ما وسط یک انتقال بزرگ یعنی کار کردن از راه دور به صورت ترکیبی (دورکاری + حضوری) هستیم. از آنجایی که این تغییر در حال رخ دادن است، لازم است مدیران با تیم‌هایشان قوانین مشخصی را در رابطه با ارتباطات کاری و دیجیتال برقرار کنند. داشتن یک راهنمای دقیق به شما کمک خواهد کرد که مطمئن شوید همه اعضای تیمتان در یک مسیر هستند و انتظارات و برداشت‌های یکسانی دارند. نویسنده این مقاله راهنمایی‌هایی را برای این که چگونه این قواعد را داشته باشید، ارائه می‌دهد که شامل مواردی مثل نحوه برقراری مکالمه و شیوه اطمینان پیدا کردن از این که افراد تیم به این قواعد پایبند هستند یا نه می‌شود.
روش‌های ارتباطات کاری
زمانی که در دفتر کار حضور داشتیم، همه‌ما قوانین نانوشته ارتباطات را می‌دانستیم. اگر کسی هدفون بزرگی گذاشته بود، احتمالا روی کار تمرکز کرده بود و نمی‌خواست کسی با صحبت درباره آخرین شایعات مزاحمش شود. یا اگر قرار بود تیم شما یک جلسه مهم با یک مشتری داشته باشد، شما به سرعت سوالات دقیقه آخری را قبل از ورود به اتاق بررسی می‌کردید.
همه ما این هنجارهای ارتباطی را با مشاهده همکاران خود یاد گرفتیم. اما در حال حاضر و همگام با تغییر سریع به سمت کار ترکیبی، نیاز به ایجاد قوانین جدید برای ارتباطات دیجیتال وجود دارد. به نوعی به نظر می‌رسد که هرچه پلتفرم‌های بیشتری در اختیار داشته باشیم، ارتباطات دیجیتالی پیچیده‌تر می‌شود. من در این ماه یک مطالعه تحقیقاتی را با کویستر به نام “بحران ارتباطات دیجیتال” منتشر کردم تا چالش‌هایی که همه ما در ارتباطات دیجیتال در محل کار با آنها مواجه هستیم را درک کنم. از طریق بررسی تقریبا ۲۰۰۰ کارمند اداری، ما دریافتیم که بیش از ۷۰ % افراد، نوعی ارتباط نامشخص را با همکاران خود تجربه کرده‌اند. این موضوع باعث هدر رفتن زمان کارکنان حدود ۴ ساعت در هفته است که به دلیل ارتباطات دیجیتال ضعیف یا گیج‌کننده اتفاق می‌افتد؛ از این بابت به طور متوسط در اقتصاد آمریکا سالانه ۱۸۸ میلیارد دلار نابود می‌شود.
این یک مثال از یک سازمان است که با این مساله دست و پنجه نرم می‌کند. این سازمان من را برای ارزیابی و بررسی کانال‌های ارتباطات دیجیتال یک تیم درون سازمانی خود در نظر گرفت. رهبر این بخش می‌خواست بداند که چرا این همه اختلال در کار روزانه وجود دارد؟ مواردی مانند از دست رفتن ددلاین‌‌ها، نادیده گرفتن ایمیل‌ها، گزارش مکالمات نامناسب در چت‌ها و …
مدت زیادی طول نکشید که متوجه شدم تیم مورد نظر از ابزارهای همکاری به شیوه‌ای نامناسب استفاده می‌کند. Microsoft Teams chat برای اعضای این تیم به یک ابزار انحرافی تبدیل شده بود تا از مشارکت در جلسه‌های ویدیو کال و تصویری و جلسات مجازی اجتناب کنند. اعضا پیام‌ها و اسناد مشابه را با استفاده از ابزارهای مشارکت چندگانه به اشتراک می‌گذاشتند. این موضوع کار هر کسی را برای اینکه بداند برای استفاده از آنها به کجا باید مراجعه کند سخت می‌کرد.در نهایت، برخی از اعضا با استفاده از پیام‌های کوتاه ۱۰ کلمه‌ای در مورد وظایف اظهار نظر می‌کردند؛ بدون این که توضیح دهند که آیا پیام آنها یک نظر است و یا یا یک درخواست برای انجام یک کار.
