در پاسخ به سوال «بهترین نرمافزار مدیریت پروژه چیست؟» ابتدا باید کارکرد اصلی این ابزارها را در نظر گرفت. نرمافزارهای مدیریت پروژه، برنامه‌ریزی، تخصیص وظایف و سازماندهی تیمها را در پروژه آسان‌تر میکنند تا پروژه مطابق زمانبندی انجام و اهداف آن به موقع برآورده شود. امروزه راهکارهای مختلفی برای مدیریت پروژه با قیمت‌ها، برنامه‌ها و ویژگی‌های متفاوتی وجود دارند که تصمیم‌گیری و انتخاب بهترین راهکار را سخت میکنند. ما در این مقاله با نرمافزارهای مدیریت پروژه آشنا می‌شویم و تعدادی از آن‌ها را با هم بررسی می‌کنیم.
نرمافزار مدیریت پروژه چیست؟
نرم افزار مدیریت پروژه، یک پلتفرم یا ابزار دیجیتال است که کسب‌و‌کارها یا افراد از آن برای موارد زیر استفاده میکنند:
- برنامه‌ریزی پروژه
- تخصیص و پیگیری منابع پروژه
- آماده کردن زمانبندی و بازه زمانی اجرای پروژه و وظایف
- تخصیص وظایف
- پیگیری میزان پیشرفت پروژه
- دریافت و پیاده‌سازی اطلاعات و ایده‌ها
- همکاری اعضای تیم برای تکمیل پروژه
- سازماندهی و ذخیره‌سازی اسناد
- پیدا کردن و سازماندهی ویژگی‌های جدید
چرا باید از نرمافزارهای مدیریت پروژه استفاده کنیم؟
روز به روز با گذشت زمان پروژهها پیچیدگی بیشتری پیدا میکنند. چون عواملی مثل پراکندگی جغرافیایی تیمها و دورکاری رواج بیشتری پیدا کرده است و تعامل موثر و مشارکت بین تیمها و افراد اهمیت بیشتری دارد. اگر این عوامل را به ماهیت پیچیده کار حرفهای اضافه کنیم، ضرورت انتخاب و استفاده از یک نرمافزار مدیریت پروژه مناسب بیشتر مشخص میشود. ابزارهای و نرمافزارهایی که در ادامه معرفی میشوند طیف گستردهای از مزایا و ویژگیها را ارائه میکنند تا به شما در رسیدن به اهدافی که تعیین کردهاید، کمک کنند.
نرم افزارهای project management چه ویژگیهایی دارند؟
نرمافزارهای مدیریت پروژه ویژگیهایی اصلی که اکثر پروژهها برای موفقیت به آن نیاز دارند را در بر میگیرند. در عین حال هر کدام از این نرمافزارها ویژگی منحصربهفردی دارند که باعث میشوند، گزینه بهتری برای بعضی از تیمها یا سازمانها باشند. شما باید بر اساس مواردی مثل نوع پروژه، رویکرد تیم و نوع کسبوکار بهترین گزینه را انتخاب کنید.
اکثر این نرمافزارها ابزارهایی برای برنامه‌ریزی، تخصیص وظایف، زمانبندی، گزارشگیری و مواردی از این دست را دارند. خیلی از این ابزارها مثل «کانبان» یا «گانت»، چارت وابستگی بین فعالیت‌ها و میزان پیشرفت آن‌ها را هم نشان می‌دهند. بعضی از نرمافزارهای مدیریت پروژه هم ویژگیها و قابلیت‌های خاصی مثل مواردی زیر را دارند:
- ابزارهای اجتماعی و مشارکتی
- ابزارهای طراحی
- امکان تجزیه و تحلیل پیشرفته
- پایگاه‌های داده
- ابزارهای مالی و صورت وضعیت
- ردیاب زمان یا عادت
- ابزارهای اتوماسیون قابل تنظیم
- مشخص کردن امکانات
کاربردهای نرم افزارهای Project Management
از برنامه‌های مدیریت پروژه می‌توان روی دسکتاپ و گوشی‌های تلفن همراه اندرویدی یا iOS برای مدیریت، توسعه و تکمیل یک پروژه استفاده کرد. در بیشتر اوقات نسخه‌های دسکتاپ کاربردی‌تر هستند. این در دسترس بودن به اعضای تیم اجازه می‌دهد به سادگی، در هر زمان و مکان و با انعطاف بیشتری از روند اجرای پروژه مطلع شوند و به فعالیت خود ادامه دهند. با استفاده از این نرمافزارها می‌توانید پروژه خود را سازماندهی کنید، یک دید کلی و جدول زمانی برای اعضای تیم ایجاد کنید، وظایف یا نقش‌ها را تعیین کنید، تخصیص منابع را مدیریت کنید و تا پایان پروژه خود آن را پیگیری کنید.
