ویژگی‌های یک داشبورد مدیریتی خوب

داشبورد مدیریتی ابزاری است که تمامی شاخص‌های عملکرد کلیدی (KPI) کسب‌ و کار را یک جا نشان می‌دهد و این امکان را برای مدیران فراهم می‌کند که بر مبنای اطلاعات به‌‌روز و با سرعت بیشتری تصمیم‌گیری کنند. مدیران و رهبران تیم از داشبوردهای مدیریتی برای بررسی عملکرد پروژه و تیم استفاده می‌کنند. با کمک این ابزار آن‌ها می‌توانند روی شاخص‌ مهمی مثل عملکرد مالی، تعداد مشتریان جدید روزانه و یا کاهش مشتریان تمرکز بهتری داشته باشند. داشبوردهای مدیریتی ابزار قدرتمندی هستند که به کسب‌وکارها در تصمیم‌گیری‌های مبتنی بر داده کمک و آن‌ها را برای مقایسه عملکردشان در برابر هدف‌های کسب‌وکاری یاری می‌کنند.

داشبورد مدیریتی چیست و چرا به آن نیاز داریم؟

در دنیای تجارت امروز دسترسی به اطلاعات کلیدی خیلی مهم است. به عنوان صاحب یک کسب و کار یا مدیر، شما باید به آخرین داده‌ها دسترسی داشته باشید تا تصمیماتی بگیرید که به پیشبرد کسب و کار شما کمک کند. اینجاست که داشبورد مدیریتی به کمک شما می‌آید. داشبورد مدیریتی یک ابزار قدرتمند است که یک نمای کلی و به روز از تمامی شاخص‌های عملکرد و معیارهای کلیدی در یک جا فراهم می‌کند. با کمک این ابزار می‌توانید به سرعت و راحتی عملکرد کسب‌وکار خود را ببینید، ارزیابی کنید و قسمت‌هایی که نیاز به بهبود دارند، شناسایی کنید. همچنین می‌توانید  بر اساس داده‌های به دست آمده تصمیم‌گیری و برنامه‌ریزی کنید.

بدون داشتن یک داشبورد مدیریت، پیگیری عملکرد کسب و کار شما می‌تواند یک کار زمان‌بر و خسته‌کننده باشد. در این موقعیت شما باید اطلاعات را از چند منبع جمع‌آوری و آن‌ها را با گزارش‌های مختلف ترکیب کنید. این کار ممکن است ساعت‌ها یا حتی روزها به طول بکشد. با کمک داشبورد مدیریت، این فرآیند را به صورت خودکار انجام می‌شود و همه اطلاعات مورد نیاز قابل دسترس است. این کار باعث می شود که شما بتوانید وقت بیشتری برای تجزیه و تحلیل داده‌ها، شناسایی روندها و تصمیم‌گیری‌هایی که می‌تواند منجر به رشد و موفقیت کسب و کار شود، صرف کنید.

مشخصه‌های اصلی یک داشبورد مدیریتی موثر چیست؟

داشبوردهای مدیریتی موثر چند مشخصه اصلی مشترک دارند که به بهتر شدن هرچه بیش‌تر آن‌ها کمک می‌کند. در ادامه به برخی از مهم‌ترین آن‌ها اشاره می‌کنیم:

۱- اهداف مشخص

داشبوردهای مدیریتی باید برای هدف مشخص و مورد نظر کاربر خود طراحی شوند. یعنی باید کاملا شفاف باشد که چه داده‌هایی و چرا باید بررسی شوند. همچنین باید مشخص باشد که چگونه قرار است از داشبورد برای بهتر کردن عملکرد کسب و کار استفاده ‌شود.

۲- طراحی با توجه به نیاز کاربر

داشبوردها باید با توجه به نیاز و سلیقه کاربران نهایی طراحی شوند تا برای آن‌ها آسان و قابل درک باشد. نمایش داده‌ها باید شفاف و مختصر باشد تا کاربران بتوانند به سرعت الگوها و روندها را شناسایی کنند.

۳- نمایش داده‌های مرتبط

داشبوردها باید تنها داده‌های مربوط به اهداف کسب و کار را نمایش دهند.یعنی باید روی نمایش داده‌های مهم مثل شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) یا میزان سود تمرکز کنند که برای ارائه پیشرفت در کارها ضروری هستند، نه نمایش همه داده‌های مربوط به کسب و کار.

