تغییرات در روندها، فناوریها، شرایط اقتصادی و حتی شرایط آبوهوایی میتواند روی پروژههای در حال اجرای کسبوکارها، تاثیر بگذارد. بنابراین لازم است با برنامهریزی مناسب، خطرات موجود را کاهش داده و به سازگاری پروژهها با این تغییرات کمک کرد. صنایع مختلف، از تجزیه و تحلیل ریسک پروژه بهعنوان ابزاری برای برنامهریزی استفاده میکنند که به آنها در پاسخ به مشکلات غیرمنتظره کمک میکند. همچنین درک تحلیل ریسک در مدیریت پروژههای یک کسبوکار با شناسایی چالشها قبل از وقوع، منجر به کاهش هزینهها و صرفهجویی در زمان میشود. با توجه به اهمیت و ضرورت این موضوع در ادامه به بررسی انواع ریسکها، روشهای تحلیل و مدیریت آنها میپردازیم.
منظور از تحلیل ریسک در مدیریت پروژه چیست؟
تحلیل ریسک پروژه (به انگلیسی Project Risk Analysis) بهمفهوم نظارت ساختاریافته بر ریسکهایی است که میتوانند روی کیفیت پروژه و مدت زمان آن تاثیر بگذارند. در تجزیهوتحلیل ریسک، ریسکها تعریف شده و احتمال وقوع آنها ارزیابی میشود تا گامهایی برای اجتناب از خطرات موجود برداشته شود. در این گامها تلاش میشود تا نحوۀ رسیدگی به خطرات هر ریسک هم مشخص شود.
موفقیت یک پروژه، اغلب به کیفیت تجزیه و تحلیل ریسکها بستگی دارد زیرا یک ریسک غیرمنتظره و حسابنشده میتوان تاثیری بسیار منفی روی پروژه داشته باشد. در این راستا باید اطلاعات حیاتی و ضروری مختلف مانند طرحهای پروژه، پیشبینی فروش، صورتهای مالی و پروتکلهای امنیتی را دریافت کنید.
ریسکهای رایج در مدیریت پروژهها
برای درک چرایی و چگونگی پیدایش ریسکها در یک پروژه و میزان تاثیر آنها، باید محدودیتهای اصلی در مدیریت پروژه یعنی زمان، کیفیت و بودجه را درنظر بگیرید. در این مسیر لازم است با انواع ریسک های رایج در مدیریت پروژه هم آشنا شوید.
خزش محدوده یا خزش دامنه (Scope Creep)
این ریسک زمانی رخ میدهد که اهداف اولیه پروژه بهخوبی تعریف نشده باشند. بنابراین زمانیکه بدون تایید تیم مدیریت پروژه، وظایف جدیدی اضافه میشوند، محدوده پروژه بدون کنترل رشد کرده و روی برنامهریزیها و بودجه تاثیر میگذارد.
عملکرد پایین (Low Performance)
این ریسک زمانی اتفاق میافتد که پروژه آنطور که قبلا انتظار میرفت، عمل نکند. همیشه نمیتوان علت ریسک عملکرد پایین را شناسایی کرد، اما میتوان ریسکهای پروژه را که به عملکرد پایین منجر میشوند، شناسایی و به دنبال راهکارهایی برای جلوگیری از آنها بود. از جمله این خطرات میتوان به تنگناهای زمانی و عدم ارتباط بین اعضای تیم اشاره کرد.
هزینههای بالا (High Costs)
ریسک هزینه زمانی رخ میدهد که هزینههای پروژه از بودجهای که در ابتدا تعیین کردهاید، فراتر رود. ریسک هزینه میتواند بهدلیل غیرواقعی بودن یا نبود بودجهریزی دقیق در مرحله برنامهریزی پروژه رخ دهد. ایجاد یک لیست دقیق از هر عنصر پروژه و هزینه آنها میتواند به پیشبینی نیازهای پروژه کمک کند.
بحران زمان (Time Crunch)
ریسک زمانی که به عنوان ریسک برنامهریزی پروژه هم شناخته میشود، زمانی رخ میدهد که وظایف پروژه بیش از حد انتظار طول بکشد. بحران زمان میتواند بر موارد دیگری مانند بودجه، تاریخ تحویل پروژه یا عملکرد کلی تاثیر بگذارد.
