ATS چیست؟ + مزایای آن برای کارجو و کارفرما

اگر از کارفرمایان و استخدام‌کنندگان درباره چالش‌هایی که با آن مواجهند بپرسید، احتمالا یکی از پاسخ‌هایشان استخدام نیروی جدید خواهد بود. بررسی رزومه‌های مختلف و انتخاب بهترین گزینه که با نیازهای شرکت منطبق باشد کار ساده‌ای نیست. این چالش باعث شد تا نیاز به یک سیستم برای سازماندهی رزومه‌ها، جمع‌آوری اطلاعات کارجویان و اعمال فیلترها به وجود بیاید که ATS نام دارد. ATS، یک نرم‌افزار جذب و استخدام است که فرآیند استخدام افراد مناسب را برای نیروی انسانی ساده‌تر می‌کند. با استفاده از این سیستم، کارفرمایان می‌توانند بهترین افراد را برای هر موقعیت شغلی انتخاب کنند. اما این سیستم چگونه کار می‌کند؟ چه مزایا و معایبی دارد؟ ویژگی‌های کلیدی آن چیست و چگونه باید بهترین آن را انتخاب کنیم؟ برای یافتن پاسخ همه‌ی این سوال‌ها، ادامه این مطلب از آسا را دنبال کنید.

 Applicant Tracking System یا ATS چیست؟

ATS مخفف Applicant Tracking System به معنای سیستم ردیابی کارجویان است. هنگامی که کارجو به صورت آنلاین برای یک موقعیت شغلی رزومه می‌فرستد، رزومه و اطلاعات او معمولا ابتدا از طریق ATS بررسی می‌شود. این سیستم، رزومه‌ها را بر اساس کلمات کلیدی، مدارک تحصیلی و سایر معیارهای تعیین شده توسط کارفرما مرتب و فیلتر می‌کند و از این طریق، فرآیند استخدام را برای کارفرما ساده‌تر می‌کند. بهتر است سیستم ردیابی کارجویان را به عنوان یک دستیار دیجیتال در فرآیند استخدام برای مدیران در نظر بگیرید.

به عنوان مثال، فرض کنید یک شرکت برای موقعیت شغلی مدیر بازاریابی آگهی منتشر می‌کند. این شرکت ممکن است صدها رزومه دریافت کند، اما شاید ۹۰ درصد این رزومه‌ها با شرایط مدنظر شرکت همخوانی نداشته باشند و فقط ۱۰درصد آن واجد شرایط باشند. پیدا کردن این ده درصد با اعمال فیلترها توسط استخدام‌کننده، ساده‌تر می‌شود. مثلا اگر مهارت سئو، سابقه کاری بالای دو سال یا مدیریت شبکه‌های اجتماعی برای کارفرما مهم است، تمامی گزینه‌هایی که فاقد این مهارت‌ها هستند از لیست حذف خواهند شد. این به تیم استخدام‌کننده اجازه می‌دهد تا زمان و توجه خود را به بررسی کارجویان برتر که به بهترین نحو با شرایط شغلی مطابقت دارند، متمرکز کنند و روند استخدام را سریع‌تر و موثرتر پیش ببرند.

بیشتر بخوانید: راه‌کارهایی برای ایجاد ارتباط تیمی خوب 

نحوه کار ATS چگونه است؟

اگر بدانید سیستم ردیابی کارجویان چگونه کار می‌کند، به صورت بهینه‌تری از آن استفاده خواهید کرد.

به همین دلیل، این قسمت از مطلب را به توضیح نحوه عملکرد این سیستم اختصاص دادیم:

• تجزیه اطلاعات رزومه: ATS ابتدا اطلاعات رزومه‌ بارگذاری شده مانند سابقه کاری، تحصیلات، مهارت‌ها و اطلاعات تماس را تجزیه یا استخراج می‌کند.
• تطابق کلمات کلیدی: سپس با اسکن رزومه، به دنبال کلمات کلیدی، عبارات، مهارت‌ها و صلاحیت‌های خاصی است که برای کارفرما اهمیت دارد. به عنوان مثال، اگر «تسلط بر فتوشاپ» توسط کارفرما ذکر شده باشد، آن عبارت را در رزومه جستجو می‌کند.
• رتبه‌بندی و مرتب‌سازی: بر اساس فرآیند تطبیق کلمات کلیدی، ATS به هر متقاضی امتیاز یا رتبه‌ای اختصاص می‌دهد. متقاضیانی که دقیقا با معیارهای شغلی مطابقت دارند نمرات بالاتری دریافت می‌کنند و برای بررسی بیشتر توسط تیم استخدام در اولویت قرار می‌گیرند. این سیستم همچنین متقاضیان را بر اساس صلاحیت‌هایشان دسته‌بندی می‌کند و با این کار، شناسایی کارجویان مناسب را برای استخدام‌کنندگان آسان‌تر می‌کند.
• مدیریت پایگاه داده کارجویان: ATS با ذخیره تمام داده‌های کارجو در یک پایگاه داده متمرکز، این امکان را برای استخدام‌کنندگان و مدیران فراهم می‌کند تا در هر زمان به پروفایل‌های کارجویان دسترسی داشته باشند و آن‌ها را بررسی کنند.
• مدیریت ارتباط با کارجو: در طول فرآیند استخدام، سیستم ردیابی کارجویان، ارتباط بین استخدام‌کنندگان و کارجویان را ساده می‌کند. مثلا ممکن است ایمیل‌های خودکار برای متقاضیان ارسال کند، قرار مصاحبه تنظیم کند و پیشرفت هر کارجو را در مراحل مختلف فرآیند استخدام پیگیری کند.
• گزارش و تجزیه و تحلیل: در نهایت، این سیستم با تجزیه و تحلیل رزومه‌ها و ارائه گزارش‌ها، نتیجه‌گیری را برای کارفرمایان ساده‌تر می‌کند.

مزایای استفاده از ATS برای کارفرمایان

به طور کلی، سیستم‌های ردیابی کارجویان فرآیند استخدام را برای کارفرمایان ساده‌تر می‌کنند؛ اما مزایای استفاده از این سیستم‌ها به همین مورد ختم نمی‌شود. در ادامه این مزایا را به طور مفصل‌تری بررسی می‌کنیم.

۱- صرفه‌جویی در زمان و هزینه

از آن‌جایی که این سیستم‌ها عملیاتی مانند بررسی رزومه و مطابقت آن با شرایط درخواستی یا زمان‌بندی برای مصاحبه را خودکارسازی می‌کنند، زمان و منابع صرف شده برای فرآیندهای استخدام دستی را کاهش می‌دهند. این صرفه‌جویی در زمان و منابع، در نهایت باعث صرفه‌جویی در هزینه هم می‌شود، زیرا کارفرمایان می‌توانند موقعیت‌های شغلی را سریع‌تر و با استفاده از منابع کمتری پر کنند.

۲- امکان استخدام بهترین کارجو

قابلیت‌هایی مانند تطبیق کلمات کلیدی و اعمال فیلتر، به کارفرمایان کمک می‌کنند تا بهترین و واجدشرایط‌ترین کارجوها را شناسایی کنند و متقاضیانی را که دقیقا با شرایط شغلی مطابقت دارند، اولویت‌بندی کنند. در نتیجه، استخدام‌کنندگان توجه خود را بر متقاضیانی متمرکز می‌کنند که برای این نقش مناسب هستند. استخدام بهترین افراد برای موقعیت‌های شغلی مختلف، در نهایت باعث بهبود کارایی و پیشرفت شرکت خواهد شد.

۳- ارتباط بهتر با کارجو

ATS علاوه بر ساده کردن فرآیند استخدام برای کارفرمایان، کاریابی را برای کارجویان هم ساده‌تر می‌کند. با استفاده از این سیستم، کارجویان پاسخ وضعیت درخواست خود را به موقع دریافت می‌کنند و این باعث بهبود تجربه کلی آن‌ها با شرکت خواهد شد. همچنین این سیستم یک پلتفرم متمرکز برای به اشتراک گذاشتن بازخورد کارجویان، یادداشت‌های مربوط به مصاحبه و ارزیابی‌ها ارائه می‌دهد که همکاری بین اعضای تیم استخدام را ساده می‌کند. این باعث بهبود ارتباطات و تصمیم‌گیری در طول فرآیند استخدام می‌شود.

