یک اکشنپلن (Action Plan) که خوب طراحی شده باشد، میتواند پیگیری و تحقق اهدافتان را برای شما آسان‌تر کند. چه هدف شغلی و کسب و کاری داشته باشید و چه هدف شخصی، می‌توانید از یک اکشنپلن برای ایجاد یک مسیر روشن برای موفقیت استفاده کنید. باید اشاره کنیم که سطح جزئیات در اکشنپلن شما میتواند بر اساس منابعی که در اختیار دارید و پیچیدگی پروژه یا هدف شما، متفاوت باشد. در این مقاله، ما در مورد چیستی اکشنپلن، چرایی اهمیت و چگونگی ایجاد آن صحبت می‌کنیم که میتواند به شما کمک کند تا به طور مؤثر و موفقیت‌آمیز به اهداف خود برسید. با ما همراه باشید.
اکشنپلن (Action Plan) چیست؟
یک اکشنپلن که به آن پلن عملیاتی هم گفته می‌شود، سندی است که وظایف یا تسک‌هایی را که برای رسیدن به هدف خود باید انجام دهید، مشخص میکند. همچنین فرایند را به تکالیف قابل اجرا بر اساس جدول زمانی تقسیم میکند. یک اکشنپلن خوب، تمام مراحل لازم برای دستیابی به هدف شما را مشخص میکند و با تعیین یک بازه زمانی، تاریخ شروع و پایان، برای هر مرحله از فرایند به شما کمک میکند تا به طور موثر به هدف خود برسید. بسته به نیازها و ترجیحات خود، می‌توانید از این سند برای تعیین یک هدف یا اهداف چندگانه استفاده کنید.
نحوه نوشتن یک اکشنپلن مؤثر در ۵ مرحله آسان
نوشتن یک پلن عملیاتی ممکن است چالش برانگیز به نظر برسد، اما ارزش آن را دارد که قبل از شروع روی آن تمرکز کنید. استفاده از یک چارچوب ساده میتواند به وضوح به شما کمک کند. در حالی که اکشن‌پلن‌ها ممکن است از نظر وظایف و جدول زمانی متفاوت باشند، اما آن‌ها به طور کلی با یک ساختار یکسان یا مشابه، مطابقت دارند و انواع مشابهی از اطلاعات را شامل می‌شوند. با پیروی از این پنج مرحله، یک اکشنپلن کاربردی ایجاد کنید که به شما در رسیدن به هدف‌تان کمک میکند:
۱- یک هدف اسمارت (SMART) برای خود تعیین کنید
قبل از شروع به نوشتن اکشنپلن خود، از طرح SMART برای تعیین هدف درست استفاده کنید. هدف شما باید این ویژگی‌ها را داشته باشد:
- خاص (Specific): هدف شما باید به وضوح تعریف شود. به عنوان مثال، به جای اینکه بگویید می‌خواهید فروش را افزایش دهید، می‌توانید آستانه مشخصی را که می‌خواهید به آن برسید تعیین کنید؛ مانند افزایش فروش تا ۲۰درصد.
- قابل اندازهگیری (Measurable): مطمئن شوید که هدف شما قابل اندازهگیری است. به عنوان مثال، اگر هدف شما ایجاد فروش بیشتر است، سعی کنید گزارش‌های فروش هفتگی یا ماهانه برای پیگیری پیشرفت خود ایجاد کنید.
- دست‌یافتنی (Attainable): اگرچه خوب است که اهداف بلند‌پروازانه برای به چالش کشیدن خود تعیین کنید، اما اطمینان از دست یافتنی بودن آن‌ها به شما کمک میکند تا به پیشرفت دلخواه خود برسید.
- مرتبط (Relevant): هدف شما باید با توانایی‌ها، نیازها و علایق شما مرتبط باشد. به عنوان مثال، اگر می‌خواهید درآمد تبلیغاتی را تا ۲۵درصد افزایش دهید، تعیین هدف برای شروع یک برنامه جدید ایمنی در محل کار، ممکن است مرتبط نباشد.
