک فعالیت در تخمین سه نقطه ای میتوان از روش زیر استفاده نمود:

E= (O+4M+P)/6

که در این فرمول :
O= تخمین خوشبینانه
M= تخمین واقع بینانه یا بیشترین احتمال
P= تخمین بدبینانه

تخمین بالا به پایین در مدیریت پروژه

چون تخمین‌های تخمین زمان یا هزینه فعالیت‌هاهستند، تکنیک برآورد پایین به بالا رویکرد اصلی برای طول مدت فعالیت است. فعالیت‌ها معمولا ریزترین مولفه‌های برنامه‌ریزی یک پروژه هستند. با این حال حتی می‌شود برای افزایش دقت تخمین، فعالیت‌ها را به بخش‌های ریزتری مثل مراحل یا روش‌ها تقسیم کرد.
روش پیشنهادی این تکنیک این است که کسانی که مسئول اجرای کار هستند، طول مدت آن کار را نیز تخمین بزنند.
برای تخمین هزینه پروژه، تخمین‌های ریز شده جمع می‌شوند تا هزینه‌ تخمینی کل پروژه را مشخص کنند. با این حال، انجام این کار برای زمانبندی پروژه پیچیده‌تر است. این شیوه برای حساب کردن فعالیت‌هایی که وابستگی متقابل دارند و فعالیت‌هایی که می‌توانند به صورت موازی انجام شوند، نیاز به تکنیک‌های برنامه‌ریزی دارد.
فرمول‌ها و محاسبه
هر کدام از این روش‌هایی که معرفی کردیم، شیوه محاسبه مخصوص به خود را دارند. برآورد پارامتری به همبستگی آماری و محاسبات بعدی نیاز دارد (‏از قانون سه گرفته تا مدل‌های آماری پیچیده)‏. قضاوت تخصصی و تخمین مقایسه‌ای معمولا بدون محاسبات انجام می‌شوند.
وقتی به فرمول تخمین‌های مدت‌زمان اشاره می‌کنیم، اکثر افراد معمولا به روش تخمین سه نقطه‌ای فکر می‌کنند.
با فرض یک توزیع مثلثی از سه تخمین، محاسبه تخمین نهایی به صورت زیر است:

E = (O + M + O) / 3

که در آن
E برابر است با مدت زمان مورد انتظاری که توسط تکنیک سه‌نقطه‌ای محاسبه شده.
O برابر است با مدت‌زمان خوش‌بینانه
M برابر است با تخمین واقع‌بینانه
P برابر است با تخمین بدبینانه
جایگزین این محاسبه مثلثی، روش Pert است که در بالا به آن اشاره شد.
توجه داشته باشید که تخمین سه نقطه‌ای تنها یکی از چندین روش است که می‌تواند برای پیشبینی مدت‌زمان مورد استفاده قرار گیرد.