استفاده از نسخه‌های موبایلی نرمافزارهای مدیریت پروژه مزایای زیادی دارند. مواردی مثل در دسترس بودن در هر زمان و مکان، گرفتن و یادآوری وظایف، دنبال کردن میزان پیشرفت و غیره. در عین حال به دلیل کوچک بودن صفحه نمایش تلفن همراه استفاده از برنامه‌های مدیریت پروژه کمی خسته‌کننده میشود. به همین دلیل بهتر است برای انجام کارهای بزرگ یا پیچیده بیشتر از نسخه دسکتاپ نرمافزار بهره ببریم.
چطور یک نرمافزار مدیریت پروژه برای تیم خود انتخاب کنیم؟
برای انتخاب سیستم مدیریت پروژه مناسب، ابتدا یک بودجه‌ای ماهانه یا سالانه‌ای در نظر بگیرید. برای استفاده از بسیاری این نرمافزارها شما باید به ازای استفاده هر کاربر هزینه پرداخت کنید. بنابراین، در قدم اول در نظر بگیرید که چند نفر قرار است از این نرمافزار استفاده کنند؟ سپس هزینه‌ها را برآورد کنید.
در مرحله بعدی، فهرستی از ویژگی‌های اصلی که برای تکمیل پروژهها در تیم خود به آن نیاز دارید، آماده کنید. همچنین سطح تجربه فنی و مهارت‌های اعضای تیم خود را در استفاده از ابزارها در نظر بگیرید. بر اساس پروژه و شرکت خود، لیستی از ویژگی‌های لازم و منحصر‌به‌فرد تهیه کنید. به عنوان مثال، آیا به یک نرم‌افزاری نیاز دارید که به شما در صدور صورتحساب مشتریان یا همکاری با تیم‌های خارجی کمک کند؟
بعد از در نظر گرفتن موارد مورد نیاز فهرستی از نرمافزارهای مدیریت پروژه مد نظر خود آماده کنید و از نسخه رایگان یا آزمایشی آن‌ها استفاده کنید و آن را به صورت آزمایشی در اختیار بعضی از اعضای تیم قرار دهید و از آن‌ها بازخورد بگیرید. این کار باعث می شود مزایا و معایب پلتفرم‌ها را بسنجید و از مناسب‌ترین نسخه استفاده کنید.
معروف‌ترین نرمافزارهای مدیریت پروژه
در ادامه با برخی از معروف‌ترین نرمافزارهای مدیریت پروژه آشنا می‌شویم:
نرمافزار آسانا (ASANA)
در حال حاضر آسانا یکی از بهترین برنامه‌های موجود برای مدیریت پروژه است که گزینه‌های مختلفی برای نشان دادن وضعیت پروژهها دارد.
امکانات نرمافزار ASANA
- استفاده آسان از داشبورد و مکالمات
- داشتن ویژگی TEAM PAGES برای به اشتراک گذاری پیام‌ها با کل تیم
- ویژگی جعبه هوشمند (Smart Box) برای نشان دادن نوتیفیکیشن‌ها تنها برای یک عضو خاص در تیم
- امکان مشاهده فهرست، برد، تقویم و جدول زمانی
- امکان ادغام با سایر منابع داده مانند دراپ‌باکس، گیت‌هاب، گوگل درایو و غیره
- قابل استفاده روی وب و دستگاه‌های اندروید و iOS
هزینه‌های نرمافزار ASANA
- هزینه استفاده از آسانا در حالت پایه برای تیمی تا ۱۵ عضو رایگان است.
- هزینه نسخه پریمیوم با امکاناتی مثل دیدن زمانبندی‌ها، قالب‌ها، وابستگی کارها و سایر امکانات ویژه به صورت ماهانه و برای هر عضو ۱۰/۹۹ دلار هزینه دارد.
مزایا و معایب نرمافزار آسانا
| مزایا | معایب |
|
|
نرمافزار بیس‌کمپ (Basecamp)
بیس‌کمپ یک ابزار مدیریت پروژه بسیار محبوب است که امکانات مشارکتی زیادی ارائه می‌دهد. بر خلاف اکثر برنامه‌ها قدرتمند که پیچیده هستند، Basecamp خیلی ساده است
امکانات نرمافزار بیس‌کمپ
- تقسیم کارها به پروژه‌هایی با ویژگیهایی مثل فهرست انجام کارها، تقویم، چت گروهی و غیره
- امکان ذخیره فایل‌ها، عکس‌ها، اسناد و غیره
- داشتن ویژگی بررسی خودکار برای هر پروژه و ارسال درخواست به‌روزرسانی وضعیت پروژه از کاربران
- داشتن ویژگی نمودارهای هیل که مختص بیس‌کمپ است و برای نشان دادن میزان پیشرفت پروژه انجام می شود. همچنین فهرست انجام کارها را هم در بالای نمودار نشان می‌دهد.
