وقتی که یک تیم از محققان در مایکروسافت بررسی کردند که چگونه کارمندان شرکت در حال گذر به دورکاری هستند، به یک داده شگفت‌انگیز پی بردند: کارمندان بیش از هر زمان دیگری جلسه ۳۰ دقیقه‌ای برگزار می‌کردند که به افزایش ۱۰ درصدی زمان کلی جلسات در هر هفته منجر می‌شد.
این موضوع خبر خوبی نیست. همانطور که محققان اعلام کردند، جلسات به طور کلی باعث کاهش بهره‌وری و شادی کارکنان می‌شود. وقت آن است که در جلسات (مجازی) تجدید نظر کنید.
دو نمودار زیر می‌توانند شما و تیم شما را در تصمیم‌گیری درباره زمان، دلیل، و نحوه جلسه راهنمایی کنند. اولی، که یک HBR کلاسیک است، درخت تصمیمی است که غیر از رزرو زمان در تقویم، گزینه‌های دیگری را در اختیار قرار می‌دهد.
آیا باید یک جلسه برگزار کنم؟
این مدل، که در سال ۲۰۱۵ منتشر شده، شامل گزینه‌هایی برای برگزاری جلسات حضوری است. با اینکه این مدل ممکن است برای تیم‌هایی که به صورت کامل مجازی هستند جواب ندهد، اما می‌تواند برای تیم‌های هیبریدی یا تیم‌های از راه دور که هنوز هم گاهی اوقات با یکدیگر به صورت حضوری جلسه برگزار می‌کنند یک گزینه باشد..
تنها موضوعی که باید در زمان برنامه‌ریزی جلسات در نظر بگیرید، در دسترس بودن نیست.اگر تیم شما دورکار است، باید تاثیر روانی ویدئو کنفرانس را نیز در نظر بگیرید.
همانطور که Scott D. Anthony, Paul Cobban, Natalie Painchaud, and Andy Parker در مقاله خود با عنوان “۳ گام برای جلسات مجازی بهتر” می نویسند، کارکنان ممکن است از “خستگی ویدئویی” رنج ببرند و حتی پس از ۳۰ دقیقه از یک ویدیو سطوح تمرکز کمتری را تجربه کنند و پس از دو ساعت کنفرانس ویدیویی استرس آن‌ها افزایش پیدا کند.
راهکارهای آن‌ها (یا BEANs – behavior enablers, artifacts, and nudges)،(فعال‌کننده‌های رفتار، مصنوعات، و تلنگرها)، که در نمودار زیر مشخص شده‌اند، یک بازنشانی روان‌شناختی را برای تیم‌هایی ارائه می‌دهند که بیش از حد تحت فشار جلسات مجازی خود هستند.
ما پیشنهاد نمی‌کنیم که برای بحث در این مورد با تیم خود جلسه‌ای تشکیل دهید! در عوض، شما را به نمودار تصمیم‌گیری در بالا ارجاع می‌دهیم تا بتوانید خودتان تصمیم بگیرید. اگر تصمیم دارید که جلسه را برگزار کنید، از تیم خود بپرسید که چه رفتاری در جلسه مطلوب است که در نظر گرفته شود؟ کدام یک از این bean ها را در جلسه بعدی خود امتحان می‌کنید؟
این پست ترجمه‌ای است از مقاله
A Guide to the Virtual Meeting منتشر شده در وب‌سایت HBR.
نویسنده: تیم مارکتینگ آسا
