اگر مدیر پروژه یا مدیر یک تیم باشید که روی فرایندهای مختلفی کار می‌کند، احتمالا برای شما هم این سوال پیش آمده است که بهترین نرمافزار مدیریت پروژه چیست؟ برای پاسخ به این سوال، ابتدا باید با فرایند مدیریت پروژه و چرایی این فرایند آشنا شویم و سپس دلایل نیاز کسب و کارها به ابزارهای مدیریت پروژه را بررسی کنیم. نیازمندی‌هایی مانند مدیریت زمان و منابع، تخصیص وظایف، برنامه‌ریزی بلند مدت و میان مدت و پیش‌بینی فرایند پروژه، از دلایلی هستند که باعث محبوبیت ابزارهای مدیریت پروژه میشوند.
امروزه راهکارهای مختلفی برای مدیریت پروژه با قیمت‌ها و ویژگی‌های مختلف وجود دارند که تصمیم‌گیری و انتخاب بهترین راهکار را سخت میکنند. در این مقاله از بلاگ آسا، قصد داریم تا بیشتر با این فرایند حیاتی در کسب و کار آشنا شویم و سپس بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه را معرفی کنیم. با ما همراه باشید.
نرمافزار مدیریت پروژه چیست؟
نرم افزار مدیریت پروژه، یک پلتفرم یا ابزار دیجیتال است که کسب‌و‌کارها، تیم‌های کوچک یا افراد به صورت مستقل، از آن برای مدیریت فرایند‌ها و پروژه‌های خود استفاده میکنند. از شاخص‌ترین کارکردهای ابزارهای مدیریت پروژه می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:
- برنامه‌ریزی پروژه
- تخصیص و پیگیری منابع پروژه
- آماده کردن زمانبندی و بازه زمانی اجرای پروژه و وظایف
- تخصیص وظایف
- پیگیری میزان پیشرفت پروژه
- دریافت و پیاده‌سازی اطلاعات و ایده‌ها
- همکاری اعضای تیم برای تکمیل پروژه
- سازماندهی و ذخیره‌سازی اسناد
- پیدا کردن و سازماندهی ویژگی‌های جدید
چرا باید از نرمافزارهای مدیریت پروژه استفاده کنیم؟
روز به روز با گذشت زمان پروژهها پیچیدگی بیشتری پیدا میکنند. چون عواملی مثل پراکندگی جغرافیایی تیمها و دورکاری رواج بیشتری پیدا کرده است و تعامل موثر و مشارکت بین تیمها و افراد اهمیت بیشتری دارد. اگر این عوامل را به ماهیت پیچیده کار حرفهای اضافه کنیم، ضرورت انتخاب و استفاده از یک نرمافزار مدیریت پروژه مناسب بیشتر مشخص میشود. ابزارهای و نرمافزارهایی که در ادامه معرفی میشوند طیف گستردهای از مزایا و ویژگیها را ارائه میکنند تا به شما در رسیدن به اهدافی که تعیین کردهاید، کمک کنند.
بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه چه ویژگیهایی دارند؟
نرمافزارهای مدیریت پروژه ویژگیهایی اصلی که اکثر پروژهها برای موفقیت به آن نیاز دارند را در بر میگیرند. در عین حال هر کدام از این نرمافزارها ویژگی منحصربهفردی دارند که باعث میشوند، گزینه بهتری برای بعضی از تیمها یا سازمانها باشند. شما باید بر اساس مواردی مثل نوع پروژه، رویکرد تیم و نوع کسبوکار بهترین گزینه را انتخاب کنید.