- قابل استفاده روی وب و دستگاه‌های اندروید، iOS، مک و ویندوز
هزینه‌های نرمافزار Basecamp
- ۳۰ روز به صورت آزمایشی و رایگان
- ۹۹ دلار ماهیانه
- نسخه شخصی رایگان با تعداد کاربر، پروژه و فضای ذخیره‌سازی محدود
مزایا و معایب نرمافزار بیس‌کمپ
| مزایا | معایب |
|
|
نرمافزار جیرا (Jira)
جیرا پراستفاده‌ترین نرمافزار مدیریت پروژه‌ایست که توسط سازمان‌هااستفاده میشود. این نرم افزار که بر اساس چرخه عمر توسعه نرمافزار و رویکرد اجایل کار می‌کند.
امکانات نرمافزار جیرا
- امکان ایجاد برد کانبان و اسکرام
- امکان گزارش‌دهی لحظه‌ای
- امکان پیدا کردن و برطرف کردن راحت باگ‌ها
- امکان ایجاد ویژگیها خاص برای تیم توسعه
- امکان مرتب کردن و الویت‌بندی کارها در بک‌لاگ
- قابل استفاده روی وب، دستگاه‌های اندروید، iOS، مک و ویندوز و لینوکس
هزینه‌های نرمافزار Jira
- هزینه استفاده از جیرا در حالت پایه و ویژگی‌های محدود تا ۱۰ کاربر رایگان است.
- استفاده از جیرا برای تیم‌های ۱۰ تا ۱۰۰ نفره، به ازای هر کاربر به صورت ماهیانه ۷ دلار هزینه دارد.
مزایا و معایب نرمافزار جیرا
| مزایا | معایب |
|
|
نرمافزار تیم‌ورک (Teamwork PM)
تیم‌ورک مجموعه‌ای از همه ویژگیهایی است که برای مدیریت و پیگیری وظایف به آن‌ها نیاز داریم.
امکانات نرمافزار Teamwork
- کارکرد ساده و قابل درک
- امکان اضافه کردن مایلستون (Milestone)
- سهولت مدیریت وظایف
- گفت‌وگو در نرمافزار
- ذخیره فایل
- نمایش نمودارهای بصری مثل گانت‌چارت
- قابل استفاده روی وب، دستگاه‌های اندروید، iOS، مک، ویندوز و لینوکس
هزینه‌های نرمافزار تیم‌ورک
- نسخه آزمایشی یک ماهه و رایگان
- طرح رایگان استفاده تا ۵ کاربر
- طرحهای متفاوت با هزینه ۹/۹۹ دلار به بالا برای هر کاربر
مزایا و معایب نرمافزار Teamwork
| مزایا | معایب |
|
|
نرمافزار رایک (Wrike)
رایک یک نرمافزار مدیریت پروژه مبتنی بر فضای ابری است. این برنامه رایگان مدیریت پروژه را می‌توان به راحتی با نرمافزارهای مختلف مثل اکسل ادغام کرد.
امکانات نرمافزار Wrike
- امکان ساخت، ویرایش و مشاهده فایل‌ها در ایمیل
- بهترین نرمافزار رایگان مدیریت وظایف برای تیم‌های کوچک
- دارای بهترین پشتیبانی از برنامه‌های مدیریت پروژه گوگل
- قابل استفاده روی وب، دستگاه‌های اندروید، iOS، مک و ویندوز
هزینه‌های نرمافزار رایک
- دارای طرحهای رایگان
- طرح حرفهای، ۹/۸۰ دلار برای هر کاربر در ماه
- طرح تجارت، ۲۴/۸۰ دلار برای هر کاربر در ماه
- دارای طرحهای ویژه سازمانی
مزایا و معایب نرمافزار Wrike
| مزایا | معایب |
|
|
نرم افزار مدیریت پروژه مایکروسافت (Microsoft Project Management Software)
این نرمافزار که MS Project هم نامیده میشود، به عنوان یکی از بهترین برنامه‌های مدیریت شناخته میشود و نزدیک به سه دهه به شکل‌های مختلف در این صنعت فعالیت داشته است. هنوز هم برای پروژه‌های پیچیده زیادی مورد استفاده قرار می‌گیرد.
