داشبوردهای هوش تجاری (BI) ابزارهای قدرتمندی هستند که با نمایش بصری شاخص‌های عملکرد کلیدی (KPI) و سایر معیارهای مهم، بینش‌های بی‌درنگی درباره عملکرد سازمان ارائه می‌کنند. این داشبوردها به تصمیم‌گیرندگان این امکان را می‌دهند که به سرعت، وضعیت کسب و کار خود را ارزیابی کنند و بر اساس داده‌ها تصمیمات آگاهانه بگیرند. KPIها از اجزای حیاتی داشبوردهای BI هستند؛ چرا که روشی قابل اندازه‌گیری برای پایش پیشرفت در جهت دستیابی به اهداف تجاری ارائه می‌دهند. با انتخاب KPIهای مناسب و تصویرسازی موثر آن‌ها در داشبورد BI، سازمان‌ها می‌توانند بر عملکرد خود، در زمان واقعی نظارت کنند و در صورت لزوم اقدامات اصلاحی انجام دهند. در این مقاله آسا، کاربرد KPIها در داشبوردهای هوش تجاری و اینکه چگونه می‌توانند به سازمان‌ها در تصمیم‌گیری‌های مبتنی بر داده کمک کنند را بررسی خواهیم کرد. با ما همراه باشید.
KPI چیست؟
شاخص عملکرد کلیدی (KPI) یک مقدار قابل اندازه‌گیری (کمّی) است که برای ارزیابی میزان موفقیت یک فرد یا سازمان در رسیدن به یک هدف (Goal) یا قصد (Objective) خاص استفاده می‌شود. KPIها کمک می‌کنند که اعضای تیم اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت خود را بشناسند و به سوی آن‌ها حرکت کنند. همچنین به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا نقاط قوت و ضعف‌شان را شناسایی کنند، تصمیمات مبتنی بر داده بگیرند و عملکردشان را بهینه کنند.
توجه داشته باشید که شاخص‌های عملکرد کلیدی باید قابل اندازه‌گیری، خاص و شامل یک چارچوب زمانی باشند. برای درک بهتر KPI، بیاید یک مثال را با هم بررسی کنیم:
هزینه جذب مشتری (CAC) یک مثال خوب برای شاخص عملکرد کلیدی یا همان KPI است که هزینه جذب هر مشتری جدید را اندازه‌گیری می‌کند. CAC با تقسیم کل هزینه‌های بازاریابی و فروش بر تعداد مشتریان جدید به دست آمده، محاسبه می‌شود. هزینه جذب مشتری، یک شاخص خاص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، مرتبط و محدود به زمان برای سنجش کارایی بازاریابی و فروش است.
اهمیت شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) در داشبوردهای هوش تجاری
شناسایی و پایش مرتب شاخص‌های کلیدی عملکرد به شما این امکان را می‌دهد که بدانید آیا کسب و کارتان در مسیر درستی قرار دارد یا نه، شاید باید برای جلوگیری از دست دادن زمان و پول، مسیر خود را تغییر دهید. اگر از KPIها به درستی استفاده کنیم، تبدیل به ابزار قدرتمندی می‌شوند که به ما کمک می‌کنند:
بر سلامت مالی شرکت نظارت داشته باشیم
- پیشرفتمان را در برابر اهداف استراتژیک اندازه‌گیری کنیم
- مشکلات را زود تشخیص دهیم
- تاکتیک‌ها را به موقع تنظیم کنیم
- در اعضای تیم انگیزه ایجاد کنیم
- سریع‌تر به تصمیم بهتر برسیم
حال که متوجه شدیم شاخص کلیدی عملکرد چیست و چه اهمیتی دارد، خوب است مختصری هم درباره انواع KPIها صحبت کنیم.
آشنایی با انواع KPIها
آشنایی با انواع KPIهایی که معمولا برای اندازه‌گیری میزان پیشرفت استفاده می‌شوند، به ما کمک می‌کند تا راحت‌تر تشخیص دهیم که کدام شاخص‌های عملکرد کلیدی را باید پایش کنیم. در ادامه به ۴ نوع مهم شاخص‌های عملکرد کلیدی اشاره می‌کنیم:
KPIهای کمی
این نوع از شاخص‌ها، در مورد داده‌های قابل اندازه‌گیری هستند که می‌توانند با یک عدد نمایش داده شوند. آمار و درصد مثال‌هایی از KPI های کمی هستند.
KPIهای کیفی
این نوع از شاخص‌های عملکرد کلیدی، شامل تفاسیر انسانی هستند و با اعداد قابل اندازه‌گیری نیستند. نظرات، احساسات و تجربیات نمونه‌های از KPIهای کیفی‌اند.
