جلسات اسکرام در رویکرد اجایل یا چابک، بخشی از یک چارچوب ارزشمند هستند که باعث انتقال موثر اطلاعات و جمع‌آوری بازخورد سازنده از تیم‌های مختلف، به ویژه تیم توسعه می‌شوند و به حفظ همسویی و تمرکز تیم بر روی اهداف تعریف شده برای اسپرینت کمک می‌کنند. آیا می‌دانستید که روزانه ۵۵ میلیون جلسه تنها در ایالات متحده برگزار می‌شود و یک کارمند به طور متوسط سه ساعت در هفته را در جلسات سپری می‌کند؟
جای تعجب نیست که کارکنان معمولا از جلسات متنفرند. با این حال، جلسات یکی از بهترین راه‌های ارتباطی است که به مدیریت پروژه اثربخش کمک می‌کند. تنها اشکال این است که اکثر این جلسه‌ها بی‌نتیجه هستند. خوشبختانه، جلسه‌های اسکرام بخشی از یک چارچوب ارزشمند و منبع انتقال اطلاعات و جمع‌آوری بازخورد سازنده از تیم‌های مختلف، به‌ویژه تیم توسعه هستند و کمک می‌کنند تا تیم در یک راستا و متمرکز بر اهداف تعریف‌شده در اسپرینت باشد.
خوشبختانه، راه حل این مشکل وجود دارد. جلسات اسکرام، یک چارچوب بهینه از جلسه هستند که علاوه بر صرفه‌جویی در زمان، ارزش افزوده زیادی دارند و به تیم‌های مختلف در راستای رسیدن به اهداف خود کمک می‌کنند. این جلسات نه تنها زمان صرف شده در اتاق‌های کنفرانس را کاهش می‌دهند، بلکه ثابت شده است که بهره‌وری گروه را هم افزایش می‌دهند.
اسکرام چیست؟
اسکرام یک چارچوب یا فریم‌ورک چابک (Agile) است که به تیم‌ها، افراد و سازمان‌ها کمک می‌کند تا با هم کار کنند و مشکلات پیچیده را حل کنند و در عین حال محصولات ارزشمندی را به صورت کارآمد و سازنده ارائه کنند. Scrum تیم‌ها را تشویق می‌کند تا در حین کار روی پروژه‌ها، تسک‌های خود را سازماندهی کنند، درباره موفقیت‌ها و ناکامی‌های خود فکر کنند تا به پیشرفت ادامه دهند و از تجربه‌های خود یاد بگیرند.
طبق راهنمای سایت scrumguides.org، تعریف Scrum شامل:
«مسئولیت‌های اسکرام، رویدادها، اسناد و قوانینی است که آن‌ها را به هم پیوند می‌دهد».
اسکرام بر همکاری تیمی و تصمیم‌گیری تمرکز دارد و در آن پروژه‌ها به اسپرینت‌های زمان‌بندی شده تقسیم می‌شوند. اعضای تیم در شروع هر اسپرینت جمع می‌شوند تا آنچه را که می‌خواهند در اسپرینت پیش رو انجام دهند، بررسی کنند. تیم‌های اسکرام به طور مکرر در طول هر اسپرینت به این جلسه‌ها ادامه می‌دهند.
جلسات اسکرام و برگزاری آن‌ها چه مزایای دارند؟
برگزاری جلسات Scrum مزایای زیادی دارد، اما می‌توانیم بگوییم مهم‌ترین مزیت برگزاری جلسات اسکرام این است که مطمئن می‌شوید، همه اعضای تیم در مورد کارهایی که باید انجام شوند، موانعی که سرعت انجام کارها را کاهش می‌دهند و پیشرفت‌هایی که باید برای رسیدن به هدف انجام شود، به دیدگاه مشترکی رسیده‌اند.
در ادامه به دیگر مزایای جلسات اسکرام اشاره می‌کنیم:
- دادن اطلاعات واضح و مشخص به اعضای تیم در مورد وظایف و مسئولیت‌هایشان در اسپرینت پیش‌رو
- اجازه دادن به تیم برای ارزیابی عملکرد خود پس از تکمیل محصول
- کمک کردن به تیم برای شناسایی موانع، قبل از تبدیل شدن به مشکلات جدی
- امکان ارائه راهکارهای عملی توسط تیم برای بهتر شدن کارها و فرایندها در اسپرینت‌های بعدی
انواع مختلف جلسات Scrum
در طول هر اسپرینت، تیم شما باید پنج نوع جلسه اسکرام داشته باشد. اکثر این جلسات بسته به زمان‌بندی، فقط یک بار برگزار می‌شوند.