۴- مقیاس‌پذیری و انعطاف‌پذیری

یک سیستم ردیابی کارجویان، با ویژگی‌هایی مانند مقیاس‌پذیری و انعطاف‌پذیری، نیازهای مختلف سازمان‌ها را در حین رشد و تکامل برآورده می‌کند. مقیاس‌پذیری تضمین می‌کند که ATS توانایی اداره حجم فزاینده‌ای از متقاضیان، داده‌ها و کاربران را دارد، البته بدون اینکه عملکرد را به خطر بیندازد!

انعطاف‌پذیری هم امکان سفارشی‌سازی را فراهم می‌کند، همچنین اطمینان حاصل می‌کند که مراحل مختلف استخدام با نیازهای متغیر سازمان‌ها هماهنگ می‌شوند. به زبان ساده‌تر، انعطاف‌پذیری به این معنی است که می‌توان سیستم را برای تناسب با روش‌های مختلف استخدام و تغییر نیازهای شرکت تنظیم کرد.

۵- تبلیغ نام تجاری

بسیاری از پلتفرم‌های ATS صفحات شغلی و پورتال‌های شغلی قابل تنظیمی را ارائه می‌دهند که نشان دهنده نام تجاری کارفرما هستند. این به شرکت‌ها کمک می‌کند تا با نمایش فرهنگ، ارزش‌ها و فرصت‌های خود، استعدادهای برتر را جذب کنند و نام تجاری خود را در ذهن بسیاری از کارجویان دیگر ماندگار کنند.

به طور کلی، نرم‌افزار ATS به کارفرمایان کمک می‌کند تا فرآیند استخدام خود را ساده کنند، استعدادهای برتر را جذب کنند و تجربه‌ای مثبت هم برای کارجویان و هم برای تیم‌های استخدام‌کننده ایجاد کنند.

مزایای ATS برای کارجویان

نه فقط کارفرمایان، بلکه کارجویان هم می‌توانند از فواید سیستم ردیابی کارجویان بهره ببرند. مزایای ATS برای کارجویان عبارتند از:

• صرفه‌جویی در زمان ارسال رزومه: کارجویان می‌توانند به راحتی برای چندین موقعیت شغلی رزومه بفرستند. کافیست فایل رزومه را یک بار بارگذاری کنند و آن را برای چندین موقعیت شغلی مرتبط بفرستند. این باعث صرفه‌جویی در زمان و تلاش می‌شود.
• یافتن فرصت‌های مرتبط بیشتر: از آنجایی که سیستم‌های ATS اغلب کارجویان را بر اساس میزان مطابقت رزومه آن‌ها با شرایط شغلی رتبه‌بندی می‌کنند، یافتن فرصت‌های مرتبط بیشتر برای کارجویان نیز ساده‌تر خواهد شد. البته کارجویان باید از کلمات کلیدی مرتبط با توضیحات شغل در رزومه خود استفاده کنند تا شانسشان برای جلب توجه استخدام‌کنندگان افزایش پیدا کند.
• سفارشی‌سازی رزومه: کارجویان می‌توانند رزومه خود را برای موقعیت‌های شغلی خاص در یک پلتفرم ATS تنظیم کنند. این به آن‌ها اجازه می‌دهد تا مهارت‌ها و تجربیات مربوطه را برای هر موقعیت برجسته کنند.

نکاتی برای بهینه کردن رزومه‌ بر اساس اصول ATS

برای بهره بردن از مزایای ATS به عنوان یک کارجو، باید ابتدا رزومه خود را ATS-friendly کنید.