اکثر این نرمافزارها ابزارهایی برای برنامه‌ریزی، تخصیص وظایف، زمانبندی، گزارشگیری و مواردی از این دست را دارند. خیلی از این ابزارها مثل «کانبان» یا «گانت»، چارت وابستگی بین فعالیت‌ها و میزان پیشرفت آن‌ها را هم نشان می‌دهند. بعضی از نرمافزارهای مدیریت پروژه هم ویژگیها و قابلیت‌های خاصی مثل مواردی زیر را دارند:
- ابزارهای اجتماعی و مشارکتی
- ابزارهای طراحی
- امکان تجزیه و تحلیل پیشرفته
- پایگاه‌های داده
- ابزارهای مالی و صورت وضعیت
- ردیاب زمان یا عادت
- ابزارهای اتوماسیون قابل تنظیم
- مشخص کردن امکانات
کاربردهای نرم افزارهای Project Management
از برنامه‌های مدیریت پروژه می‌توان روی دسکتاپ و گوشی‌های تلفن همراه اندرویدی یا iOS برای مدیریت، توسعه و تکمیل یک پروژه استفاده کرد. در بیشتر اوقات نسخه‌های دسکتاپ کاربردی‌تر هستند. این در دسترس بودن به اعضای تیم اجازه می‌دهد به سادگی، در هر زمان و مکان و با انعطاف بیشتری از روند اجرای پروژه مطلع شوند و به فعالیت خود ادامه دهند. با استفاده از این نرمافزارها می‌توانید پروژه خود را سازماندهی کنید، یک دید کلی و جدول زمانی برای اعضای تیم ایجاد کنید، وظایف یا نقش‌ها را تعیین کنید، تخصیص منابع را مدیریت کنید و تا پایان پروژه خود آن را پیگیری کنید.
استفاده از نسخه‌های موبایلی نرمافزارهای مدیریت پروژه مزایای زیادی دارند. مواردی مثل در دسترس بودن در هر زمان و مکان، گرفتن و یادآوری وظایف، دنبال کردن میزان پیشرفت و غیره. در عین حال به دلیل کوچک بودن صفحه نمایش تلفن همراه استفاده از برنامه‌های مدیریت پروژه کمی خسته‌کننده میشود. به همین دلیل بهتر است برای انجام کارهای بزرگ یا پیچیده بیشتر از نسخه دسکتاپ نرمافزار بهره ببریم.
چطور یک نرمافزار مدیریت پروژه برای تیم خود انتخاب کنیم؟
برای انتخاب سیستم مدیریت پروژه مناسب، ابتدا یک بودجه‌ای ماهانه یا سالانه‌ای در نظر بگیرید. برای کار با بسیاری این نرمافزارها شما باید به ازای هر کاربر هزینه پرداخت کنید. بنابراین، در قدم اول در نظر بگیرید که چند نفر قرار است از این نرمافزار استفاده کنند؟ سپس هزینه‌ها را برآورد کنید.
در مرحله بعدی، فهرستی از ویژگی‌های اصلی که برای تکمیل پروژهها در تیم خود به آن نیاز دارید، آماده کنید. همچنین سطح تجربه فنی و مهارت‌های اعضای تیم خود را در استفاده از ابزارها در نظر بگیرید. بر اساس پروژه و شرکت خود، لیستی از ویژگی‌های لازم و منحصر‌به‌فرد تهیه کنید. به عنوان مثال، آیا به یک نرم‌افزاری نیاز دارید که به شما در صدور صورتحساب مشتریان یا همکاری با تیم‌های خارجی کمک کند؟
بعد از در نظر گرفتن موارد مورد نیاز فهرستی از نرمافزارهای مدیریت پروژه مد نظر خود آماده کنید و از نسخه رایگان یا آزمایشی آن‌ها استفاده کنید و آن را به صورت آزمایشی در اختیار بعضی از اعضای تیم قرار دهید و از آن‌ها بازخورد بگیرید. این کار باعث می شود مزایا و معایب پلتفرم‌ها را بسنجید و از مناسب‌ترین نسخه استفاده کنید.
معروف‌ترین نرمافزارهای مدیریت پروژه (Project Management)
در ادامه با برخی از بهترین نرمافزارهای مدیریت پروژه آشنا می‌شویم. این نرمافزارها عبارتند از:
- آسانا (Asana)
- جیرا (Jira)
- ترلو (Trello)
- تیم‌ورک (Teamwork)
- بیس‌کمپ (Basecamp)
- رایک (Wrike)
- زوهو (Zoho)
- مایکروسافت پراجکت (MS Project)
آسانا (ASANA)
در حال حاضر آسانا یکی از بهترین برنامه‌های موجود برای مدیریت پروژه است که گزینه‌های مختلفی برای نشان دادن وضعیت پروژهها دارد.
