پاندمی جهانی کرونا چالش‌ها و فرصت‌های جدیدی را در هر صنعتی ایجاد کرده است؛ با شروع به کار مجدد اقتصاد، رقابت شدیدی در خواهد گرفت. کسانی برنده خواهند شد که نیازهای مشتری خود را به وضوح درک کنند. همچنین برای شناسایی راه‌حل‌های مختلف، نمونه‌سازی اولیه، تکرار همکاری می‌کنند و ایده‌های جدید به بازار می‌آورند. این رفتارها تنها زمانی اتفاق می‌افتند که افراد در محل کارهای جدید و مدرن دور هم جمع شوند. پیش‌بینی می‌شود که آینده شیوه کار، ترکیبی یا هیبریدی است. ۵۲ درصد از کارکنان آمریکایی ترجیح می‌دهند ترکیبی از کار در خانه و اداره داشته باشند. آن‌ها بر این باورند که این کار تاثیر مثبتی روی توانایی آن‌ها برای خلاق بودن، حل مشکلات و ایجاد روابط دارد.
تحقیقات جهانی نشان می‌دهد که ۷۲ درصد از رهبران شرکت‌ها قصد دارند، یک مدل ترکیبی ارائه دهند. ۱۳ درصد از آن‌ها هم انتظار دارند املاک خود را در سال آینده کاهش دهند. این اعداد نشان می‌دهند که سازمان‌ها به استفاده از مدل کار هیبریدی یا همان ترکیبی در محیط‌های کاری خودشان ادامه خواهند داد.
با این حال پیاده‌سازی محیط کار هیبریدی کار سختی است. تصمیم‌گیری در مورد اینکه چه کسی در دفتر کار کند و چند وقت یک بار باید به دفتر بیاید، مسئله پیچیده‌ای است و در هر سازمانی متفاوت خواهد بود. اگر این مدل به خوبی پیاده نشود، می‌تواند فرهنگ، همکاری، و نوآوری را تهدید کند. در مقابل، محیط کار هیبریدی که به درستی طراحی شده باشد، می‌تواند به آهن‌ربایی تبدیل شود که افراد را کنار هم جمع و به آن‌ها کمک می‌کند بهتر از قبل کار کنند.
سازمان‌هایی که برنده می‌شوند می‌دانند که محیط‌های کاری که برای افراد طراحی شده باشند، در کنار انعطاف‌پذیری سازمان، به آن‌ها کمک می‌کند که رو به جلو حرکت کنند، یاد بگیرند و در رقابت باقی بمانند. برای شروع، بیش از ۵۰ درصد از شرکت‌های آمریکایی در نظر دارند که در سال جدید، فضاهای جدیدی را به عنوان بخشی از برنامه بازگشت به دفتر اجرایی کنند. مثلا یک کافه را تغییر کاربری داده و به یک فضای پرانرژی و اجتماعی و اشتراکی تبدیل کنند که به الگوهای کار هیبریدی کمک می‌کند.
به طور کلی، موقع در نظر گرفتن استراتژی هیبریدی، می‌توانید به یکی از چهار رویکرد طراحی زیر فکر کنند.
تجربه‌های دیجیتال و فیزیکی را به هم گره بزنید
به عنوان رهبران تیم‌های جهانی، می‌دانیم که پر کردن فاصله بین افرادی که در شرکت حاضرند و کسانی که دورکارند دشوار است و کار هیبریدی به این معناست که قطعا فردی وجود خواهد داشت که دورکار است. فارغ از این موضوع که تیم‌هایی که هماهنگی خوبی دارند روزهای حضورشان را هماهنگ می‌کنند. همکاران دورکار ممکن است احساس سردرگمی کنند و نتوانند به اندازه بقیه مشارکت کنند و در نتیجه کمتر در جریان قرار بگیرند. این موضوع به خصوص زمانی رخ می‌دهد که قرار باشد کاری خلاقانه و نوآورانه انجام دهید؛ مثلا وقتی که قرار است جلسه طوفان فکری داشته باشید و از وایت‌بوردهای آنالوگ یا دیگر محصولات فیزیکی‌ای استفاده کنید، دوربین تجربه کاملی را انتقال نمی‌دهد.