۴- نمایش داده‌ها در لحظه

داشبوردهای مدیریتی باید داده‌ها را در لحظه ارائه کنند تا تصمیم‌گیری به موقع را برای مدیران ممکن کنند. این کار به کسب و کار این امکان را می‌دهد که به سرعت مشکلات و فرصت‌ها را شناسایی کند و عکس‌العمل مناسبی داشته باشد.

چگونه یک داشبورد مدیریتی موثر بسازیم؟

درست کردن یک داشبورد مدیریتی موثر به برنامه‌ریزی دقیق، در نظر گرفتن شرایط خاص کسب و کار و داده‌های مورد نیاز و کاربردی برای مدیران آن نیاز دارد. در ادامه چند مرحله اصلی ساخت آن ذکر شده است:

۱- شناسایی اهداف کسب و کار

قبل از اقدام برای ساخت یک داشبورد، شناسایی اهداف خاص و مشخص کسب و کار اهمیت زیادی دارد. این کار به تعیین KPIای که باید در نظر گرفته شوند و نحوه نظارت بر آن‌ها کمک می‌کند.

۲- مشخص کردن منابع داده

پس از شناسایی KPIها، خیلی مهم است که منابع داده مناسب و مورد نیاز برای تهیه اطلاعات تعیین شود. این منابع شامل جمع‌آوری داده‌های داخلی مانند داده‌های فروش یا داده‌های مشتری و منابع داده خارجی مانند گزارش‌های بازار است.

۳- انتخاب ابزارهای نمایش بصری مناسب:

ابزاری‌هایی که برای نمایش بصری داده‌ها در داشبورد مدیریت استفاده می‌شوند، تاثیر قابل توجهی در کارایی آن دارند. انتخاب ابزارهای مناسب برای ارائه اطلاعات به مخاطبین مورد نظر خیلی مهم است، این ابزارهای بصری می‌توانند نمودارها، گراف‌ها و جدول‌ها باشد.

۴- طراحی داشبورد

پس از تعیین منابع داده و ابزارهای نمایش بصری، زمان آن رسیده است تا داشبورد طراحی شود. داشبورد باید با در نظر گرفتن کاربر، طراحی شده باشد تا استفاده و دسترسی به آن ساده باشد. همچنین باید جذابیت بصری داشته و داد‌ه‌ها را به شکل قابل درک و آسان به مخاطبان نشان دهد.

۵- تست و بهبود

پس از طراحی داشبورد باید آن را با کاربران واقعی تست شود تا مطمئن شوید که به نیازهای آن‌ها پاسخ داده‌ شده است. بعد از آن از بازخوردی‌ها برای بهبود داشبورد و افزایش کارایی آن استفاده شود.

استفاده از داشبورد مدیریتی چگونه باعث بهتر شدن فرایندها در یک سازمان می‌شود؟

سازمان‌ها با استفاده از داشبورد مدیریتی می‌توانند فرایند‌های خود را بهینه کنند. چون در مرحله اول داشبورد مدیریتی با داده‌هایی که در اختیار مدیران قرار می دهد به آن‌ها کمک می‌کند تا آگاهانه تصمیم بگیرند. مدیران از داشبوردها برای اندازه‌گیری معیارهای صحیح، بهبود جریان کاری و بهبود فرآیندهای کسب و کار استفاده می‌کنند.

برای مثال، یک شرکت تولیدی را در نظر بگیرید که قصد داشت کارایی و میزان تولید خود را بهبود ببخشد. این شرکت ضایعات زیادی تولید می‌کرد و با زمان‌های توقف زیادی هنگام تولید مواجه بود که باعث کاهش سودآوری و رضایت مشتری می‌شدند.

با کمک یک داشبورد مدیریتی موثر شرکت توانست بخش‌های ناکارآمد و هدررفت‌ها را به سرعت شناسایی کند و اقدامات اصلاحی را انجام دهد.  همچنین با نظارت بر زمان کیفیت و کارایی دستگاه‌های خط تولید، توانست دستگاه‌هایی را که خیلی خراب می‌شدند و یا نیاز به رسیدگی داشتند، شناسایی کند و با برنامه‌ریزی مناسب برای تعمیر و انجام اقدامات پیشگیرانه، توانستند مدت زمان توقف در تولید را کاهش دهند.