ویژگی‌های ASANA
- استفاده آسان از داشبورد و مکالمات
- داشتن ویژگی TEAM PAGES برای به اشتراک گذاری پیام‌ها با کل تیم
- ویژگی جعبه هوشمند (Smart Box) برای نشان دادن نوتیفیکیشن‌ها تنها برای یک عضو خاص در تیم
- امکان مشاهده فهرست، برد، تقویم و جدول زمانی
- امکان ادغام با سایر منابع داده مانند دراپ‌باکس، گیت‌هاب، گوگل درایو و غیره
- قابل استفاده روی وب و دستگاه‌های اندروید و iOS
هزینه ASANA
- هزینه استفاده از آسانا در حالت پایه برای تیمی تا ۱۵ عضو رایگان است.
- هزینه نسخه پریمیوم با امکاناتی مثل دیدن زمانبندی‌ها، قالب‌ها، وابستگی کارها و سایر امکانات ویژه به صورت ماهانه و برای هر عضو ۱۰/۹۹ دلار هزینه دارد.
مزایا و معایب آسانا
| مزایا | معایب |
|
|
بیس‌کمپ (Basecamp)
بیس‌کمپ یک ابزار مدیریت پروژه بسیار محبوب است که امکانات مشارکتی زیادی ارائه می‌دهد. بر خلاف اکثر برنامه‌ها قدرتمند که پیچیده هستند، Basecamp خیلی ساده است
ویژگی‌های Basecamp
- تقسیم کارها به پروژه‌هایی با ویژگیهایی مثل فهرست انجام کارها، تقویم، چت گروهی و غیره
- امکان ذخیره فایل‌ها، عکس‌ها، اسناد و غیره
- داشتن ویژگی بررسی خودکار برای هر پروژه و ارسال درخواست به‌روزرسانی وضعیت پروژه از کاربران
- داشتن ویژگی نمودارهای هیل که مختص بیس‌کمپ است و برای نشان دادن میزان پیشرفت پروژه انجام می شود. همچنین فهرست انجام کارها را هم در بالای نمودار نشان می‌دهد.
- قابل استفاده روی وب و دستگاه‌های اندروید، iOS، مک و ویندوز
هزینه بیس‌کمپ
- ۳۰ روز به صورت آزمایشی و رایگان
- ۹۹ دلار ماهیانه
- نسخه شخصی رایگان با تعداد کاربر، پروژه و فضای ذخیره‌سازی محدود
مزایا و معایب Basecamp
| مزایا | معایب |
|
|
جیرا (Jira)
جیرا پراستفاده‌ترین نرمافزار مدیریت پروژه‌ایست که توسط سازمان‌هااستفاده میشود. این نرم افزار که بر اساس چرخه عمر توسعه نرمافزار و رویکرد اجایل کار می‌کند.
ویژگی‌های جیرا
- امکان ایجاد برد کانبان و اسکرام
- امکان گزارش‌دهی لحظه‌ای
- امکان پیدا کردن و برطرف کردن راحت باگ‌ها
- امکان ایجاد ویژگیها خاص برای تیم توسعه
- امکان مرتب کردن و الویت‌بندی کارها در بک‌لاگ
- قابل استفاده روی وب، دستگاه‌های اندروید، iOS، مک و ویندوز و لینوکس
هزینه جیرا
- هزینه استفاده از جیرا در حالت پایه و ویژگی‌های محدود تا ۱۰ کاربر رایگان است.
- استفاده از جیرا برای تیم‌های ۱۰ تا ۱۰۰ نفره، به ازای هر کاربر به صورت ماهیانه ۷ دلار هزینه دارد.
معایب و مزایای Jira
| مزایا | معایب |
|
|
تیم‌ورک (Teamwork PM)
تیم‌ورک مجموعه‌ای از همه ویژگیهایی است که برای مدیریت و پیگیری وظایف به آن‌ها نیاز داریم. به همین خاطر اگر از مدیران پروژه بپرسید، تیم‌ورک را به عنوان یکی از ابزارهای محبوب خود معرفی میکنند.