منابع گسترده (Stretched Resources)
ریسک منابع زمانی رخ میدهد که منابع کافی برای تکمیل پروژه نداشته باشید. این منابع ممکن است شامل زمان، مهارت، بودجه یا ابزارها باشند. تخصیص منابع باید در اوایل فرایند برنامهریزی پروژه انجام شود که معمولا بسته به اندازه پروژه میتواند یک تا دو ماه قبل از اجرا باشد.
تغییرات عملیاتی (Operational Changes)
ریسک عملیاتی شامل تغییراتی در فرایندهای کسبوکار یا تیم است. از جمله این تغییرات میتوان به تغییرات غیرمنتظره در نقش اعضای تیم، تغییرات در مدیریت یا فرایندهای جدید که تیم باید با آنها سازگار شود، اشاره کرد. این موارد منجر به حواسپرتی شده و ممکن است روی زمانبندی پروژه تاثیر بگذارند.
عدم شفافیت (Lack of Clarity)
فقدان شفافیت ممکن است به شکل ارتباط نادرست از سوی ذینفعان، محدوده پروژه مبهم یا ضربالعجل نامشخص باشد. نتیجه عدم شفافیت میتواند به عقبماندن از ضربالعجلها، فرسایشی شدن فرایند، تغییر در الزامات پروژه، تغییر جهت پروژه یا حتی دستیابی به نتایج ناامیدکننده منجر شود.
بیشتر بخوانید: اسکرام چیست؟
انواع روشهای تحلیل ریسک در پروژه
بهصورتکلی تجزیه و تحلیل ریسک یک پروژه شامل تعیین تاثیر کمی و کیفی ریسکهای شناسایی شده است. در این میان، نیازهای پروژه میتواند نوع تحلیل را تعیین کند. این دو روش کلی خود دارای زیرمجموعهای از روشهای تحلیلی هستند که در ادامه بررسی خواهند شد.
تحلیل کمی ریسک
تجزیهوتحلیل کمی ریسک شامل یک بررسی آماری از تاثیر یک ریسک بر کل پروژه است که به دادههای عددی، عینی و قابلاندازهگیری منجر میشود. نتایج مختلف یک پروژه را میتوان با ابزارهای خاص و با هدف دستیابی به نتایج دقیقتر در مورد تهدیدات یا همان ریسکهای احتمالی، در نظر گرفت. اندازهگیری تاثیر ریسک بالقوه، ایجاد برنامههای مدیریت ریسک را ارتقا داده و منجر به کاهش عدم اطمینان در مورد موفقیت پروژه خواهد شد. در ادامه به بررسی انواع روشهای تحلیل کمی ریسک میپردازیم.
تحلیل ریسک ارزش پولی مورد انتظار (EMV)
تجزیهوتحلیل ریسک ارزش پولی مورد انتظار (Expected Monetary Value) که به اختصار به آن EMV گفته میشود، سادهترین روش تحلیل کمی ریسک است. در این روش به تنها چیزی که نیاز دارید، هزینه مورد انتظار ریسکی است که با آن روبهرو هستید. دادههای عددی را میتوان از طریق ترکیبی از تجزیهوتحلیل دادهها، مشاوره با کارشناسان و تخمینی از تجربه بهدست آورد. با ضرب هزینۀ هر ریسک در احتمال وقوع آن و جمع کردن تمام اعداد، مقدار ریسک کلی پیشیبینیشده برای پروژه بهدست میآید.
تجزیه و تحلیل ریسک درخت تصمیم
تجزیهوتحلیل ریسک درخت تصمیم (Decision Tree Risk Analysis) به شما امکان میدهد چند ریسک را بررسی کنید. در این روش، هر درخت نشاندهندۀ یک ریسک و همچنین هزینههای مرتبط با آن است. بنابراین میتوانید در هر نقطه از پروژه، احتمالات و هزینهها را تعیین کنید. با دنبال کردن یک درخت تصمیم و اضافه کردن هزینهها در طول آن، تشخیص میدهید که کدام مسیر انتخابی میتواند ریسک کمتری داشته باشد.