جلسه برنامه‌ریزی اسپرینت (Sprint Planning Meeting)
در روش Scrum، پروژه‌ها به بلوک‌های زمانی به نام اسپرینت تقسیم می‌شوند. جلسه برنامه‌ریزی اسپرینت یک رویداد اسکرام است که در آن همه تیم، از جمله مدیر محصول، اسکرام مستر و تیم پروژه، در جلسه‌ای شرکت می‌کنند تا موارد عقب افتاده در پروژه را بررسی و تعیین کنند چه مواردی برای اسپرینت بعدی در اولویت هستند. هر یک از اعضای تیم باید به وضوح بفهمد که در اسپرینت بعدی چه چیزی قرار است ارائه شود و چگونه باید آن را به انجام برساند.
جلسه برنامه‌ریزی اسپرینت در اولین روز اسپرینت جدید و بعد از جلسه بررسی اسپرینت و جلسه رتروسپکتیو انجام می‌شود. این کار باعث می‌شود که موارد مطرح شده در این جلسه‌ها هنگام برنامه‌ریزی اسپرینت جدید در نظر گرفته شود.
- در طول جلسه برنامه‌ریزی تیم باید یک هدف مشخص برای اسپرینت پیش‌رو با توجه به اهداف پروژه تعریف کنند.
- بک‌لاگ محصول را با توجه به هدف تعیین شده در اسپرینت و در راستای انجام آن بررسی کنید.
بهترین مکان برای برگزاری جلسه برنامه‌ریزی اسپرینت اتاقی است که تیم در آن مستقر است چون می‌توانید به اطلاعات لازم دسترسی داشته باشید. مزیت اصلی برنامه‌ریزی اسپرینت این است که به تیم فرصتی می‌دهد تا برای شروع یک اسپرینت جدید، با درک بهتر از وظایفی که برای آن اسپرینت انجام خواهند داد و با توجه به استراتژی و رویکرد اولیه پروژه، برنامه‌ریزی کنند.
جلسه روزانه اسکرام (Daily Scrum Meeting)
جلسه‌های روزانه Scrum که به جلسات سرپایی (Stand-Up Meetings) هم شهرت دارند، جلسات روزانه کوتاهی هستند که به اعضای تیم اجازه می‌دهند تا میزان پیشرفت کارها و مسائل جدید را با هم بررسی کنند و به‌روزرسانی‌ها را به اشتراک بگذارند. به طور معمول این جلسه‌ها هر روز و در یک مکان و زمان برگزار می‌شوند و مدت زمان آن‌ها نباید بیشتر از ۱۵ دقیقه باشند.
هدف اصلی این جلسات این است که به طور مختصر در مورد وضعیت تسک‌ها و هر مانعی که بر سرانجام آن‌ها وجود دارد، صحبت شود و اطمینان حاصل شود که اهداف تیم و مالک محصول در یک راستا هستند. اسکرام مستر اغلب با پرسیدن سه سوال مهم جلسات استندآپ روزانه را برگزار می‌کند و اعضای تیم باید به این سوا‌ل‌ها پاسخ دهند:
- دیروز چه کاری انجام دادی؟
- امروز چه کاری انجام می‌دهی؟
- چه موضوعی مانع انجام کار تو شد؟
در حالت ایده‌آل جلسه‌های روزانه اسکرام خلاصه و با دستور جلسه‌ای کاملا متمرکز هستند. آن‌ها باید به یک مرور کلی از تک تک کارها و جلساتی که اعضا تیم قصد انجام آن‌ها را دارند، تبدیل شوند. برگزاری جلسه‌های مداوم روزانه، به تیم‌ها کمک می‌کند تا با آنچه در شرکت در جریان است هماهنگ باشند، موانع را حذف و کارهای روزانه را به درستی برنامه‌ریزی کنند.
جلسه بررسی اسپرینت (Sprint Review Meeting)
جلسه بررسی اسپرینت یکی از مهم‌ترین جلسات در روش Scrum است که در آن اعضای تیم در کنار هم کارهای انجام شده برای پروژه را بررسی و مشخص می‌کنند که آیا نیاز به تغییر وجود دارد یا خیر؟ این جلسه اغلب در پایان هر اسپرینت، توسط تیم توسعه برگزار می‌شود که در آن وظایف یا تسک‌هایی را که در طول اسپرینت انجام داده‌اند به سایرین ارائه می‌کنند.