در عین حال با استفاده از داده‌های مناسب، بررسی مشکلات و عیب یابی ریشه‌های آن، شرکت توانست مشکلات کیفی را شناسایی کند و اقدامات اصلاحی را برای بهبود فرآیند تولید انجام دهد. با گذشت زمان، این بهبودها منجر به صرفه‌جویی قابل توجهی در هزینه و بهبود رضایت مشتری شد.

آینده داشبوردهای مدیریت با توجه به روندها و فناوری‌های جدید

با توجه به پیشرفت‌هایی که در حوزه ‌‌IT  و تکنولوژی صورت گرفته است، آینده داشبوردهای مدیریتی به سمت کارآمدی بیش‌تر، استفاده راحت‌تر و کاربردی‌تر حرکت می‌کنند. در ادامه بعضی از تکنولوژی‌ها و ابزارهای تاثیر‌گذار در این مسیر را با هم بررسی می‌کنیم:

۱- هوش مصنوعی (AI)

هوش مصنوعی کمک می‌کند تا داشبوردهایی با کارایی بیشتر آماده شوند. این موضوع به مدیران کمک می‌کند تا بینش بیش‌تر و بهتری نسبت به قبل پیدا کنند و تحلیل‌های موثر‌تری را داشته باشند. با کمک هوش مصنوعی تصمیم‌گیری درباره مواردی مثل پیش‌بینی‌های تحلیلی، شناسایی ناهنجاری‌ها و … سریع تر و دقیق‌تر می‌شود.

۲- پردازش زبان طبیعی (NLP)

 پردازش زبان طبیعی می‌تواند به داشبوردها کمک کند تا با پرسش‌های زبان طبیعی ارتباط برقرار کنند و به کاربران کمک کنند تا با داده‌ها تعامل راحت‌تری داشته باشند و بینش‌ بهتری نسبت به داده‌ها پیدا کنند.

۳- بهینه‌سازی داشبورد برای تلفن همراه

با توجه به این که بیشتر کارکنان برای انجام کارهای خود از دستگاه‌های تلفن همراه استفاده می‌کنند، داشبوردهای مدیریتی برای استفاده از دستگاه‌های تلفن همراه بهینه شده‌اند. با کمک تلفن همراه اطلاعات و بینش‌های همیشه به صورت لحظه‌ای و هر جایی در دسترس کاربران خواهند بود.

۴- تصویرسازی داده

با پیشرفت تکنولوژی تکنیک‌های تصویرسازی داده‌ها خیلی بهتر شده‌اند و استفاده از آن‌ها برای کاربران آسان‌تر شده‌ است. شناسایی الگوها، الگوریتم‌ها و مشکلات‌ هم با کمک داده‌های تصویرسازی شده بسیار راحت‌تر است.

بهترین ابزارهای داشبوردهای مدیریتی

برای درست کردن داشبوردهای مدیریتی، ابزارهای مختلفی در وجود دارند و انتخاب بهترین ابزار برای شما، بسته به نیازمندی شما و پیچیدگی داده‌هایتان متفاوت است. در زیر چند ابزار محبوب برای درست کردن داشبوردهای مدیریتی آورده شده است:

۱- Power BI

Power BI یک سرویس تحلیلی کسب و کار از شرکت مایکروسافت است که امکانات متنوعی دارد. یکی از بهترین ویژگی‌های آن، قابلیت اتصال به یک دامنه گسترده از منابع داده است؛ از جمله جداول اکسل، منابع داده مبتنی بر ابر و سایر محصولات مایکروسافت مانند شیرپوینت. این قابلیت به کاربران اجازه می‌دهد تا داده‌ها را از منابع مختلفی جمع آوری کرده و یک دید جامع از کسب و کار خود به‌ دست آورند. علاوه بر این، پاور بی‌آی، با گزینه‌های زیادی که برای تصویرسازی ارائه می‌دهد، درست کردن گزارشات و داشبوردها و تعامل اطلاعات را آسان می‌کند.

Power BI ورژن‌های مختلفی دارد که شامل پاور بی آی دسکتاپ، پاور بی آی سرویس، پاور بی ای سرور و پاور بی ای موبایل است. Power BI هم نسخه رایگان و هم نسخه پولی دارد اما امکانات آن در نسخه رایگان خیلی محدود است و نسخه پولی آن امکانات زیادی دارد و هزینه استفاده آن از ماهی ۱۰ دلار شروع می‌شود.