تجزیه و تحلیل ریسک مونتکارلو
تجزیهوتحلیل ریسک مونتکارلو (Monte Carlo Risk Analysis) طیفی از نتایج بالقوه را ایجاد میکند و در نتیجه میتوان به بهترین شکلممکن در مورد ریسکهای مربوط به مدتزمان یا بازۀ زمانی یک پروژه از آن استفاده کرد. در تحلیل ریسک پروژه مونتکارلو، شما اغلب بیشترین احتمال را به نتیجه مورد انتظار اختصاص میدهید. همانطور که نتایج از این انتظار دورتر میشوند، احتمالات کمتری را تعیین میکنید. باید هزینهها را برای هر نتیجه تخمین زده و با احتمالات هر یک ترکیب کنید تا کل هزینه مورد انتظار تعیین شود.
تجزیه و تحلیل ریسک حساسیت
تجزیهوتحلیل ریسک حساسیت (Sensitivity Risk Analysis) به شما امکان میدهد عدم قطعیت را در یک تجزیهوتحلیل ریسک بررسی کنید تا مشخص شود کدام عناصر مسئول عدماطمینان در پروژه هستند. بهعنوانمثال، در یک پروژه با دو جزء کلیدی، اگر جزء گرانتر، پایدار و جزء کمهزینهتر بسیار متغیر باشد، جزء دوم مسئول عدم قطعیت بیشتر خواهد بود؛ حتی اگر کسری کوچکتر از هزینه کلی باشد. شناسایی اجزای حساس میتواند به شناسایی روشهای کاهش عدم قطعیت و تخمین دقیقتر کمک کند.
تجزیه و تحلیل ریسک سهنقطهای
تجزیهوتحلیل ریسک سهنقطهای (Three Point Risk Analysis) روشی برای تعیین هزینه مورد انتظار یک ریسک در پروژه است. در این روش، محتملترین هزینه، خوشبینانهترین هزینه و بدبینانهترین هزینه یک ریسک تعیین میشود. برای تحلیل ریسک پروژه به روش سهنقطهای مثلثی باید هر سه عدد را جمع و بر سه تقسیم کنید. در ادامه باید محتملترین مقدار را در عدد ۴ ضرب و سپس مقادیر خوشبینانه و بدبینانه را اضافه و در نهایت عدد کل را بر ۶ تقسیم کنید.
تحلیل کیفی ریسک
تجزیهوتحلیل کیفی ریسک پروژه معمولا شامل سازماندهی و طبقهبندی ریسکها در ماتریسی است که احتمال، نتیجه و تاثیر هر ریسک را بر موفقیت کلی پروژه نشان خواهد داد. در این روش میتوانید مجموعههای پرسش و پاسخها را سفارشی کنید تا پاسخهای متناسب با اهداف پروژه دریافت کنید. در ادامه به بررسی روشهای تحلیل کیفی ریسک پروژه میپردازیم.
روش تحلیل ریسک دلفی
روش تحلیل ریسک کیفی با متد دلفی (Delphi Method) مهمترین ریسکها را در یک پروژه شناسایی و اولویتبندی کرده و در نتیجه احتمال وقوع را برای هر ریسک و تاثیر آن بر اهداف پروژه را پیشبینی میکند. تحلیل کیفی ریسک دلفی نتایج را بررسی کرده و هرگونه خطا یا سوءتفاهم را تصحیح خواهد کرد.
روش ارزیابی احتمال ریسک و تاثیر
روش ارزیابی احتمال ریسک و تاثیر (Risk Probability and Impact Assessment) بر اساس احتمال وقوع و شدت احتمال ریسک در صورت وقوع، قابلقبول یا غیرقابلقبول بودن ریسک را تعیین میکند. میتوانید تخمین احتمال ریسک را در مقیاسی ساده، مانند کم، متوسط و یا زیاد قرار دهید. ارزیابی تاثیر ریسک بر اساس نحوۀ تاثیرگذاری روی یک یا چند هدف کلیدی پروژه، از جمله زمانبندی آن، هزینهها، کیفیت و همینطور مصرف منابع تعیین میشود.
تجزیه و تحلیل درخت تصمیم
تجزیهوتحلیل درخت تصمیم (Decision Tree Analysis) علاوهبر روش کمی ریسک در تحلیل کیفی ریسک پروژه نیز استفاده میشود. این فرایند شامل شناسایی تمامی نتایج ممکن یک رویداد و تخصیص مقادیر عددی به آنها است. این مقادیر احتمال وقوع رویداد را تعیین خواهد کرد. هرچه این مقادیر بیشتر باشد، احتمال وقوع خطر هم بیشتر میشود.