امکانات نرمافزار MS Project
- سیستم گزارش بسیار قوی
- درست کردن گزارش‌های داخلی و شخصی‌سازی شده
- امکان گرفتن گزارش‌ها به صورت پاورپوینت
- قابل استفاده روی وب و ویندوز
هزینه‌های نرمافزار مدیریت پروژه مایکروسافت
- یک ماه استفاده رایگان
- طرحهای این نرم‌افراز از ۱۰ دلار به بالا برای هر کاربر و به صورت ماهیانه
مزایا و معایب نرمافزار MS Project
| مزایا | معایب |
|
|
نرم افزار مدیریت پروژه زوهو (Zoho Projects)
زوهو یک برنامه رایگان مدیریت پروژه است که تمام ویژگی استاندارد لازم را دارد.
امکانات نرمافزار Zoho
- نمایش نمودارهای گانت‌چارت
- امکان یکپارچگی با سایر نرمافزارها
- ایجاد سیستم پیگیری داخلی
- فرایند گزارشگیری مناسب
- داشتن برنامه مدیریت وظایف در فضای ابری
- مناسب برای سازمان‌هایی با اندازه متوسط
- قابل استفاده دستگاه‌های اندروید و iOS
هزینه‌های نرمافزار مدیریت پروژه زوهو
- استفاده رایگان برای ۳ کاربر
- طرحهای متنوع برای بیش از ۳ کاربر از ۵ دلار به بالا و به صورت ماهیانه
مزایا و معایب نرمافزار Zoho
| مزایا | معایب |
|
|
نرم افزار مدیریت پروژه ترلو (Trello)
ترلو یک ابزار تجسمی محبوب است که با ارائه چندین ابزار برای بهینه‌سازی فرایند‌ها به تیمها در مدیریت پروژه کمک می‌کند. برنامه Trello از روش کانبان استفاده می‌کند.
امکانات نرمافزار Trello
- نشان دادن کار در حال انجام
- مشخص کردن فردی که وظیفه را بر عهده دارد
- نشان دادن میزان پیشرفت پروژه
- نشان دادن ددلاین و زمانی که روی پروژه صرف شده
- استفاده رایگان از بسیاری از امکانات برنامه
- مناسب برای استفاده در تلفن همراه
- قابل استفاده روی وب، دستگاه‌های اندروید، iOS، مک و ویندوز
هزینه‌های نرمافزار مدیریت پروژه ترلو
- رایگان برای بسیاری از امکانات
- طرح پریمیوم ماهیانه ۱۰ دلار برای هر کاربر
مزایا و معایب نرمافزار Trello
| مزایا | معایب |
|
|
تا این جای کار ما ۸ تا از پرکاربرد‌ترین و معروف‌ترین نرمافزارها را برای شغل مدیریت پروژه به صورت مفصل بررسی کردیم. ابزارهای زیاد دیگری هم هستند که در این حوزه استفاده میشوند اما نام بردن از همه آن‌ها در این مقاله نمی‌گنجد. برخی از این نرمافزارها عبارتند از کلیک آپ (Click UP)، تسکولو (Taskulu)، تیم گانت (TeamGantt)، اینستا گانت (Instagantt)، گانت پروجکت (Gantt Project)، برنامه Monday.com، نرمافزار Airtable و غیره.
بهترین ابزارهای مدیریت پروژه در سال ۲۰۲۳
مجله فوربز تعدادی از بهترین ابزارهای مدیریت پروژه در سال ۲۰۲۳ را معرفی کرده است که برای کسب وکارهای کوچک هم کاربرد زیادی دارند:
- نرمافزار Monday.com: مناسب برای استارت‌آپ‌هایی با بودجه محدود
- نرمافزار Airtable: مناسب برای سازمان های داده محور
- نرمافزار ClickUp: مناسب برای تیم‌هایی با رویکرد اجایل
- نرمافزار Notion: مناسب برای تولیدکنندگان محتوا
- نرمافزار Confluence: مناسب برای تیم‌های مجازی
- نرمافزار Teamwork: مناسب برای ارائه‌دهندگان خدمات مشتری
جمع‌بندی
استفاده از نرمافزار مدیریت پروژهها مثل همه کارهای دیگر در عصر دیجیتال اجتنتاب ناپذیر است و داشتن یک برنامه مدیریت پروژه مناسب برای دستیابی به اهداف تعریف شده و موفقیت پروژه ضروری است. بنابراین، خیلی مهم است که قبل از تصمیم‌گیری برای استفاده از این برنامه‌ها، به دنبال ویژگیهایی باشید که فکر می‌کنید برای کسبوکار شما ارزشمندتر هستند و با توجه به آن‌ها گزینه مناسب خودتان را انتخاب کنید. در این مقاله تعدادی از مشهورترین نرمافزارهای این حوزه را معرفی کردیم و به مزایا و معایب آن‌ها هم اشاره کردیم. امیدواریم بعد از خواندن این مقاله پاسخی برای سوال بهترین نرمافزار مدیریت پروژه چیست؟»، پیدا کرده باشید.