راه حل این است که فضاهای فیزیکی و تکنولوژی را با داشتن سه مفهوم در ذهن ادغام کنید: برابری، تعامل و آسانی. برای مثال، در حال حاضر بسیاری از اتاق‌های کنفرانس یک میز دراز دارند که در انتهای آن یک مانیتور قرار گرفته است. افرادی که حضوری در جلسه هستند، دور میز می‌نشینند و افراد ریموت در باکس‌های کوچک روی صفحه نشان داده می‌شوند؛ صفحه‌ای که معمولا محتوای به اشتراک گذاشته شده را هم نشان می‌دهد.
یک راه برای ایجاد برابری بین شرکت‌کنندگان این است که به هر کدام صفحه نمایش مخصوص خودش را بدهید. یعنی مانیتورها را روی پایه‌های چرخ‌داری قرار دهید که به راحتی جابجا شوند. با این کار تیم‌ها می‌توانند همکار دورکار خود را به جلسه استراحت یا سر میز بیاورند. امروزه بسیاری از سیستم‌های نرم‌افزاری به شما این امکان را می‌دهند که افراد یا محتواها را از هم جدا کنید و بر روی صفحه نمایش‌های متفاوت نشان دهید.
برای تعامل کامل، افراد به خطوط دید واضح نسبت به یکدیگر و به محتوا نیاز دارند. طراحی برای تعامل کارمندان در فضاهای دیجیتالی-فیزیکی، به این معنی است که باید مثل یک کارگردان سینمایی فکر کنید. باید نور، دوربین، صدا و محتوا را در نظر بگیرید. راه حل‌هایی که به نظر ما می‌رسند عبارتند از: میزهای زاویه‌دار یا متحرک، نورپردازی اضافی، بلندگوهای اضافی، میکروفن‌های اتاق، و تخته‌ها و صفحه نمایش‌هایی که به راحتی جابجا می‌شوند. علاوه بر این، تحقیقات نشان می‌دهند که بیشتر افراد از طریق وسایل شخصی خودشان و تکنولوژی‌های درون اتاق به جلسه متصل می‌شوند. تامین برق کافی، وایت‌بورد و انواع نرم‌افزارهای مختلف به بهتر شدن تجربه همکاری هیبریدی بین افراد کمک می‌کند.
فضاهای کاری را بازطراحی کنید
وقت آن رسیده که در مورد فضاهای باز کاری دوباره فکر کنیم. چند دهه است محیط‌های کاری فضاهای بازی هستند که تراکم کارکنان در آن‌ها زیاد است؛ در حالی که جلسات در اتاق‌های کنفرانس بسته برگزار می‌شوند. با بازگشت کارکنان به دفترهای کار، این فضاها شروع به تغییر خواهند کرد. جلسات اغلب در فضاهای باز با مرزهای قابل تنظیم و تغییر شکل می‌گیرند و کارهایی که به تمرکز فردی نیاز دارند، در فضاهای بسته‌ای مثل اتاقک‌ها انجام می‌شوند.
فضاهای کاری باز ذاتا انعطاف‌پذیرتر هستند؛ زیرا در طراحی به ویژگی‌های ثابت نیاز ندارند و به همین دلیل می‌توانند با ظهور الگوهای کاری جدید تغییر کنند. کارهایی مثل نوآوری، حل مساله، و خلق مشترک اغلب از رویکردهای چابک (agile) استفاده می‌کنند؛ مثلا جلسات stand-up به محتواهایی نیاز دارند که به صورت دائم قابل مشاهده باشند و این جلسات می‌تواند در فضاهای باز برگزار شود؛ یعنی فضاهایی که مبلمان قابل انعطافی دارند. دسترسی به ابزارهای تکنولوژیک در این فضاها راحت است و المان‌های طراحی مورد نیاز دیگر را دارند.
در همین حال، فضاهای فردی به دیوارهای بیشتری نیاز دارند تا سطوح مختلفی از حریم خصوصی بصری و صوتی را فراهم کنند. کار کردن در خانه باعث شده است این انتظار در کارمندان به وجود بیاید. تماس‌های ویدیویی در همه جا رخ خواهند داد، بنابراین وجود صفحات نمایش، پنل‌ها و اتاقک‌ها به افراد امکان تمرکز و کم شدن اختلالات را می‌دهد.