- بر اساس زمان (Time-based): شما باید یک ضرب الاجل مشخص برای رسیدن به هدف خود تعیین کنید. به عنوان مثال، افزایش ۱۰درصدی درآمد در ۱۲ ماه آینده.
۲- لیستی از اقدامات ایجاد کنید
در مرحله بعد، لیستی از کارهایی که باید انجام دهید تا به هدف خود برسید، ایجاد کنید. این فرایند مستلزم شکستن هدف اصلی شما به اهداف کوچک‌تر است. با انجام این کار، می‌توانید کاری کنید که هدف نهایی، کمتر طاقت‌فرسا به نظر برسد و به صورت منظم و گام به گام به آن نزدیک شوید. اطمینان حاصل کنید که اقدامات قابل دستیابی و مرتبط با هدف شما هستند. اگر یک کار معین شده خیلی مبهم یا ترسناک به نظر می‌رسد، می‌توانید آن را به دو یا سه اقدام کوچک‌تر، که انجام پذیرتر به نظر می‌رسند، تقسیم کنید.
بیشتر بخوانید: بهترین نرمافزار مدیریت پروژه
به عنوان مثال، اگر می‌خواهید ترفیع بگیرید، ممکن است مجبور باشید برای رسیدن به هدف خود تعدادی کار را انجام دهید؛ مانند رسیدن به معیار عملکرد یا یادگیری یک مهارت جدید. یادگیری یک مهارت جدید یکی از وظایفی است که احتمالا باید به مراحل کوچک‌تر و کاملا تعریف شده تقسیم شود. هر کار را به وضوح توصیف کنید تا بتوانید برنامه‌ای ایجاد کنید که شما را به هدف نهایی‌تان برساند.
۳- یک جدول زمانی تنظیم کنید
علاوه بر تعیین ضرب‌الاجل برای هدف اصلی خود، باید یک چارچوب زمانی برای تکمیل هر کار در این فرایند هم تعیین کنید. ایجاد یک جدول زمانی که بتوانید به طور منطقی دنبال کنید، ضروری است تا بتوانید پیشرفت مداوم به سمت هدف خود را حفظ کنید. الزامات را ارزیابی کنید و مدت زمانی را که برای تکمیل هر مورد از لیست خود نیاز دارید، در نظر بگیرید.
به عنوان مثال، شما می‌خواهید در یک سال از طریق شبکه‌های اجتماعی و بهینه‌سازی موتورهای جستجو، ترافیک وب‌سایت خود را ۱۰۰درصد افزایش دهید. یک چارچوب زمانی برای دستیابی به نتایج دلخواه خود برای هر یک از کارها تعیین کنید؛ مانند افزایش فالوور در شبکه‌های اجتماعی تا ۳۰درصد در چهار ماه و ایجاد صفحه اول نتایج جستجوی وب برای کلمات کلیدی خاص در مدت شش ماه.
۴- منابع را تعیین کنید
اگر پروژه بزرگی را مدیریت می‌کنید، احتمالا وظایفی را به تعدادی از افراد محول می‌کنید. مهارت‌ها و توانایی‌های تیم خود را ارزیابی کنید تا مشخص کنید کدام یک از آن‌ها برای انجام هر کار واجد شرایط هستند. سپس بنویسید که چه کسی مسئول هدف و منابع مورد نیاز برای تکمیل کار است؛ منابعی مانند پول، تجهیزات و پرسنل.
بیشتر بخوانید: انواع جلسات اسکرام
به عنوان مثال، اگر شما یک کمپین بازاریابی را مدیریت می‌کنید، باید بفهمید که کدام یک از کارکنان شما در برنامه‌ریزی، تولید محتوا، بازاریابی شبکه‌های اجتماعی و سئو قوی‌تر هستند. همچنین باید برنامه‌ها و ابزارهایی برای تولید محتوا، طراحی گرافیک و تجزیه و تحلیل بازاریابی داشته باشید.