نگران نباشید، نیازی به انجام کارهای پیچیده نیست. کافیست این نکات را رعایت کنید:

• رزومه خود را با کلمات کلیدی مرتبط با شرح شغل تنظیم کنید.
• به فونت‌های استاندارد پایبند باشید و از طرح‌بندی‌های پیچیده دوری کنید تا خوانایی رزومه برای ATS راحت باشد.
• از عنوان‌های واضح مانند «سابقه کاری» استفاده کنید تا اطلاعات شما به طور دقیق طبقه‌بندی شود.
• سیستم ATS ممکن است در تفسیر گرافیک یا تصاویر مشکل داشته باشد، بنابراین رزومه خود را مبتنی بر متن نگه دارید.
• بر مهارت‌ها، تجربه‌ها و دستاوردهای مرتبط که با شرایط شغلی مطابقت دارد تمرکز کنید.
• اگر از کلمات اختصاری استفاده می‌کنید، اولین بار کلمه را به طور کامل تایپ کنید، زیرا ATS ممکن است این کلمات را تشخیص ندهد.
• مطمئن شوید که رزومه شما فاقد اشتباهات املایی و گرامری است، زیرا این اشتباهات می‌تواند ATS را گیج کند.

چگونه بهترین ATS را انتخاب کنیم؟

حواستان باشد که هنگام انتخاب یک سیستم ردیابی کارجو، برخی عوامل را در نظر بگیرید تا از کارایی آن مطمئن شوید.

موارد زیر، عواملی هستند که هنگام انتخاب بهترین ATS باید در نظر بگیرید:

• داشتن ویژگی‌های ضروری: به دنبال ویژگی‌های ضروری مانند تجزیه رزومه، ارسال موقعیت شغلی، ردیابی کارجویان، ابزارهای ارتباطی، و گزارش/تحلیل باشید.
• رابط کاربری (UI) و تجربه کاربری (UX): رابط بصری آسان و کاربردی برای اطمینان از تجربه‌ مثبت متقاضی بسیار مهم است.
• ادغام: اطمینان حاصل کنید که این سیستم با نرم‌افزارهای منابع انسانی شما مانند سیستم‌های حقوق و دستمزد، CRM یا HRIS ادغام می‌شود.
• گزینه‌های سفارشی‌سازی: سیستمی را انتخاب کنید که به شما امکان دهد فرآیندهای استخدام را بر اساس شرایط خاص سازمان خود سفارشی‌سازی کنید.
• مقیاس پذیری: ببینید که آیا ATS می‌تواند با کسب و کار شما رشد کند و افزایش تقاضای استخدام را برطرف کند یا خیر!
• دسترسی به تلفن همراه: سازگاری با تلفن همراه برای افزایش دسترسی استخدام‌کنندگان و کارجویان مهم است.
• امنیت: ATS باید با مقررات حفاظت از داده‌ها مطابقت داشته باشد و ویژگی‌های امنیتی قوی برای محافظت از اطلاعات حساس ارائه دهد.
• مقرون به صرفه: یادتان باشد که گران بودن به معنای بهترین بودن سیستم برای شما نیست؛ بلکه باید بودجه و نیازهای خود را در نظر بگیرید و سپس بهترین گزینه را مطابق با این دو مورد انتخاب کنید.
• بررسی نظر کاربران: در مورد نظرات کاربران تحقیق کنید و ببینید چند درصد آن‌ها از عملکرد سیستم راضی هستند. حتی می‌توانید برای ارزیابی، نسخه‌های نمایشی یا آزمایشی را درخواست کنید.

سخن پایانی

سیستم‌های ردیابی کارجویان (ATS) هم برای جویندگان کار و هم برای کارفرمایان مزایای بسیاری دارند. این سیستم‌ها فرآیند استخدام را ساده می‌کنند و مزایایی مانند مدیریت کارآمد متقاضیان، تجزیه خودکار رزومه و ارتباطات بهبودیافته را ارائه می‌دهند. برای جویندگان کار، بهینه‌سازی رزومه بر اساس اصول ATS می‌تواند به طور قابل توجهی شانس آن‌ها را برای جلب توجه استخدام‌کنندگان افزایش دهد. چه جویای کار باشید و چه کارفرما، استفاده از یک ATS قوی منجر به نتایج موفقیت‌آمیز استخدام می‌شود و در نهایت به ایجاد تیم‌های قوی و با استعداد کمک می‌کند.

منابع: 

www.oracle.com | www.jobvite.com | www.jobscan.co