تجزیه و تحلیل پاپیون
تجزیهوتحلیل پاپیون (Bow Tie Analysis) استراتژیهای کاهش ریسک پروژه را شناسایی، ارزیابی و طبقهبندی کرده و آنها را توسعه میدهد. دلیل نامگذاری این روش تحلیل ریسک پروژه، شباهت زیاد نمودار آن به Bow Tie یا پاپیون است. این نمودار میتواند به شناسایی روابط بین علت و معلول کمک کند. بنابراین در یک طرف لیستی از مواردی وجود دارد که منجر به رویدادهای منفی میشوند، درحالیکه در طرف دیگر لیستی از تمام پیامدهای رویداد قرار دارند. این روش تحلیل ریسک به شما کمک میکند تا استراتژیهایی را برای از بین بردن علتها یا عوارض ریسک ایجاد کنید.
تجزیه و تحلیل SWOT
تجزیهوتحلیل نقاط قوت، ضعف، فرصتها و تهدیدها (SWOT) یک روش برنامهریزی استراتژیک برای ارزیابی اجزای مختلف یک پروژه و چگونگی تاثیر آنها بر نتیجه است. در این روش عوامل داخلی و خارجی برای دستیابی به اهداف سرمایهگذاری مطلوب و نامطلوب شناسایی میشوند. نقاط قوت و ضعف داخلی هستند، درحالیکه فرصتها و تهدیدها، بیرونی هستند. این روش به تعیین توانایی کسبوکار برای حذف یا مقاومت در برابر هر ریسک کمک میکند.
نحوه انجام تجزیهوتحلیل ریسک پروژه
نحوه انجام یا مراحل تحلیل ریسک پروژه به روش تحلیلی که انتخاب کردهاید بستگی دارد. همانطور که اشاره شد، روشهای تحلیل ریسک به دو دسته اصلی کمی و کیفی تقسیم میشوند. اما در هر دو حالت، تحلیل ریسک پروژه شامل سه مرحله کلی به شرح زیر است.
- شناسایی ریسک
- تجزیهوتحلیل ریسک
- ارزیابی ریسک
در ادامه نحوه انجام تحلیل کمی و کیفی ریسک بهصورت جداگانه بررسی خواهند شد.
نحوه انجام تحلیل کمی ریسک
اگر روش کمی را برای تحلیل ریسک انتخاب کردهاید باید مراحل زیر را دنبال کنید.
۱- شناسایی خطرات احتمالی
اولین قدم برای تحلیل ریسک پروژه، شناسایی خطرات احتمالی است. بنابراین ابتدا خطرات موجود و بالقوهای را که ممکن است با آن مواجه شوید، شناسایی و ارزیابی کنید.
۲- جمعآوری دادهها برای برآورد خطرات
در زمان جمعآوری دادهها، روشی را انتخاب کنید که به بهترین وجه برای پروژه مناسب است. از اعضای تیم و ذینفعان و پروژههای مشابه قبلی کمک گرفته و درباره ریسکهای بالقوه صحبت کنید. از این دادهها میتوانید برای محاسبه ریسکهای آینده استفاده کنید.
۳- محاسبه احتمال ریسک و تاثیر آن
پس از شناسایی خطرات میتوانید احتمال وقوع آنها را تعیین کنید. از محاسبه تاثیر خطرات بر اساس هزینه آنها بهره ببرید. محاسبه ارزش مالی هر ریسک به اولویتبندی ریسکهایی که محتملتر و گرانتر هستند کمک خواهد کرد. از فرمول زیر میتوانید برای تعیین ارزش ریسک استفاده کنید.
احتمال رویداد = ارزش ریسک * هزینه رویداد
۴- ایجاد اهداف بر اساس دادهها
پس از محاسبه ارزش ریسک میتوانید از این دادهها برای ایجاد اهداف پروژه استفاده کنید. تاثیر هر ریسک بر جدول زمانی و کیفیت پروژه را در نظر گرفته و روشهای مقرونبهصرفه را برای مدیریت ریسکها انتخاب کنید.