۵- میزان پیشرفت را رصد کنید
در نهایت، توضیح دهید که چگونه مطمئن خواهید شد که هر کار در پلن عملیاتی شما به موقع انجام می‌شود؛ مانند استفاده از گزارش‌های داخلی یا برگزاری جلسات منظم. با انجام این کار، تصویر واضح‌تری از پیشرفتی که به سمت هدف خود دارید خواهید داشت. اقداماتی را که برای نظارت بر پیشرفت طرح استفاده خواهید کرد، مشخص کنید. این کار میتواند نقاط عطفی مانند تعداد کارهای تکمیل شده یا اقدامات کمّی مانند فروش یا سهم بازار باشد.
به عنوان مثال، شما می‌خواهید بخش خدمات مشتری شما تا پایان سال قادر به رسیدگی به ۱۰۰۰ درخواست در روز باشد. با این حال، برای رسیدن به هدف خود باید حداقل ۱۰ نماینده مشتری داشته باشید. با ارزیابی تعداد درخواست‌هایی که می‌توانید انجام دهید و تعداد نمایندگان خدمات مشتری در پایان نیم‌سال، به راحتی می‌توانید بفهمید که چقدر به هدف نهایی خود نزدیک هستید.
نمونه قالب اکشنپلن
قالبی که در ادامه آمده است به شما کمک میکند تا برنامه عملیاتی (Action Plan) خود را واضح، منظم و قابل اجرا تهیه کنید. استفاده از این قالب باعث می‌شود وظایف و مسئولیت‌ها به‌شکل مشخص تعریف شوند، موانع احتمالی به‌موقع شناسایی شده و منابع لازم برای رسیدن به هدف، به‌طور دقیق در نظر گرفته شوند. همچنین، با تعیین زمانبندی روشن و مشخص کردن معیارهایی برای سنجش موفقیت، به راحتی می‌توانید روند پیشرفتتان را بررسی کرده و در صورت نیاز، تغییرات لازم را ایجاد کنید.
به بیان ساده‌تر، این قالب کمک میکند تمام جنبه‌های مهم برنامه اقدام خود را به‌شکل دقیق و منظم در یک نگاه ببینید و به آسانی آن را پیاده‌سازی و مدیریت کنید.
| اقدامات | مسئول | موعد مقرر | منابع و پشتیبانی‌ها | موانع بالقوه | تاکتیک‌های ارتباطی | شاخص‌ها |
| کارهایی که باید برای رسیدن به هدف انجام دهید را به شکل واضح و دقیق بنویسید. | نام فرد یا افرادی که مسئول انجام هر یک از این اقدامات هستند را مشخص کنید. | تاریخ دقیقی را تعیین کنید که تا آن زمان هر اقدام باید انجام شده باشد. | منابع مورد نیاز هر اقدام (مثل بودجه مالی، نیروی انسانی، تجهیزات یا حمایت سیاسی) را به‌طور دقیق فهرست کنید. | مشکلات یا موانعی که ممکن است در مسیر انجام هر اقدام پیش بیاید را شناسایی کنید و بنویسید. | توضیح دهید که چگونه پیشرفت این کارها را به اعضای تیم یا دیگر افراد مرتبط اطلاع‌رسانی می‌کنید (مثل جلسات هفتگی، ایمیل یا گزارش‌ها). | معیارهایی را تعیین کنید که نشان می‌دهد هر اقدام به‌خوبی و موفقیت‌آمیز انجام شده است (مثل میزان فروش، رضایت مشتری، کاهش هزینه‌ها و غیره). |
۳ نمونه اکشن پلن کاربردی
در این بخش چند نمونه عملی از «برنامه اقدام» (Action Plan) آورده شده تا به شما کمک کند با نحوه تدوین برنامه اقدام آشنا شوید و آن را راحت‌تر در موقعیت‌های واقعی استفاده کنید. این مثال‌ها شامل اهداف مختلفی مانند بهبود خدمات مشتری، راه‌اندازی یک وب‌سایت جدید و افزایش بهره‌وری کارکنان هستند و نشان می‌دهند چگونه می‌توانید اهداف خود را به گام‌های مشخص، قابل اندازهگیری و عملی تقسیم کنید. با بررسی این نمونه‌ها به‌راحتی می‌توانید ساختار برنامه اقدام خودتان را ایجاد کنید و با اطمینان بیشتری به سمت رسیدن به اهداف حرکت کنید.
