حفظ تناسب بودجه و جلوگیری از سرریز هزینه (Cost Overrun) یکی از مشکلاتی که هر مدیر پروژه در طول حرفه خود با آن مواجه خواهد شد، است. حالت ایده‌آل وقتی است که یک پروژه همیشه مطابق با زمانبندی، در چارچوب بودجه و با توجه به انتظارات ذینفعان پیش برود. اما در واقعیت این موضوع به ندرت اتفاق می افتد. در اغلب پروژه‌ها مشکلات مختلفی پیش می‌آید که در روند انجام کارها اختلال ایجاد می‌کند. این اختلال ممکن است از جنس زمان، هزینه و … باشد.
مدیران پروژه خوب، سعی می‌کنند برای مدیریت هر شرایطی در آینده آماده باشند اما مدیران پروژه عالی پیش از شروع پروژه، کارهای لازم را انجام می‌دهند تا ریسک‌ها را به حداقل برسانند. یکی از چالش‌های همه مدیران پروژه حفظ تناسب هزینه‌ها و بودجه و همچنین جلوگیری از سرریز هزینه‌هاست. در این مقاله در مورد سرریز هزینه، این که چرا این اتفاق می‌افتد و چگونه می‌توانید به عنوان یک مدیر پروژه حرفه‌ای‌از اتفاق افتادن آن جلوگیری کنید، صحبت می‌کنیم.
سرریز هزینه چیست؟
سرریز هزینه هنگامی رخ می‌دهد که هزینه واقعی پروژه بیش از هزینه برنامه‌ریزی شده آن باشد. این اتفاق ممکن است به دلیل تخمین‌های اشتباه در مراحل برنامه‌ریزی، تاخیرها یا تغییرات در محدوده (Scope) پروژه رخ دهد.
سرریز هزینه چگونه محاسبه می‌شود؟
سرریز هزینه را با یک مثال عینی برای شما توضیح می‌دهیم. فرض کنید، هزینه واقعی پروژه شما ۱۰،۰۰۰ دلار است، اما شما ۹۰۰۰ دلار را برای این پروژه پیش‌بینی کرده بودید. با این حساب سرریز هزینه پروژه شما به این شکل محاسبه می‌شود:
انحراف هزینه = هزینه واقعی – هزینه تخمین زده شده
۱۰،۰۰۰ – ۹۰۰۰ = ۱۰۰۰
انحراف هزینه / هزینه تخمین زده شده = سرزیر هزینه
۱۰۰۰ / ۹۰۰۰ = ۰.۱۱
۰.۱۱ * ۱۰۰ = ۱۱٪
با توجه به این محاسبات انجام شده، در این جا ۱۱٪ سرریز هزینه داریم.
سرریز هزینه چگونه تعریف می‌شود؟
همه مدیران پروژه می‌دانند پروژه‌ها به ندرت کاملا مطابق با برنامه‌ریزی اولیه پیش می‌روند. با این حال باید همه تلاش خود را در راستای هماهنگی و تناسب هزینه‌های پروژه با بودجه تخمین زده شده در ابتدای پروژه به کار ببرند. پس باید سرریز هزینه‌ها را پیش از تبدیل شدن به یک مشکل جدی شناسایی و کنترل کنند.
اگر شما در حال شروع یک پروژه هستید و برنامه‌ریزی دقیقی برای بودجه آن ندارید، این نشانه اولیه است که احتمالاً با سرریز هزینه‌ها مواجه خواهید شد. بدون داشتن یک برنامه‌ریزی دقیق، ریسک‌های مانند هزینه‌های غیرمنتظره اتفاق می‌افتند و شما هیچ معیاری برای تشخیص و بررسی هزینه‌های واقعی پروژه نخواهید داشت.
پیشنهاد مطالعه: تخمین زمان و هزینه فعالیت‌های پروژه
وقتی در حال اجرای پروژه هستید، داشتن یک برنامه‌ریزی موثر برای بودجه، کمک می‌کند که به راحتی بفهمید که هزینه در حال عبور از بودجه تعریف شده است یا نه. به عنوان مثال، اگر قرار بود در ماه اول یک پروژه شش ماهه، ۳۵ هزار دلار هزینه کنید، اما متوجه شده‌اید که هزینه واقعی شما ۴۵ هزار دلار است، این یک نشانه‌ای اولیه است که به شما می گوید ممکن است در آینده با سرریز هزینه و مشکل در بودجه مواجه شوید.
