اگر کسب‌وکاری بخواهد کارش را به طور رسمی شروع کند، به یک دفتر کار، تجهیزات، انبار، بازاریابی و کارمند احتیاج دارد. به مجموع هزینه‌های اجاره دفتر، خرید تجهیزات، هزینه‌های انبار، بازاریابی، حقوق و دستمزد کارکنان، هزینه‌های عملیاتی یا OpEx می‌گویند. در این مقاله از وبلاگ آسا درباره این مفهوم بیشتر صحبت می‌کنیم و تفاوت آن را با هزینه‌های سرمایه‌ای توضیح می‌دهیم.
هزینه‌های عملیاتی چیست؟
در همه شرکت‌ها، بخشی از هزینه‌ها به صورت روزانه هستند و در طول سال خرج می‌شوند. مثلا هزینه مواد مصرفی مثل کارتریج چاپگر، کاغذ، هزینه برق، هزینه میزبانی وبسایت و ثبت دامنه وب جزء هزینه‌های عملیاتی هستند. خریدهایی که در دسته OpEx قرار می‌گیرند، در لیست سود و زیان سازمان هم ثبت می‌شوند. معمولا، مدیران به دنبال کاهش این هزینه‌ها هستند و سعی می‌کنند بدون کاهش عملکرد و توانایی شرکت، میزان OpEx را کاهش دهند. موارد زیر جزو هزینه‌های عملیاتی هستند:
- بهای تمام شده کالای فروش رفته
- حقوق و دستمزد
- بازاریابی و فروش
- تحقیق و توسعه
- هزینه‌های اداری
در ادامه هر کدام را به اختصار تعریف می‌کنیم.
بهای تمام شده کالای فروش رفته
در این دسته هزینه خرید و تولید مواد اولیه قرار می‌گیرند. به‌علاوه، هزینه استخدام نیروی انسانی، حمل‌ونقل و بسته‌بندی محصولات هم جزو بهای تمام‌شده کالای فروش رفته هستند. مثلا، هزینه ارسال محصول به مشتری جزء این هزینه‌ها است.
حقوق و دستمزد
حقوق، مزایا، پاداش، بیمه و مالیات کارکنان جزو OpEx هستند. اگر شرکت شما بخواهد نیروی جدیدی استخدام کند یا به کارمندان قدیمی پاداش بدهد، باید هزینه آن را در لیست هزینه‌های عملیاتی حساب کند.
بازاریابی و فروش
همه کسب‌وکارها بودجه مشخصی را به بازاریابی و فروش اختصاصی می‌دهند. هزینه‌های تبلیغات، نمایشگاه‌ها، فروشندگان، پشتیبانی مشتری‌ها و توزیع محصولات در این دسته هستند. مثلا بودجه ماهانه برای بازاریابی و تبلیغ محصول در کانال‌های مختلف از هزینه‌های بازاریابی و فروش است.
تحقیق و توسعه
اگر محصول شرکت شما نرم‌افزاری باشد، بخشی از هزینه‌های عملیاتی صرف انجام پژوهش، طراحی و توسعه محصولات می‌شود. بخش تحقیق و توسعه در کارخانه‌ها و شرکت‌های تولیدکننده مواد مصرفی هم هزینه‌های عملیاتی هستند.
هزینه‌های اداری
در بخش هزینه‌های اداری، باید هزینه اجاره، برق، آب، تلفن، اینترنت، لوازم و تجهیزات اداری، هزینه تعمیر و نگهداری، حسابداری، هزینه‌های حقوقی و مشاوره شرکت را لحاظ کنید.
انواع هزینه‌های عملیاتی
اگر بخواهیم انواع OpEx را از نظر ماهیت تقسیم‌بندی کنیم، به موارد زیر می‌رسیم. برای اینکه بتوانید هزینه عملیاتی شرکت را بهتر مدیریت کنید و روش‌های جدیدی برای کاهش و افزایش آن در نظر بگیرید، باید انواع این هزینه‌ها را بشناسید.
هزینه‌های ثابث
بعضی از هزینه‌ها با تغییر حجم فعالیت‌های شرکت تغییری نمی‌کنند و به صورت مداوم پرداخت می‌شود. مبلغ اجاره شرکت، بیمه و حقوق جزو OpEx ثابت هستند که به آن‌ها هزینه‌های ساختاری هم می‌گویند.