۲- Tableau

Tableau یک نرم افزار تجسم داده و هوش تجاری است که به کاربران اجازه می دهد تا با کمک آن، داده‌ها را بهم وصل و تصویرسازی کنند و آن‌ها به اشتراک بگذارند تا به مدیران و افراد تاثیر‌گذار در یک کسب و کار برای تصمیم گیری کمک کنند. این نرم‌افزار امکانات زیادی برای جست و جو، تجزیه و تحلیل و تصویرسازی داده‌ها دارد. همچنین به کاربران خود این امکان را می دهد که داشبوردها و گزارشات مورد نظر خود را درست کنند. طراحی کاربرپسندانه‌ای هم دارد. گفتنی است هم نسخه رایگان و هم نسخه پولی این نرم‌افزار (Tableau) در دسترس است. امکانات نسخه رایگان آن خیلی محدود است، اما در نسخه پولی دسترسی به منابع داده خیلی گسترده‌تر است و قابلیت‌های تصویرسازی پیشرفته‌ای هم دارد. هزینه استفاده از نسخه‌های پولی این نرم‌افزار از ۷۰ دلار به بالا است و طرح‌های متنوعی دارد.

۳- QlikView

کلیک‌ویو، یک نرم‌افزار هوش تجاری و تجسم داده است که برای کاربران امکان آنالیز، تجسم و بررسی داده‌ها از منابع مختلف را فراهم می‌کند. این نرم‌افزار امکان ساخت داشبوردهای تعاملی، گزارشات و نمودار‌هایی را که به راحتی می‌توان با دیگران به اشتراک‌گذاشت را به کاربران خود می‌دهد.

کلیک‌ویو با استفاده از یک موتور پردازش داده امکان تحلیل سریع و کارآمد مجموعه داده‌های بزرگ و پیچیده را فراهم می‌کند. استفاده از این نرم افزار به به صورت شخصی رایگان است و برای استفاده سازمانی پس از ۳۰ روز نیاز به پرداخت هزینه دارد.

۴- Domo

یک پلتفرم هوش تجاری و تحلیل داده‌ مبتنی بر فضای ابری است که به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا از منابع مختلف داده‌ها جمع‌آوری، متصل و تصویرسازی کنند. این ابزار برای آماده‌سازی داده، تصویرسازی، گزارش‌دهی و مشارکت مناسب است و به کاربران خود این امکان را می‌‌دهد که داشبوردها و گزارش‌های شخصی‌سازی شده درست کنند. دومو از ارائه داده‌ها در لحظه پشتیبانی می‌کند و یک رابط کاربری کاربرپسندانه‌ دارد. شما می‌توانید از نسخه رایگان دومو Domo با امکانات محدودی استفاده کنید، اما برای استفاده از امکانات بیش‌تر باید هزینه پرداخت کنید.

۵- Google Data Studio

گوگل دیتا استودیو یک ابزار رایگان برای تصویرسازی داده‌ها و گزارش‌دهی مبتنی بر فضای ابری است که به کاربران خود این امکان را می‌دهد گزارشات و داشبوردهای شخصی‌‌سازی شده را با استفاده از داده‌های مختلف درست کنند. این ابزار رابط کاربری دوستانه و مجموعه‌ای از گزینه‌ها برای تصویرسازی داده‌ها مثل نمودارها، جداول و حتی نقشه را ارائه می‌دهد که می‌توانند تنظیم و با دیگران به اشتراک گذاشته شوند. منابع داده‌ای می‌توانند شامل محصولات گوگل، مانند گوگل آنالیتیکس، گوگل ادز و گوگل شیت‌ها یا منابع دیگر باشند. استفاده از Google Data Studio رایگان است.

جمع‌بندی

نقش داده در دنیای کسب و کار امروز و مدیریت پروژه حیاتی است و مدیران با کمک آن‌ها می توانند تصمیم‌های آگاهانه بگیرند و در مسیر رشد و پیشرفت حرکت کنند. داشبوردها به مدیران کمک می‌کنند تا بهترین و سریع‌ترین استفاده را از داده‌ها داشته باشند.  به همین دلیل در این مقاله سعی کردیم داشبوردهای مدیریتی را معرفی کنیم و راجع مخاطب‌های آن و کاربردهایش صحبت کردیم. نقش داشبوردها در بهبود فرایندها را با هم بررسی کردیم. همچنین تعدادی از ابزارهای شناخته شده برای درست کردن یک داشبورد را با هم مرور کردیم.