Cost Overrun چرا اتفاق می‌افتد؟
سرریز هزینه به دلایل مختلفی اتفاق می‌افتد که در ادامه بعضی از آنها را با هم بررسی می‌کنیم:
۱- برآورد هزینه نادرست
اولین قدم برای موفقیت در یک پروژه، داشتن دقت کافی در مرحله اول یعنی برنامه‌ریزی است. این کار شامل در نظر گرفتن تخمین‌های دقیق زمانی و مالی می‌شود.
هنگام برنامه‌ریزی بودجه برای یک پروژه، حدس زدن کافی نیست. هر هزینه پیشنهادی باید بر اساس داده‌ها باشد، نه با توجه به گفته‌های پیمانکار یا هزینه‌های پروژه‌های مشابه گذشته. تخمین بودجه حدسی هرگز دقیق نخواهند بود و احتمال سرریز هزینه را در آینده افزایش می‌دهند، زیرا با توجه به سازوکاری که شما هزینه یا زمان مورد نیاز برای انجام یک کار کلیدی را دست کم گرفته باشید یا ممکن است موضوعاتی را به طور کلی فراموش کرده باشید.
۲- خزش محدوده (Scope creep)
برآورد شده است که در حدود ۳۴٪ پروژه‌های صنعتی Scope creep اتفاق می‌افتد. در یک دنیای ایده‌آل ما تنها ملزم به ارائه محصولی هستیم که در ابتدا روی آن توافق شده است اما پروژه‌ها باید منعطف باشند. این کار ممکن است به باعث انجام کارهای اضافه‌تر یا دوباره کاری در مورد بعضی از موارد باشد.
۳- نداشتن مدیریت ریسک
اشتباه، اتفاق می‌افتد و تغییر اجتناب ناپذیر است. اعضای تیم ممکن است مریض شوند، یک تامین کننده ممکن است تعطیل شود یا یک نرم‌افزار از کار بیفتد. داشتن برنامه برای همه حوادث غیرمترقبه ناممکن است اما در نظر نگرفتن ریسک برای آنها در مرحله برنامه‌ریزی به معنای احتمال تاخیر در پروژه است که در نهایت منجر به سرریز هزینه می‌شود. داشتن یک فهرست برای ثبت ریسک‌ها می‌تواند در این جا کمک کننده باشد.
۴- ارتباطات و مشارکت ناکارآمد
تاخیر در پروژه تبعات مالی دارد و در خیلی از موراد دلیل این تاخیر به ارتباطات برمی‌گردد. مشکل در ارتباطات ممکن است در تیم اتفاق بیفتد به طول مثال وقتی وظایف به صورت شفاف به افراد واگذار نشده باشد یا هنگامی که مدیر پروژه به خوبی و منظم با ذینفعان در ارتباط نباشد، باز هم ممکن است مشکلاتی به وجود بیاید.
۵- برنامه‌ریزی ضعیف
نداشتن برنامه‌ریزی مناسب ممکن است منجر به تغییرات لحظه آخری شود که باعث تاخیر در تحویل پروژه و ضرر و زیان مالی می‌شود.
۶- تغییر کنترل نشده در محدوده پروژه
تغییر در اسکوپ پروژه باعث افزایش هزینه‌های پروژه می شود و این افزایش هزینه در تخمین بودجه اولیه در نظر گرفته نشده است.
۷- هزینه‌های پنهان
هزینه‌های پنهان، هزینه‌هایی هستند که در بودجه اصلی لحاظ نشده است، مانند هزینه‌های صدور مجوز، هزینه‌های بازرسی و هزینه‌های قانونی.
۸- اشتباهات اداری
اشتباهات اداری ممکن است به دلیل ارتباطات کاری ناکارآمد، مستندسازی ضعیف یا مدیریت نامناسب اتفاق بیفتد.
۹- مدیریت منابع نامناسب
ناکارآمدی در تخمین منابع مورد نیاز پروژه باعث افزایش هزینه‌ها می‌شود. این موضوع باعث سرریز هزینه‌ها خواهد شد.