عدد هزینه‌های عملیاتی ثابت، ظرفیت و زیرساخت شرکت را نشان می‌دهد. اگر سازمان شما می‌خواهد به ازای هر واحد محصول، هزینه‌ها را کاهش دهد، می‌تواند هزینه‌های عملیاتی ثابت را کم کند. اگر مبلغ OpEx ثابت کم باشد، شرکت می‌تواند محصولات بیشتری تولید کند و به سود بیشتری برسد. در این حالت، بهای تمام شده سازمان هم کاهش پیدا می‌کند.
هزینه‌های عملیاتی متغیر
هزینه‌هایی که به تولید و فروش محصولات و خدمات شرکت وابسته هستند، در این دسته قرار می‌گیرند. اگر حجم فعالیت شرکت تغییر کند، هزینه‌های عملیاتی متغیر هم تغییر می‌کند. مثلا، هزینه حمل‌ونقل، تبلیغات، پاداش کارمندها و هزینه بهای تمام‌شده کالای فروش‌رفته جزو OpEx متغیر هستند و فعالیت و رقابت‌پذیری شرکت را نشان می‌دهند. اگر می‌خواهید سازمان شما به نقطه سربه‌سری برسد و هزینه‌ها و درآمدهای شرکت برابر شوند، باید هزینه‌های عملیاتی متغیر را مدیریت کنید. در این حالت شرکت سود و زیانی ندارد.
هزینه‌های نیمه متغیر
هزینه برق، تلفن، حقوق و دستمزد و هزینه تعمیر و نگهداری در این گروه تعریف می‌شوند. تغییر این هزینه‌ها به حجم فعالیت شرکت بستگی دارد، ولی به صورت مستقیم و ثابت نیست. عدد هزینه‌های عملیاتی نیمه متغیر میزان تطبیق‌پذیری و انعطاف‌پذیری شرکت را نشان می‌دهد.
OpEx روی سود سازمان چه تاثیری دارد؟
یکی از مهم‌ترین مسائل در مدیریت هزینه عملیاتی، تاثیر آن روی سود کسب‌وکار است. هر چقدر مقدار OpEx کمتر باشد، سود خالص مجموعه افزایش پیدا می‌کند. بنابراین، اگر صاحب کسب‌وکار هستید یا در بخش‌های مالی و حسابداری شرکت کار می‌کنید، باید از روش‌های مختلف هزینه‌های عملیاتی را کم کنید. برای این کار میتوانید از فناوری‌های مختلف و اتوماسیون استفاده کنید و تامین‌کنندگانی با قیمت مناسب و کیفیت بالا انتخاب کنید. تحلیل هزینه و فایده، ارزیابی بازدهی سرمایه‌گذاری، بودجه‌بندی و برنامه‌ریزی مالی دقیق، بازبینی و کنترل مداوم و ایجاد فرهنگ صرفه‌جویی هم باعث کاهش عدد OpEx می‌شود.
تفاوت هزینه عملیاتی و هزینه سرمایه‌ای
تفاوت OpEx و CapEx در ماهیت آن‌ها است. هزینه‌های عملیاتی صرف ادامه فعالیت‌های روزمره شرکت می‌شوند، در حالی‌که هزینه‌های سرمایه‌ای خرج خرید و بهبود دارایی‌های ثابت شرکت می‌شوند. عدد OpEx در صورت سود و زیان ثبت می‌شود. در مقابل، عدد CapEx در ترازنامه به عنوان دارایی گزارش می‌شود.
به‌طور کلی، هزینه‌های سرمایه‌ای بیشتر از هزینه‌های عملیاتی هستند و فراتر از دوره‌های مالی تعریف می‌شوند، اما OpEx مخارج کوتاه‌مدت است و در یک دوره مالی خرج می‌شود. مثلا، هزینه ساخت یک انبار جدید در شش ماه جزو هزینه‌های سرمایه‌ای است، ولی هزینه عملیات روزانه و حقوق و دستمزد کارگرها جزو هزینه‌های عملیاتی تعریف می‌شود.
تفاوت هزینه عملیاتی و هزینه تولید
سازمان‌ها دوره‌های مالی مختلفی تعریف می‌کنند و در هر دوره برای رشد و ادامه فعالیت به بودجه مشخصی احتیاج دارند. این بودجه به عنوان هزینه عملیاتی در نظر گرفته می‌شود. اما هزینه تولید پولی است که برای تولید محصولات و خدمات شرکت پرداخت می‌شود.