ویژگی‌های تیم‌ورک
- کارکرد ساده و قابل درک
- امکان اضافه کردن مایلستون (Milestone)
- سهولت مدیریت وظایف
- گفت‌وگو در نرمافزار
- ذخیره فایل
- نمایش نمودارهای بصری مثل گانت‌چارت
- قابل استفاده روی وب، دستگاه‌های اندروید، iOS، مک، ویندوز و لینوکس
هزینه تیم‌ورک
- نسخه آزمایشی یک ماهه و رایگان
- طرح رایگان استفاده تا ۵ کاربر
- طرحهای متفاوت با هزینه ۹/۹۹ دلار به بالا برای هر کاربر
مزایا و معایب Teamwork
| مزایا | معایب |
|
|
رایک (Wrike)
رایک یک نرمافزار مدیریت پروژه مبتنی بر فضای ابری است. این برنامه رایگان مدیریت پروژه را می‌توان به راحتی با نرمافزارهای مختلف مثل اکسل ادغام کرد.
ویژگی‌های Wrike
- امکان ساخت، ویرایش و مشاهده فایل‌ها در ایمیل
- بهترین نرمافزار رایگان مدیریت وظایف برای تیم‌های کوچک
- دارای بهترین پشتیبانی از برنامه‌های مدیریت پروژه گوگل
- قابل استفاده روی وب، دستگاه‌های اندروید، iOS، مک و ویندوز
هزینه رایک
- دارای طرحهای رایگان
- طرح حرفهای، ۹/۸۰ دلار برای هر کاربر در ماه
- طرح تجارت، ۲۴/۸۰ دلار برای هر کاربر در ماه
- دارای طرحهای ویژه سازمانی
معایب و مزایای Wrike
| مزایا | معایب |
|
|
مدیریت پروژه مایکروسافت (MS Project)
این نرمافزار که MS Project هم نامیده میشود، به عنوان یکی از بهترین برنامه‌های مدیریت شناخته میشود و نزدیک به سه دهه به شکل‌های مختلف در این صنعت فعالیت داشته است. هنوز هم برای پروژه‌های پیچیده زیادی مورد استفاده قرار می‌گیرد.
ویژگی‌های MS Project
- سیستم گزارش بسیار قوی
- درست کردن گزارش‌های داخلی و شخصی‌سازی شده
- امکان گرفتن گزارش‌ها به صورت پاورپوینت
- قابل استفاده روی وب و ویندوز
هزینه مدیریت پروژه مایکروسافت
- یک ماه استفاده رایگان
- طرحهای این نرم‌افراز از ۱۰ دلار به بالا برای هر کاربر و به صورت ماهیانه
مزایا و معایب MS Project
| مزایا | معایب |
|
|
زوهو (Zoho Projects)
زوهو یک برنامه رایگان مدیریت پروژه است که تمام ویژگی استاندارد لازم را دارد.
ویژگی‌های Zoho
- نمایش انواع نمودار گانت
- امکان یکپارچگی با سایر نرمافزارها
- ایجاد سیستم پیگیری داخلی
- فرایند گزارشگیری مناسب
- داشتن برنامه مدیریت وظایف در فضای ابری
- مناسب سازمان‌هایی با اندازه متوسط
- نسخه اندروید و iOS
هزینه زوهو
- استفاده رایگان برای ۳ کاربر
- طرحهای متنوع برای بیش از ۳ کاربر از ۵ دلار به بالا و به صورت ماهیانه
معایب و مزایای Zoho
| مزایا | معایب |
|
|
ترلو (Trello)
ترلو یک ابزار تجسمی محبوب است که با ارائه چندین ابزار برای بهینه‌سازی فرایند‌ها به مدیران پروژه در مدیریت تیمها کمک می‌کند. برنامه Trello از روش کانبان استفاده می‌کند.