چگونه از سرریزهزینهها جلوگیری کنیم؟
حدود ۱/۳ پروژه‌های صنعتی مطابق با بودجه تعیین شده، به پایان نمی‌رسند. با این حساب چگونه می‌توان از این اتفاق جلوگیری کرد؟ در ادامه پیشنهادهایی برای این کار به شما ارائه می‌دهیم:
۱- داشتن برنامه کارآمد برای پروژه
برای این مطمئن شویم پروژه مطابق با بودجه برنامه‌ریزی شده پیش می‌رود، باید با برنامه پیش رفت. با داشتن یک برنامه جامع برای زمان و هزینه‌های پروژه که شامل همه هزینه‌هایی که برای تکمیل پروژه مورد نیاز است، می‌توان قدم بزرگی برای جلوگیری از سرریزهزینهها برداشت. در این برنامه جامع باید مواردی مثل هزینه‌های حقوق و دستمزد، سفرها و بودجه پشتیبان را در نظر گرفت.
۲- همکاری با تامین‌کنندگان و پیمانکاران معتبر
کار کردن با شخص ثالث مثل تامین‌کنندگان و پیمانکاران در بسیاری از پروژه‌ها ضروری است؛ شاید شما تصمیم بگیرید که برای تامین مواد اولیه نیاز به یک تامین کننده دارید یا با توجه به شرایط پروژه وظایفی هستند که امکان یا زمان انجام آنها درون تیم وجود ندارد و شما تصمیم می‌گیرید آنها را به یک فریلنسر برون‌سپاری کنید، پس اهمیت زیادی دارد که اعتماد کاملی به کسانی داشته باشید که به آنها تکیه می‌کنید.
پیشنهاد مطالعه: روش مسیر بحرانی
توسعه روابط قوی با فروشندگان شما می‌تواند به معنای آن باشد که آنها کسب و کار شما را به خوبی درک کنند و برای در نظر گرفتن تخمین‌های دقیق و منصفانه به شما کمک می‌کنند. با این حال، استفاده از راهکارهای جدید یا توسعه روابط با استعدادهای جدید هم مزایایی خودش را دارد. اگر برای اولین بار است با یک فرد یا شرکت همکاری می‌کنید، بهتر است آنها را به دقت بررسی کنید. برای این بررسی و ارزیابی دقیقی می‌توانید از بازخورد سایر مشتریان آنها، بررسی پیشینه شرکت، مرور پروژه‌های مشابهی که انجام داده‌اند و … استفاده کنید. همچنین مطمئن شوید که آنها ظرفیت و توانایی لازم برای انجام کارهای مورد نیاز را با توجه به استانداردهای شما دارند.
۳- جلوگیری از خزش محدوده (Scope Creep) از ابتدا پروژه
خزش محدوده (Scope Creep) اغلب به دلیل برنامه‌ریزی نامناسبی رخ می‌دهد که در آن تمامی احتمالات و درخواست‌های اضافی که از سوی کاربران نهایی و ذینفعان درخواست می‌شود، در نظر گرفته نشده است.
Scope Creep همیشه بد نیست، اما می‌تواند روی هزینه‌ها تأثیر منفی داشته باشد. بهترین راه برای جلوگیری از آن این است که از ابتدا و هنگام برنامه‌ریزی همه احتمالات در طول پروژه در نظر گرفته شود. بهتر است هنگام دریافت درخواست‌های جدید، اطمینان حاصل کنید که این درخواست‌ها ضروری هستند و آیا شما بودجه و منابع کافی برای اختصاص دادن به آنها دارید یا خیر.
۴- استفاده از ابزار مدیریت پروژه و مشخص کردن میزان پیشرفت پروژه
در سال ۲۰۲۰ گزارشی توسط موسسه PMI منتشر شد که نشان می‌دهد، ۳۲٪ از رهبران اجرایی معتقدند سرمایه‌گذاری برای انتخاب فناوری‌های مناسب، برای دستیابی به موفقیت در آینده بسیار مهم است.
سرمایه‌گذاری برای استفاده از ابزارهای مناسب مدیریت پروژه، به شما کمک می‌کند تا به سرعت و به طور موثر پیشرفت پروژه را بررسی کنید. همچنین به شما در پیشگیری از وقوع بسیاری از مشکلات مانند احتمال افزایش بودجه هشدار می‌دهد. ابزارهای مدیریت پروژه همچنین می‌توانند در تخصیص منابع، مدیریت مالی و واگذاری وظایف به شما کمک کنند.
۵- کانال‌های ارتباطی شفاف
همیشه کانال‌های ارتباطی را باز نگه دارید. این مسئله به ویژه برای تیم‌های دورکار یا زمانی که با چندین شرکت خارجی یا ذینفع همکاری می‌کنید، خیلی مهم است.