مدیریت هزینه‌های عملیاتی
یکی از وظایف مدیران کاهش مقدار OpEx بدون کاهش کیفیت محصولات و خدمات شرکت است. بهتر است بدانید که هزینه‌های عملیاتی جزو هزینه‌های ضروری هستند و نمی‌توانید آن را به صفر برسانید. نکته مهم این است که باید بین سود و OpEx به تعادل برسید و درآمد را افزایش دهید. برای مثال برای کاهش این هزینه میتوانید بعضی از هزینه‌های غیرضروری را حذف کنید و از فناوری‌ها و ابزارهای جدید مثل هوش مصنوعی برای انجام کارهای تکراری استفاده کنید. ایجاد یک جریان کاری و تخصیص زمان و منابع به کاهش این هزینه‌ها کمک می‌کند. در ادامه، بعضی از روش‌های کاهش هزینه‌های عملیاتی را توضیح می‌دهیم.
سرمایه‌گذاری در فناوری‌های جدید
سرمایه‌گذاری در ابزارها و نرم‌افزارهای جدید تاثیر زیادی روی کاهش OpEx دارد. به‌علاوه، استفاده از نرم‌افزارهای مناسب بهره‌وری تیم و رضایت شغلی را هم افزایش می‌دهد. یکی از این ابزارها، سیستم ERP یا برنامه‌ریزی منابع سازمانی است.
این سیستم عملیات مختلف سازمان مثل عملیات مالی، فرایندهای منابع انسانی، مدیریت زنجیره تامین و مدیریت ارتباط با مشتری را در یک پلت‌فرم ادغام می‌کند. استفاده از این سیستم خطاهای انسانی را به حداقل می‌رساند و هزینه‌های مربوط به کارهای اداری و تصمیم‌گیری را کم می‌کند. استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه، اجرای ابزارهای ارتباطی و خرید نرم افزار مدیریت روابط مشتریان هم در کاهش میزان OpEx نقش دارند.
نظارت مداوم
اگر به طور مداوم هزینه‌ها و عملکرد عملیاتی سازمان را نظارت کنید، میتوانید فرصت‌های کاهش OpEx را پیدا کنید و از استراتژی‌های مناسب برای کاهش هزینه‌های عملیاتی استفاده کنید. توصیه ما این است که روش چابک را به کار بگیرید و نسبت به تغییرها و شرایط بازار و نیازهای کسب‌وکار انعطاف‌پذیر باشید.
تقویت فرهنگ صرفه‌جویی
شما میتوانید برای کاهش میزان OpEx فرهنگ صرفه‌جویی را در سازمان تقویت کنید و فرصت‌های کاهش هزینه‌ها را به کارمندان یادآوری کنید. استفاده از دوره‌های آموزشی مرتبط و ارائه منابع آموزشی برای کاهش هزینه‌های سازمانی از جمله فعالیت‌های مفید در این زمینه هستند. همچنین، شما میتوانید از استراتژی پاداش استفاده کنید. مثلا، به کارمندانی که ایده‌های نوآورانه و اقتصادی می‌دهند، پاداش بدهید.
آموزش کارکنان و ارتقای مهارت‌های آن‌ها
یکی از راه‌حل‌های موثر در کاهش OpEx ارتقای مهارت‌های کارکنان است. اگر کسب‌وکار شما کوچک است و به تازگی کارتان را شروع کرده‌اید، میتوانید هزینه استخدام نیروها را کم کنید و به جای آن روی آموزش مهارت‌های مختلف تاکید کنید.
سخن آخر
مفهوم OpEx یکی از مفاهیم مهم در بحث حسابداری و مدیریت مالی است و به هزینه‌های لازم برای ادامه فعالیت تجاری شرکت اشاره می‌کند. ما در این مقاله انواع هزینه عملیاتی را توضیح دادیم و راهکارهای مناسب برای کاهش OpEx را معرفی کردیم. شما میتوانید با توجه به شرایط سازمان و بودجه کسب‌وکار راهکار مناسب را انتخاب کنید.
منابع
https://karokasb.org/capex-vs-opex/
https://sadgan.com/blog/operating-expense/
https://www.investopedia.com/ask/answers/112814/whats-difference-between-capital-expenditures-capex-and-operational-expenditures-opex.asp
https://corporatefinanceinstitute.com/resources/accounting/operating-expenses/
دیدگاهتان را بنویسید