۵- مرور اهداف
پس از مدتی، اهداف پروژه را مرور کنید. بررسی اهداف منجر به کشف تغییرات احتمالی و ارائه اقدامات اصلاحی خواهد شد. چنین اقداماتی میتواند اثرات نامطلوب روی پروژه را کاهش دهد.
۶- برنامهریزی کاهش ریسک
تیم باید برای هر خطر یک برنامه واکنشی طراحی کند یا برای جلوگیری از وقوع خطر یا برای مقابله موثر با آن در صورت وقوع راهکار دهد.
۷- نظارت و بررسی ریسک
پس از تنظیم برنامههایی برای پاسخگویی به خطرات، کار تیم هنوز به پایان نرسیده است. بنابراین باید بهطور مستمر ریسکهای موجود را بررسی و ریسکهای جدید را با پیشروی پروژه ارزیابی کنید چون ممکن است در طول پروژه، احتمال و تاثیر خطرات تغییر کند.
نحوه انجام تحلیل کیفی ریسک
اگر روش کیفی را برای تحلیل ریسک انتخاب کردهاید باید مراحل زیر را دنبال کنید.
۱- ایجاد فهرستی از خطرات
برای اینکه آسیبپذیری سیستمها و فرایندها را بررسی کنید به فهرستی از خطرات نیاز دارید. این خطرات میتواند از منابع مختلفی ناشی شود که معمولا به شرح زیر هستند.
- محدودیتهای زمانی
- تناقضات بودجه
- مسائل درونتیمی
- تخصیص منابع
- محدوده پروژه
۲- تعیین احتمال ریسک
خطرات بالقوهای که تیم پیدا کردهاند را با استفاده از یک مقیاس احتمال برای تعیین احتمال رخداد آنها ارزیابی کنید. به هر ریسک، یک رتبۀ احتمال بالا/فاجعهآمیز (۱۰۰)، متوسط/بحرانی (۵۰) و کم/حاشیه (۱۰) اختصاص دهید. برای این کار میتوانید از پروژههای گذشته استفاده کنید.
۳- ایجاد یک ماتریس و طبقهبندی ریسکها
پس از بهدست آوردن احتمال، ریسکها را در نمودار یا ماتریس سازماندهی کنید. یک ماتریس احتمال را در مقیاس کم (صفر) تا زیاد (یک) ثبت کرده و شدت تاثیر یک ریسک را بر پروژه اندازهگیری میکند. با ماتریس میتوانید خطرات را دستهبندی و سازماندهی کنید تا یک نمایش بصری برای وضوح بیشتر و تجزیه و تحلیل ریسک پروژه داشته باشید. دستهبندی خطرات میتواند بهصورت زیر باشد.
- مناطق آسیبپذیر: هر پروژه دارای نقاط ضعف است. تحلیل ریسک میتواند به تیم برای تمرکز روی این نقاط و تقویت آنها کمک کند.
- علل مشترک: برخی از خطرات، اثرات مشابهی در بخشهای مختلف پروژه دارند.
- سطوح تاثیر: ریسکهای مختلف میتوانند تاثیر قابلتوجهی بر کل پروژه داشته باشند. یک ریسک میتواند بیش از سایر ریسکها هزینه داشته باشد.
عواقب | |||||
احتمال | ناچیز
(خطر بهراحتی با فرایند عادی روزانه کاهش پیدا میکند) |
جزئی
(تاخیر تا ۱۰درصد از برنامه و هزینه اضافی تا ۱۰درصد از بودجه) |
در حد متوسط
(تاخیر تا ۳۰درصد از برنامه و هزینه اضافی تا ۳۰درصد از بودجه) |
عمده
(تاخیر تا ۵۰درصداز برنامه و هزینه اضافی تا ۵۰درصد از بودجه) |
فاجعهآمیز
(پروژه رها شده است) |
مسلّم یا قطعی (Certain)
احتمال بیش از ۹۰% |
بالا | بالا | بسیار بالا | بسیار بالا | بسیار بالا |
احتمال بالا (Likely)
احتمال بین ۵۰% تا ۹۰% |
در حد متوسط | بالا | بالا | بسیار بالا | بسیار بالا |
در حد متوسط (Moderate)
احتمال بین ۱۰% تا ۵۰% |
پایین | در حد متوسط | بالا | بسیار بالا | بسیار بالا |
بعید (Unlikely)
احتمال بین ۳% تا ۱۰% |
پایین | پایین | در حد متوسط | بالا | بسیار بالا |
نادر (Rare)
احتمال کمتر از ۳% |
پایین | پایین | در حد متوسط | بالا | بالا |
اگر به هر کدام از موارد فوق مقدار دهید، ماتریس ریسک به شکل زیر خواهد بود.