KPIهای عقب‌مانده یا موخر
این نوع از KPI ها، آنچه را که قبلاً و در گذشته اتفاق افتاده است را اندازه‌گیری می‌کنند تا امکان موفقیت یا شکست در آینده را پیش‌بینی کنند.
KPI های پیشرو یا مقدم
این نوع KPI ها، عملکرد را اندازه‌گیری می‌کنند تا احتمال موفقیت در آینده و روندهای بلندمدت را اندازه‌گیری کنند.
شاخص‌های عملکرد کلیدی پیشرو و عقب مانده (KPI) اغلب با هم استفاده می‌شوند. این شاخص‌ها در کنار شاخص‌های عملکرد کمی و کیفی، نقطه شروع خوبی هستند.
وجود شاخص‌های کلیدی عملکرد و امکانی که داشبوردهای هوش تجاری برای نمایش بصری آن‌ها فراهم می‌کنند، کمک می‌کند تا کسب و کارها بتوانند از داده‌های کلان یا همان بیگ دیتاها برای تصمیم‌گیری بهتر استفاده کنند.
ایجاد یک داشبورد کارآمد هوش تجاری
داشتن یک داشبورد هوش تجاری با طراحی خوب برای هر سازمانی که می‌خواهد تصمیمات مبتنی بر داده بگیرد، ضروری است. داشبورد نمایشی بصری از شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) و سایر معیارهای مهم را ارائه می‌کند و به تصمیم‌گیرندگان اجازه می‌دهد تا به سرعت وضعیت کسب‌وکار خود را ارزیابی کنند و تصمیمات آگاهانه بگیرند.
اجزای کلیدی داشبورد هوش تجاری شامل تصویرسازی یا تجسم داده‌ها، تعامل و پایش بلادرنگ است. نحوه تجسم داده‌ها باید با دقت انتخاب شوند تا به طور موثر KPI های مورد پایش را نشان دهند. تعامل به کاربران این امکان را می‌دهد تا داده‌ها را دقیق‌تر تجزیه و تحلیل کنند. ردیابی بلادرنگ هم تضمین می‌کند که داده‌های نمایش داده شده همیشه به روز باشند. بهترین روش‌ها برای طراحی یک داشبورد کارآمد شامل انتخاب نمایش‌های بصری مناسب برای KPI ها، ترکیب قابلیت‌های تعاملی و تمرینی و تنظیم آستانه‌ها و هشدارها برای ردیابی و پایش هم‌زمان است.
شناسایی KPIهای مرتبط
برای شناسایی KPI های مرتبط، ابتدا باید اهداف (Goal) و مقاصد (Objective) کسب و کار را تعریف کنیم. شاخص‌های کلیدی عملکرد باید با استراتژی سازمانی مطابقت داشته باشند و بر اساس معیارهای صنعت و بهترین شیوه‌ها انتخاب شوند.
تجسم KPI ها در داشبورد
هنگامی که KPI های مربوطه شناسایی شدند، باید با استفاده از تکنیک‌های تجسم داده موثر در داشبورد به تصویر کشیده شوند. نمایش تصویری مناسبی باید برای هر KPI انتخاب شود تا اطمینان حاصل شود که داده‌ها به راحتی قابل درک هستند. گنجاندن قابلیت‌های تعاملی و کل به جزء در داشبورد، به کاربران این امکان را می‌دهد تا داده‌ها را با جزئیات بیشتری بررسی کنند و درک عمیق‌تری از روندها و الگوهای زیربنایی به دست آورند.
نظارت و تجزیه و تحلیل KPIها
پیگیری لحظه‌ای KPI ها، برای نظارت و تجزیه و تحلیل موثر ضروری است. آستانه‌ها و هشدارها را می‌توان تنظیم کرد، تا وقتی KPI ها خارج از محدوده قابل قبول قرار می‌گیرند، به تصمیم گیرندگان اطلاع داده شود. تجزیه و تحلیلِ علت‌های اصلی، برای تغییرات KPI می‌تواند به شناسایی مشکلات اساسی و اطلاع‌رسانی به منظور شروع اقدامات اصلاحی بیانجامد. این کار می‌تواند به بهبود عملکرد کسب و کار کمک کند و اطمینان حاصل کند که اهداف سازمانی برآورده می‌شوند.