از مدت‌زمان فعالیت چگونه در مدیریت پروژه استفاده می‌کنیم؟

در مدیریت پروژه، مدت‌های فعالیت بخش مهمی از اطلاعات هستند. و تخمین زمان یا هزینه فعالیت‌ها حیاتی است. این داده‌ها پایه و اساس تهیه برنامه‌ریزی پروژه هستند و به تعیین زمان تکمیل خروجی‌ها کمک می‌کنند. اگر از تکنیک مسیر بحرانی برای توسعه برنامه کلی استفاده شود، برآورد مدت‌زمان فعالیت‌هایی که بخشی از مسیر بحرانی هستند به طور مستقیم بر کل جدول زمانی پروژه تاثیر می‌گذارد. به همین دلیل، برای این فعالیت‌ها توصیه می‌شود که سطح بالایی از دقت وجود داشته باشد.
همچنین برآوردهای مدت‌زمان در سطح فعالیت، به سنجیدن این موضوع کمک می‌کند که آیا کار با وجود محدودیت‌های مشخص‌شده قابل انجام است یا نه.برای مثال، پروژه معمولا یک تاریخ تکمیل و مجموعه‌ای از خروجی‌های از پیش تعریف شده دارد. سپس پروژه تا سطح فعالیت‌ها شکسته می‌شود؛ یعنی جایی که منابع تخمین زده و تخصیص داده می‌شوند. برآورد مدت‌زمان فعالیت‌ها نشان می‌دهد که آیا ترکیب منابع اختصاص داده‌شده، نتایج مورد انتظار و محدودیت‌های دیگر قابل اجرا هستند یا نه.
از آنجا که برآوردهای طول مدت به فعالیت‌ها اشاره دارند، باید برای تعیین طول مدت کل پروژه از تکنیک‌های بیشتری استفاده شود. ورودی این روش‌ها تخمین‌های طول مدت فعالیت هستند.
مدت‌های فعالیت نیز ممکن است به عنوان مبنایی برای برآورد هزینه عمل کنند. این اتفاق در حالتی می‌افتد که در آن هزینه به عنوان محصولی از زمان و هزینه منابع در هر واحد زمانی تعیین شود. برای مثال، این روش یک روش رایج برای تخمین هزینه پایین به بالا است.

چگونه می توان دوره‌های فعالیت را کاهش داد؟

چندین راه برای کوتاه کردن زمان لازم برای تکمیل فعالیت‌ها وجود دارد. رویکردهای مختلف را می توان به سه دسته تقسیم کرد:
 ۱-محدود کردن دامنه (scope) کار یک فعالیت
۲-افزایش مقدار یا تعداد منابع برای فعالیت
۳-افزایش کارایی کار
فعالیت‌ها معمولا بعد از تکمیل ساختار تفکیک کار برنامه‌ریزی می‌شوند. هر فعالیت به یک بسته کاری مرتبط است که قرار است یک خروجی یا بخشی از یک خروجی را تولید کند.
بنابراین وقتی که تخمین زمان یا هزینه فعالیت‌ها تخمین زده شده باشد، تغییر در اسکوپ قدم بزرگی خواهد بود. با این حال اگر این تغییر بهره‌وری را زیاد و مدت‌زمان‌ها را کم کند، تخمین مدت‌زمان می‌تواند به مراحل و روندهای متغیر بین فعالیت‌ها کمک کند.
روش‌های متعدد دیگری نیز برای افزایش بهره‌وری و قبل از شروع تخمین زمان یا هزینه فعالیت‌ها یک پروژه، باید مدت‌زمانی که انتظار می‌رود تمام فعالیت‌های مربوط به پروژه انجام شود را بدانید.وجود دارد که ممکن است شامل اتوماتیک کردن کار، سطح مهارت بالاتر منابع و بهبود محیط کاری، بهینه‌سازی پیدا کردن منبع برای متریال‌ها و محصولات، تضمین کیفیت بهتر و… باشد. یک راه معمول برای کوتاه کردن مدت‌زمان فعالیت، افزایش تعداد منابع اختصاص‌یافته به یک فعالیت است. این موضوع به ویژه برای فعالیت‌هایی که به نیروی کار وابسته است رایج‌تر است.
در عمل، محدودیت‌های خاصی برای اثرات چنین اقداماتی وجود دارد. اعضای تیم جدید باید سطح مهارت مناسبی داشته باشند. همچنین این افراد باید با تیم هماهنگ یا Onboard شوند؛ که ممکن است وقت دیگر اعضای تیم را تحت تأثیر قرار دهد.

جمع‌بندی

برآورد مدت‌زمان فعالیت‌ها برای آماده‌سازی زمانبندی و تخمین زمان یا هزینه فعالیت‌ها یک پروژه حیاتی است. در مراحل اولیه یک پروژه، این تخمین می‌تواند به عنوان یک آزمون برای فرضیات سطح بالا نیز عمل کند. بنابراین، نیاز به تغییر در برنامه‌ریزی (‏به عنوان مثال تخصیص منابع)‏ نیز می‌تواند شفاف شود.