عواقب | |||||
احتمال | بسیار نادر (۱) | بعید (۲) | ممکن (۳) | به احتمال زیاد (۴) | تقریبا قطعی (۵) |
تاثیر ناچیز یا بدون تاثیر (۱) | ۱ | ۲ | ۳ | ۴ | ۵ |
تایر جزئی (۲) | ۲ | ۴ | ۶ | ۸ | ۱۰ |
تاثیر متوسط (۳) | ۳ | ۶ | ۹ | ۱۲ | ۱۵ |
تاثیر عمده (۴) | ۴ | ۸ | ۱۲ | ۱۶ | ۲۰ |
تاثیر فاجعهبار (۵) | ۵ | ۱۰ | ۱۵ | ۲۰ | ۲۵ |
۴- اجرای راهحلها
با بررسی احتمال، تاثیر و فوریت هر ریسک میتوانید آن را تجزیهوتحلیل و یک برنامۀ عملیاتی ایجاد کنید. کاهش خطرات مستلزم برنامهریزی دقیق است. بنابراین باید پس از بررسی ریسکها، راهحلهایی متناسب با زمان و بودجه ارائه کنید.
۵- ارزیابی خطرات
ارزیابی دادهها، روشها و اقدامات در تحلیل ریسک پروژه ضروری هستند. ممکن است برخی از خطرات تغییر کنند یا خطرات جدید ظهور کنند که روی میزان ریسک تاثیر میگذارند. بنابراین بهصورت مستمر پیشرفت پروژه را زیر نظر داشته و خطرات را شناسایی و راهحلی مناسب در پیش بگیرید.
مدیریت ریسک پروژه؛ راهکارها و پیشنهادات
مدیریت ریسک شامل شناسایی ریسکهایی است که احتمالا روی پروژه تاثیر میگذارند. ابزارهای مدیریت پروژه، مدیریت ریسک را آسانتر میکنند چون امکان سازماندهی پروژه را از ابتدا تا انتها فراهم خواهند کرد. با شناسایی ریسکها و اندازهگیری احتمال آنها باید برای تحلیل ریسک پروژه اقدام کنید تا تاثیر آنها کاهش پیدا کند. فراموش نکنید که برای کاهش ریسک پروژه باید از قبل برنامهریزی داشته باشید. مرحله برنامهریزی مهمترین بخش از هر پروژه بوده و مستقیما روی موفقیت آن تاثیر دارد. با شناسایی خطرات، تحلیل و ارائه راهحل مناسب میتوانید جلوی سقوط پروژه را بگیرید.
https://www.indeed.com/career-advice/career-development/risk-analysis-project-management
https://www.indeed.com/career-advice/career-development/quantitative-risk-analysis
https://www.indeed.com/career-advice/career-development/qualitative-risk-analysis
https://asana.com/resources/project-risks
https://monday.com/blog/project-management/risk-analysis-in-project-management/
https://www.smartsheet.com/content/project-risk-assessment
https://www.ukessays.com/essays/statistics/risk-analysis-methods.php
https://www.smartsheet.com/content/project-risk-assessment
https://www.smartsheet.com/content/project-risk-analysis
https://www.ecu.edu.au/__data/assets/pdf_file/0005/680468/Information-about-Writing-a-Risk-Assessment-and-Management-Plan.pdf
https://www.projectmanager.com/training/how-to-analyze-risks-project#:~:text=At%20a%20basic%20level%2C%20there,qualitative%20and%20quantitative%20risk%20analysis.
https://www.vectorsolutions.com/resources/blogs/three-phases-risk-assessment-risk-management-basics/#:~:text=Risk%20assessment%20is%20the%20name,Risk%20Evaluation
https://www.pmi.org/learning/library/risk-analysis-project-management-7070#:~:text=Risk%20analysis%20involves%20examining%20how,be%20taken%20to%20mitigate%20them.
دیدگاهتان را بنویسید