هدف از بررسی اسپرینت اطلاع‌رسانی و به‌روزرسانی وضعیت پروژه و تسک‌ها نیست، بلکه توضیح این است که پروژه چه ارزشی به شرکت می‌افزاید. بنابراین، حضور اعضایی که کارها را انجام داده‌اند، ضروری است. از دیگر مزایای این جلسه می‌توانیم به امکان گرفتن بازخورد از سهامداران و ذی‌نفعان درباره کارهای انجام شده در اسپرینت اشاره کنیم.
پیشنهاد مطالعه: مقایسه روش چابک و اجایل
یک بازبینی موثر و سریع معمولا حدود دو تا چهار ساعت طول می‌کشد و موانعی مانند سرعت، ویژگی‌های جدید، و بررسی اینکه آیا هدف اسپرینت محقق شده است یا خیر، دارد. اسکرام مسترها جلسات را تسهیل و اطمینان حاصل می‌کنند که به همه مسائل رسیدگی می‌شود.
برای بررسی موثر یک اسپرینت معمولا بین ۲ تا ۴ ساعت زمان لازم دارد و شامل بررسی موانع پیش‌آمده در توسعه قابلیت‌ها (فیچرها)، وضعیت توسعه قابلیت‌های جدید و میزان برآورده شدن اهداف تعیین شده در شروع اسپرینت است. نقش اسکرام مسترها در این جلسات تسهیل‌گری و مطمئن شدن از این موضوع است که به همه مشکلات رسیدگی می‌شود.
دستور کار جلسه‌های بررسی اسپرینت شامل موارد زیر است:
- نشان دادن نسخه آزمایشی محصول (Product demo) برای ارائه وظایف انجام و تکمیل شده در طول اسپرینت
- بررسی داستان‌های کاربر (User stories) برای تایید داستان‌های تکمیل شده و بحث در مورد نحوه رسیدگی به داستان‌های ناقص
- بررسی بک‌لاگ محصول برای ارزیابی و انجام هماهنگی‌های لازم
موارد دیگری مثل قوانین شرکت در جلسه یا افراد حاضر در جلسه هم ممکن است در این دستور کار آورده شود.
جلسه رتروسپکتیو اسپرینت (Sprint Retrospective)
جلسه رتروسپکتیو اسپرینت یک جلسه زمان‌بندی شده در اسکرام است که بعد از جلسه بررسی اسپرینت و قبل از جلسه برنامه‌ریزی اسپرینت برگزار می‌شود. هدف اصلی این جلسه این است که بررسی کنیم در طول اسپرینت چه کاری درست و چه کاری اشتباه انجام شده است. معمولا تیم‌ها فرصت زیادی ندارند تا در مورد پروژه‌ها و تغییرات لازم در آن‌ها فکر کند. در جلسه رتروسپکتیو امکان صحبت و بررسی درباره هر چیزی که بر شیوه توسعه و بهبود محصولات تاثیر می‌گذارد، از جمله ابزارها، فرایندها، محیط، اسناد و موارد دیگر فراهم می‌شود.
در جلسه رتروسپکتیو، تیم موارد زیر را با هم بررسی می‌کنند:
- چه کاری در طول اسپرینت به خوبی انجام شد.
- چه کارهایی طبق برنامه پیش نرفت.
- چه چیزی باید در اسپرینت بعدی باید بهبود پیدا کند.
حتی اگر آخرین اسپرینت موفقیت آمیز بود، همیشه فرصت بهبود وجود دارد و نحوه بهبود همیشه در جلسه رتروسپکتیو مورد بحث قرار می‌گیرد. همه افراد تیم اجازه دارند بدون سرزنش کردن سایر اعضا، ایده‌هایی برای بهبود ارائه دهند یا از فرایندها و روش انجام کارها انتقاد کنند. حتی ممکن است برای انجام دادن یا انجام ندادن بعضی از روش‌ها رای‌گیری شود.