از ثابت به شناور تغییر حالت بدهید
ساختمان‌ها برای ماتدگاری ساخته شده‌اند؛ این در حالی است که سرعت کسب و کار و تغییر همچنان شتاب می‌گیرد. این چالش بین سرعت زیاد و کم را می‌توانیم در ظهور مدل‌های Pop-up و فضاهای کار اشتراکی که مدت اجاره کمتری دارند ببینیم. بیشتر شرکت‌هایی که دفتر کار دارند با این سوال مواجهند که ما به چقدر فضا نیاز داریم؟
ینده کاری هیبریدی با ایجاد دفترکارهای شناوری که می‌توانند بسته به نیاز تغییر حالت بدهند، این مشکل را برطرف می‌کنند. این امر نه تنها نوآوری را تسریع می‌کند و فرهنگ سازمان را ارتقا می‌دهد، بلکه می‌تواند باعث شود مطمئن شوید که املاک سازمان همیشه در حالت بهینه هستند. در Steelcase ما فضای خودمان را با طراحی یک ناحیه باز که صبح‌ها می‌توان در آن جلسات هیبریدی تشکیل داد، ظهرها قهوه خورد، عصرها جلسه برگزار کرد و شب‌ها اجاره داد، بهینه کرده‌ایم.
بین کارهای فردی و گروهی تعادل برقرار کنید
پاندمی باعث شده است که ما در مورد هدف و معنای دفتر کار تجدید نظر کنیم. بسیاری از رهبران هم به این نتیجه رسیده‌اند که دفتر جایی برای کار مشترک است. تحقیقات مؤسسه Gensler که در پاندمی انجام شد نشان می‌دهد که مدت زمان کار مشترک نیروهای تیم وقتی که در خانه کار می‌کنند، به طور میانگین ۳۷ درصد کاهش داشته است. در نتیجه رهبران به درستی بر تقویت همکاری متمرکز هستند. تحقیق Steelcase هم نشان می‌دهد که نزدیک به دو سوم رهبران می‌خواهند فضا را هم برای شکل‌های شخصی و هم برای شکل‌های هیبریدی همکاری بهینه کنند.
اما همکاری تنها در مورد کار گروهی نیست؛ بلکه در واقع به تنهایی هم نیاز دارد. همکاری موثر وقتی اتفاق می‌افتد که افراد به عنوان یک تیم دور هم جمع شوند، سپس به صورت فردی تمرکز کنند، به پردازش ایده‌ها بپردازند و کارهایی که بهشان محول شده است را انجام دهند. گذراندن بیش از حد زمان با هم بدون این که افراد برای تمرکز فردی زمان کافی داشته باشد، می‌تواند منجر به تفکر گروه شود (حالتی که در آن بین افراد گروه هم‌گرایی اتفاق می‌افتد و افراد فردیت خود را از دست می‌دهند). بنابراین مهم است که در طراحی دفاتر بین من و ما تعادل برقرار شود.
هنوز در مورد این که کار کردن در خانه مفید‌تر است یا نه بحث وجود دارد؛ اما در سال گذشته، کارمندان سطح بالاتری از بهره‌وری را در خانه، که در آن می‌توانند بدون وقفه کار کنند، گزارش داده‌اند. ما باید مکان‌هایی را با حریم خصوصی مناسب در دفتر فراهم کنیم و کارمندان باید بتوانند به راحتی از یک نوع کار به نوع دیگر جابجا شوند؛ بدون اینکه لازم باشد مسیر زیادی را در محوطه پیاده بروند یا از ابزارهای اتصالی قطع شوند.
سخن پایانی
دفتری که ما به آن برمی‌گردیم باید به مردم تجربه بهتری نسبت به آنچه در خانه دارند را ارائه دهد؛ یعنی باید ترکیب درستی از فضاهایی که برای انواع کار مختلف طراحی شده‌اند را در اختیار افراد قرار دهیم. سازمان‌هایی که رویکرد «صبر کردن و دیدن» را انتخاب می‌کنند، ریسک خسته کردن کارمندانی که معتقدند دفترهای قدیمی از شیوه‌های جدید کار کردن پشتیبانی نمی‌کنند را زیاد می‌کنند و مزیت رقابتی جمع کردن افراد کنار یکدیگر را از دست می‌دهند.
افرادی که سازمانشان رو به جلو حرکت می‌کنند و محیط‌های کاری مناسبی را برای سازگاری، انعطاف و رشد ایجاد می‌کنند، بهترین استعدادها را جذب و حفظ می‌کنند و از نوآوری و رشد سود می‌برند. دفتر آینده یک مزیت رقابتی برای سازمان‌هایی خواهد بود که از این لحظه به درستی بهره می‌برند.
وقتی همه به دفتر برگردیم، اوضاع مثل قبل نخواهد بود و این اتفاق مثبتی است.
نویسنده: تیم مارکتینگ آسا