به طور خلاصه، ساخت یک داشبورد هوش تجاری موثر شامل شناسایی KPI های مربوطه، تجسم موثر آن‌ها در داشبورد، نظارت و تجزیه و تحلیل آن‌ها در زمان واقعی است. با پیروی از این شیوه‌های کاربردی، سازمان‌ها می‌توانند عملکرد کلی‌شان را بهبود ببخشند.
پیشنهاد مطالعه: دیتا ماینینگ چیست؟
چالش‌ها و ملاحظاتِ پیاده‌سازی KPI ها در داشبوردهای هوش تجاری
هنگام پیاده‌سازی KPIها در داشبوردهای هوش تجاری، چالش‌ها و ملاحظاتی وجود دارد که سازمان‌ها باید در نظر بگیرند. این چالش‌ها شامل تضمین کیفیت و یکپارچگی داده‌ها، محافظت از حریم خصوصی و امنیت داده‌ها و در نهایت جلوگیری از انباشت داده‌ها (Data Overload) و سوگیری اطلاعات است. کیفیت و یکپارچگی داده‌ها برای تصمیم‌گیری موثر حیاتی است. سازمان‌ها باید اطمینان حاصل کنند که داده‌های مورد استفاده‌شان برای محاسبه KPI ها دقیق، کامل و به‌روز هستند. این اطمینان را می‌توان از طریق اعتبارسنجی داده‌ها و فرآیندهای پاکسازی منظم به دست آورد.
اطمینان از حفظ حریم خصوصی و امنیت داده‌ها هم ضروری است. سازمان‌ها باید از مقررات مربوط به حفاظت از داده‌ها پیروی کنند و اقدامات امنیتی مناسب را برای محافظت از داده‌های حساس در برابر دسترسی یا افشای غیر مجاز اجرا کنند. اجتناب از انباشت داده و سوگیری اطلاعات یکی دیگر از نکات مهم است. کسب و کارها باید KPI هایی را که بیشترین ارتباط را با اهداف کسب و کارشان دارند، با دقت انتخاب کنند و از تصمیم‌گیری‌های طاقت‌فرسا با اطلاعات زیاد دوری کنند.
علاوه بر این، باید مراقب بود که از سوگیری در فرآیند تجزیه و تحلیل داده‌ها جلوگیری شود. خلاصه این که پیاده‌سازی KPI در داشبوردهای هوش تجاری با چالش‌ها و ملاحظاتی همراه است. سازمان‌ها، با پرداختن به این مسائل، می‌توانند اطمینان حاصل کنند که داشبورد آن‌ها بینش دقیق و عملی برای رسیدن به تصمیم‌گیری موثر ارائه می‌دهد.
پیشنهاد مطالعه: یادگیری ماشین چیست؟
سخن پایانی
در نتیجه، استفاده از KPI در داشبوردهای هوش تجاری می‌تواند بینش ارزشمندی را در مورد عملکرد سازمان‌ها ارائه دهد. KPI ها شاخص‌های قابل اندازه‌گیری هستند که پیشرفت را در جهت دستیابی به اهداف تجاری دنبال می‌کنند. با انتخاب KPI های مرتبط و تجسم موثر آن‌ها در داشبورد BI، سازمان‌ها می‌توانند بر عملکرد خود در زمان واقعی نظارت کنند و تصمیمات مبتنی بر داده بگیرند.
چندین نوع KPI وجود دارد که سازمان‌ها می‌توانند از آن‌ها استفاده کنند، از جمله KPI های کمی، کیفی، موخر و پیشرو. انتخاب شاخص‌های کلیدی عملکرد باید با استراتژی سازمان و معیارهای صنعت هماهنگ باشد. همچنین پیاده‌سازی KPI در داشبوردهای BI شامل چندین چالش و ملاحظه است. کسب و کارها باید از کیفیت و یکپارچگی داده‌ها اطمینان حاصل کنند، از حریم خصوصی و امنیت داده‌ها محافظت کنند و از انباشت داده‌ها و سوگیری اطلاعات جلوگیری کنند.
با پرداختن به این مسائل، سازمان‌ها می‌توانند مطمئن باشند که داشبوردهای BI آن‌ها بینش دقیق و عملی ارائه می‌دهند. به طور کلی، استفاده از KPI در داشبوردهای هوش تجاری می‌تواند به سازمان‌ها در بهبود عملکرد و دستیابی به اهداف تجاری‌شان کمک کند. در واقع، با پیروی از شیوه‌های ثابت شده موجود برای انتخاب و تصویرسازی KPI ها، سازمان‌ها می‌توانند بر اساس داده‌ها، تصمیمات آگاهانه بگیرند.
نویسنده: حمیده علی زاده