ویژگی‌های ترلو
- نشان دادن کار در حال انجام
- مشخص کردن فردی که وظیفه را بر عهده دارد
- نشان دادن میزان پیشرفت پروژه
- نشان دادن ددلاین و زمانی که روی پروژه صرف شده
- استفاده رایگان از بسیاری از امکانات برنامه
- سازگار با تلفن همراه
- نسخه وب، اندروید، iOS، مک و ویندوز
هزینه Trello
- رایگان برای بسیاری از امکانات
- طرح پریمیوم ماهیانه ۱۰ دلار برای هر کاربر
معایب و مزایای Trello
| مزایا | معایب |
|
|
تا این جای کار ما ۸ تا از پرکاربرد‌ترین و معروف‌ترین نرمافزارها را برای شغل مدیریت پروژه به صورت مفصل بررسی کردیم. ابزارهای زیاد دیگری هم هستند که در این حوزه استفاده میشوند اما نام بردن از همه آن‌ها در این مقاله نمی‌گنجد. برخی از این نرمافزارها عبارتند از کلیک آپ (Click UP)، تسکولو (Taskulu)، تیم گانت (TeamGantt)، اینستا گانت (Instagantt)، گانت پروجکت (Gantt Project)، برنامه Monday.com، نرمافزار Airtable و … که برای ترسیم نمودار گانت و مدیریت فرایندهای کسب و کار از آن‌ها استفاده میشود.
بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه در سال ۲۰۲۴
مجله فوربز تعدادی از بهترین ابزارهای مدیریت پروژه در سال ۲۰۲۳ را معرفی کرده است که برای کسب وکارهای کوچک هم کاربرد زیادی دارند:
- نرمافزار Monday.com: مناسب برای استارت‌آپ‌هایی با بودجه محدود
- نرمافزار Airtable: مناسب برای سازمان های داده محور
- نرمافزار ClickUp: مناسب برای تیم‌هایی با رویکرد اجایل
- نرمافزار Notion: مناسب برای تولیدکنندگان محتوا
- نرمافزار Confluence: مناسب برای تیم‌های مجازی
- نرمافزار Teamwork: مناسب برای ارائه‌دهندگان خدمات مشتری
جمع‌بندی
استفاده از نرمافزار مدیریت پروژه مثل همه کارهای دیگر در عصر دیجیتال، اجتنتاب‌ناپذیر است و داشتن یک برنامه مناسب برای دستیابی به اهداف تعریف شده و موفقیت پروژه، ضروری است. بنابراین، خیلی مهم است که قبل از تصمیم‌گیری برای استفاده از این برنامه‌ها، به دنبال ویژگیهایی باشید که فکر می‌کنید برای کسبوکار شما ارزشمندتر هستند و با توجه به آن‌ها گزینه مناسب خودتان را انتخاب کنید. در این مقاله تعدادی از مشهورترین نرمافزارهای این حوزه را برای مدیران پروژه و تیمها معرفی کردیم و به مزایا و معایب آن‌ها هم اشاره کردیم. امیدواریم بعد از خواندن این مقاله بتوانید بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه را بشناسید و با توجه به نیازمندی‌های کسب و کار خود، از آن‌ها استفاده کنید.
سوالات متداول
۱. بهترین نرمافزار مدیریت پروژه چیست؟
تعیین بهترین ابزار مدیریت پروژه، کاملا به اهداف و نیازمندی‌های تیمها بستگی دارد. به همین خاطر معمولا می‌توانیم به لیستی از این نرمافزارها مانند جیرا، ترلو، آسانا و … اشاره کنیم.
۲. یک نرم افزار مدیریت پروژه خوب چه ویژگیهایی دارد؟
سازگاری با نیازمندی‌ها، قابلیت شخصی‌سازی، سازگاری با دستگاه‌ها مختلف (موبایل، دسکتاپ و …)، یادگیری آسان، امکانات مختلف برای مدیریت زمان و پروژه و … از ویژگی‌های یک ابزار مدیریت پروژه خوب هستند.
۳. چه کسب و کارهایی می‌توانند از نرم افزار مدیریت پروژه استفاده کنند؟
تمامی کسب و کارهایی که نیازمند مدیریت زمان و منابع خود هستند، می‌توانند از نرم افزارهای مدیریت پروژه استفاده کنند. تیم‌های کوچک (تا ۱۰ نفر) با پروژه‌های ساده، می‌توانند از نسخه‌های رایگان ابزارها استفاده کنند و تیم‌های بزرگ و سازمانها، می‌توانند از نسخه پولی ابزارها استفاده کنند.
دیدگاهتان را بنویسید