جلسه اصلاح بک لاگ (Backlog Refinement Meeting) یا
جلسه تحلیل و بهینه‌سازی بک‌لاگ (Product Backlog Grooming)
اصلاح بک لاگ، که قبلا به عنوان تحلیل و بهینه‌سازی بک‌لاگ شناخته می‌شد، به تیم‌ها کمک می‌کند تا فرایند توسعه خود را برای اسپرینت بعدی اصلاح کنند و مطمئن شوند که همیشه وظایف کاملا تعریف‌شده‌ای دارند که باید انجام شوند. با توجه به راهنمای Scrum، اصلاح بک‌لاگ یک «فرایند مداوم و جاری» است و نه یک جلسه زمان‌بندی شده که یکبار در اسپرینت برگزار می‌شود. برخلاف جلسه برنامه‌ریزی و جلسه رتروسپکتیو که مکان و زمان در فرایند چابک تعریف شده است، جلسه پالایش بک‌لاگ دستورالعمل‌های تعریف‌شده‌ای در مورد زمان یا چگونگی اجرایی شدن آن ندارد.
شما می‌توانید به فهرستی از کارها و بهبودهایی که باید برای پیشبرد محصول انجام شوند، فکر کنید. این کار شامل بسیاری از فعالیت‌ها مانند افزودن جزئیات دقیق مورد نیاز محصول با توجه به اطلاعات جدید، برآورد کلی تلاش مورد نیاز برای تکمیل یک کار عقب افتاده و برآورد دقیق‌تر تلاش لازم با استفاده از تکنیک‌های مختلف است.
مهم‌ترین اهداف جلسه‌های اصلاح بک‌لاگ شامل موارد زیر است:
- اضافه کردن کارها یا جزئیات جدید به بک‌لاگ
- الویت‌بندی کارها در بک‌لاگ محصول
- همسو کردن کارهای بک‌لاگ با KPI ها و OKR های تعریف شده
- بررسی مناسب بودن اندازه User Story های تعریف شده در بک‌لاگ
انجام درست فرایند اصلاح بک‌لاگ به تیم‌ها کمک می‌کند تا تفاوت بین محصولاتی که باید آماده شوند و نیازمندی‌ها را درک کنند. همچنین برنامه‌ریزی اسپرینت را آسان‌تر می‌کند چون کارها از قبل به خوبی تعریف شده‌اند. هدف این است که فهرست کارهای مورد نیاز تا حدامکان به‌روز باشد و جزئيات دقیقی را در اختیار تیم قرار دهد.
اشتباهات رایج در جلسات اسکرام
برای پیشبرد مناسب پروژه لازم است اعضای تیم ارتباط خوبی با هم داشته باشند و همچنین در راستای اهداف تعریف شده برای پروژه همسو باشند. برگزاری جلسات Scrum به این همسو شدن کمک زیادی می‌کند اما باید در نظر داشت اشتباهات ساده‌ای ممکن است باعث ناکارآمدی این جلسات شوند که بعضی از آن‌ها شامل موارد زیر می‌شود:
- جلسات اسکرام برای معرفی و صحبت درباره ایده‌ها و محصولات جدید نیستند و برای این منظور طراحی نشده‌اند. جلسه‌های دیگری را برای بحث درباره یک محصول جدید تعیین کنید و در راستای اهداف تعریف شده برای پروژه و محصول حرکت کنید.
- منتظر افرادی که در جلسه حضور نیافتند یا دیر کرده‌اند، نمانید. این بی‌احترامی به زمان ارزشمند دیگران است.
- هنگامی که اعضای تیم در حال به اشتراک‌گذاری موانعی هستند که بر جریان کارهایشان در پروژه تاثیر می‌گذارند، آن‌ها را محدود نکنید. اجازه دهید اعضای تیم شما در این جلسات احساس ارزشمندی کنند.
جمع‌بندی
در این مقاله سعی کردیم جلسات مختلفی که در روش اسکرام برگزار می شوند را با هم بررسی کنیم و مزایا و اشتباهات رایج را هم مرور کردیم. نباید فراموش کنیم که جلسات Scrum برای کسب نتایج عالی طراحی شده‌اند. همه تیم‌ها می‌توانند از مزایای این جلسه‌ها استفاده کنند چون ساختار مناسبی برای دستیابی به اهداف تعیین شده، فراهم می‌کنند. در عین حال که استفاده از روش‌های ناکارآمد می‌تواند توانایی اعضا را برای دستیابی به اهدافشان محدود کند، جلسه‌های اسکرام با ساختار مناسب و موثر، تیم‌ها را برای موفقیت بلندمدت توانمند می‌کند.