در نهایت من و تیم قواعدی را برای بهترین و مناسب‌ترین روش استفاده از هر کانال ارتباطی ایجاد کردیم. که در ادامه به آن می‌پردازیم:
تنظیم قواعد کانال‌های ارتباطی
با استفاده از این نمودار به عنوان الگو دستورالعمل‌هایی را برای تیم خود تنظیم کنید همچنین پیشنهاد می‌کنم یک جلسه را تنها با هدف انجام این بحث و ایجاد قواعد مناسب برنامه‌ریزی کنید. برای ترویج یک گفت و گوی باز این نشست را به عنوان یک جلسه طوفان فکری گروهی و یک جلسه کاری در نظر بگیرید. در اینجا به چند سوال برای ادامه مکالمه اشاره می‌کنیم:
- بیش‌ترین تجربه مشترک شما در هر یک از این کانال‌ها چه بوده‌است؟
- پیام رسان
- ایمیل
- تماس تصویری
- پیامک
- براساس این تجربیات مثبت، قواعدی که ما می‌خواهیم برای هر کانال ایجاد کنیم، چه هستند؟ در حالی که که این دستورالعمل‌ها را تنظیم می‌کنید، در مورد طول پیام، پیچیدگی و زمان پاسخ‌دهی فکر کنید.
- چه مدت برای یک پیام فوری طولانی است؟
- آیا می‌خواهید محدودیتی برای تعداد افراد در یک پیام گروهی در نظر بگیرید؟
- چه زمانی مناسب است که به کسی پیامک ارسال کنید؟
- زمان پاسخگویی مورد انتظار برای ایمیل‌ها چقدر است؟
- زمانی که ما به یک دفتر ترکیبی منتقل می‌شویم، چگونه درباره کارمندان دورکار قضاوت نکنیم و از تعصبات احتمالی اجتناب کنیم؟
- با توجه به این که بسیاری از ما به طور ناهمگام کار می‌کنیم، چگونه مطمئن می‌شویم که هنگام کار با هم ارتباط مناسب برقرار کنیم و در عین حال به زمان شخصی افراد هم احترام بگذاریم؟
تعیین قواعد و ارتباطات کاری
هنگامی که قواعد ارتباطی تیم خود را تعیین کردید، بخش سخت این است که مطمئن شوید که تیم به آنها پایبند است. بیشتر افراد عادت دارند به روش‌های قدیمی خود بازگردند. با توجه به این تمایل، من با تیم کار کردم تا دو یا سه حامی کانال را شناسایی کنم که نقش آنها تشویق بهترین شیوه ها در هر کانال و دادن فریاد به کسانی بود که رفتارهای درست را الگوبرداری می کردند.با توجه به این تمایل، من با تیم تمرین کردم و دو یا سه کانال حمایت‌کننده را در نظر گرفتم، که نقش آنها تشویق بهترین شیوه ارتباطی در هر کانال و ارسال پیام تبریک به افرادی بود که از رفتارهای درست الگوبرداری می‌کردند.
ما همچنین شیوه‌ای را برای حذف موقعیت‌هایی طراحی کرده‌ایم که در آن افراد به صورت غیرضروری محتوا را در کانال‌های متعدد کپی می‌کنند که با استفاده از هشتگ #killduplication به عنوان پاسخی در هنگام ارسال پیام در کانال اشتباه، نمایش داده می‌شود. اگر فردی به قواعد همکاری ترکیبی پایبند نباشد، اعضای تیم تشویق می‌شوند تا با «#killduplication» پاسخ دهند تا هم به عنوان یک سمبل پاسخ شناسایی شود و هم به صورت سرگرم‌کننده‌ای یادگیری رفتار جدید را تقویت کنند. عبارت #killduplication در حال حاضر یک اصل اساسی در فرهنگ تیمی است، که به کاهش زمان هدررفته کمک می‌کند و باعث می‌شود مطمئنم شویم که همکاران از رسانه‌های دیجیتال استفاده بهینه‌ای دارند.
جمع‌بندی
ما در میانه یک گذار بزرگ از کار به صورت دورکاری به کار ترکیبی هستیم. همانطور که این تغییر در حال رخ دادن است، لازم است مدیران قواعد مربوط به ارتباطات دیجیتال را با تیم‌هایشان ایجاد کنند.داشتن یک راهنمای دقیق به شما کمک خواهد کرد بدون توجه به این که چه کسی از کجا کار می‌کند مطمئن شوید که همه اعضای تیم با هم هماهنگ هستند و انتظارات یکسانی دارند.
این مقاله ترجمه شده Did You Get My Slack/Email/Text از وبسایت HRB است.
نویسنده: تیم مارکتینگ آسا