کانال‌های ارتباطی شفاف می‌توانند توسط ابزارهای مدیریت پروژه در نظر گرفته شوند. هنگامی که همه ارتباطات مانند پیگیری تسک‌ها در یک ابزار ردیابی می‌شوند، دردسر شما برای پیگیری مکالمات، ایمیل‌های قدیمی یا سایر پیام رسان‌ها کم‌تر می‌شود. علاوه بر این، استفاده این ابزارها گردش اطلاعات پروژه را برای تیم راحت‌تر می‌کنند. این سطح شفافیت، کلیدی برای جلوگیری سرریز هزینه‌هاست.
در صورتی که سرازیر هزینه اتفاق افتاد، برای کم کردن اثر آن چه کنیم؟
در صورتی که به هر دلیلی سرریز هزینه اتفاق افتاد، با انجام بعضی از کارها می توان اثر آن را کم‌تر کرد. که در ادامه به آنها می پردازیم:
۱. شناسایی دلایل سرریز هزینه
اشتباهات رخ می‌دهند. مهم این است که ما مسئولیت را به عهده بگیریم و نشان دهیم که می‌توانیم از آنها برای بهتر شدن در آینده استفاده کنیم. بررسی علت سرریز هزینه و شناسایی دلایل آن اولین قدم برای کاهش آسیب است. این کار شامل بررسی دقیق هزینه‌ها، زمانبندی نامناسب، تغییرات در دامنه پروژه و سایر عوامل است.
۲. تجزیه و تحلیل اثرات
ارزیابی اثرات سرریز هزینه بر پروژه به شما کمک می‌کند تا بفهمید چگونه این موضوع بر روی برنامه زمانبندی، منابع، کیفیت و سایر جنبه‌های پروژه تأثیر می‌گذارد. با تحلیل این اثرات، می‌توانید برنامه‌های اصلاحی را تدوین کنید.
۳. بازنگری برنامه‌ها
در صورت سرریز هزینه، لازم است در برنامه‌های پروژه بازنگری و اصلاح شود. ممکن است به تغییر زمانبندی، تنظیم مجدد اولویت‌ها، کاهش دامنه یا اعمال تغییرات دیگر نیاز باشد. این بازنگری باید به همراه ارزیابی هزینه‌ها و تخصیص منابع صورت گیرد.
۴. مذاکره با ذینفعان
هنگام وقوع سرریز هزینه، ممکن است نیاز باشد با با ذینفعان مجددا مذاکره شود. باید به آنها توضیح داد که چرا این اتفاق افتاده است و چگونه برنامه‌های اصلاحی قرار است، اجرا شوند. حتی ممکن است به تغییر توافقات، افزایش بودجه یا اصلاح انتظارات نیاز باشد.
اگر برای اتمام پروژه به بودجه اضافی نیاز دارید، باید با ذینفعان در مورد آنچه رخ داده است، صادق باشید. یعنی دلایل کلیدی مشکلات اتفاق افتاده را با آنها به اشتراک بگذارید و برنامه خود برای بازیابی پروژه را هم بیان کنید.
۵. کنترل هزینه‌ها و پیگیری مستمر
برای کاهش آسیب در صورت سرریز هزینه، باید هزینه‌ها را با دقت کنترل و پیگیری کرد. با انجام این کار نقاط ضعف و مشکلات را شناسایی و از وقوع مجدد آنها جلوگیری می‌کنید.
۶- همکاری با تیم
بعد از سرریز هزینه، به همکاری و مشارکت همه برای اتمام پروژه نیاز داریم. برای این کار وقت بگذارید، با تیم خود تعامل کنید، برنامه بازنگری را به آنها نشان دهید تا بفهمند چه کاری باید انجام دهند و چه حمایتی در این مسیر دریافت خواهند کرد. در این موقعیت‌ها،خیلی اهمیت دارد که همه به درک مشترکی رسیده باشند، پس ارتباط موثر را در اولویت قرار دهید.
جمع‌بندی
سرریز هزینه (Cost Overrun) به دلایل مختلفی مثل برنامه‌ریزی نامناسب، برآورد هزینه اشتباه، تغییر در محدوده پروژه و … ممکن است، اتفاق بیفتد و می‌تواند تبدیل به یک چالش جدی در مدیریت پروژه شود، اما با انجام اقدامات مناسب می‌توان آن را مدیریت کرد. با پیدا کردن علت سرریز هزینه، تعامل موثر با ذینفعان، ارتباط مناسب با تیم پروژه و استفاده از روش‌های جبرانی می‌توان آسیب‌های ناشی از عبور از سرریز هزینه کاهش داد.
منبع مقاله: www.forecast.app