نمونه اول: بهبود خدمات مشتری در فروشگاه آنلاین
مسئله: کاهش فروش به علت نارضایتی مشتریان از خدمات پشتیبانی
هدف: افزایش ۳۰٪ رضایت مشتریان و افزایش فروش آنلاین به میزان ۱۵٪ تا پایان سال ۲۰۲۵
| اقدام | مسئول | مهلت انجام | منابع موردنیاز | موانع احتمالی | روش ارتباطی | شاخص موفقیت |
|---|---|---|---|---|---|---|
| آموزش تیم پشتیبانی مشتری | مدیر منابع انسانی | خرداد ۱۴۰۴ | مدرس، بودجه آموزشی | مقاومت کارکنان | جلسات هفتگی، ایمیل | درصد رضایت مشتری (نظرسنجی) |
| اضافه کردن پشتیبانی آنلاین ۲۴ ساعته | مدیر IT | تیر ۱۴۰۴ | نرمافزار چت آنلاین، بودجه استخدام | کمبود نیروی متخصص | گزارش هفتگی به مدیریت | زمان پاسخگویی زیر ۵ دقیقه |
| تهیه راهنمای کامل محصولات | مدیر محتوا | شهریور ۱۴۰۴ | نویسنده محتوا، طراح گرافیک | تاخیر در تولید محتوا | ایمیل هفتگی پیشرفت پروژه | تکمیل و انتشار راهنما |
معیار موفقیت نهایی: افزایش ۱۵درصدی فروش و رسیدن به امتیاز رضایت ۸۵٪ از نظرسنجی مشتریان
نمونه دوم: راه‌اندازی وب‌سایت جدید شرکت
مسئله: عدم حضور آنلاین مناسب و از دست دادن مشتریان بالقوه
هدف: راه‌اندازی کامل وب‌سایت جدید تا شهریور ۱۴۰۴ و افزایش بازدید ماهانه تا ۲۰۰۰ بازدیدکننده
| اقدام | مسئول | مهلت انجام | منابع موردنیاز | موانع احتمالی | روش ارتباطی | شاخص موفقیت |
|---|---|---|---|---|---|---|
| استخدام تیم طراحی وب | مدیر پروژه | فروردین ۱۴۰۴ | بودجه استخدام، متخصص طراحی وب | نبود نیروی مناسب | جلسات حضوری و ایمیل | تیم تکمیل شده |
| تولید محتوای اولیه برای وب‌سایت | مدیر بازاریابی محتوا | خرداد ۱۴۰۴ | نویسندگان، تصاویر و ویدیوها | تاخیر در محتوا | گزارش هفتگی | تکمیل حداقل ۸۰٪ محتوای موردنیاز |
| تست و راه‌اندازی وب‌سایت | مدیر فنی | مرداد ۱۴۰۴ | تیم تست و سرور مناسب | مشکلات فنی پیش‌بینی نشده | جلسات بررسی فنی هفتگی | راه‌اندازی موفق سایت در موعد مقرر |
معیار موفقیت نهایی: ۲۰۰۰ بازدیدکننده ماهانه تا پایان سال ۱۴۰۴ و بازخورد مثبت کاربران
نمونه سوم: افزایش بهره‌وری کارکنان یک شرکت نرم‌افزاری
مسئله: کاهش بهره‌وری کارکنان و تاخیر در تحویل پروژه‌ها
هدف: افزایش ۲۵٪ بهره‌وری کارکنان در مدت ۶ ماه
| اقدام | مسئول | مهلت انجام | منابع موردنیاز | موانع احتمالی | روش ارتباطی | شاخص موفقیت |
|---|---|---|---|---|---|---|
| برگزاری کارگاه مدیریت زمان | مدیر منابع انسانی | اردیبهشت ۱۴۰۴ | مدرس، سالن آموزشی | عدم استقبال کارکنان | ایمیل اطلاع‌رسانی، جلسات تیمی | حداقل ۸۰٪ حضور کارکنان |
| استفاده از نرمافزار مدیریت وظایف (Trello, ClickUp و غیره) | مدیر پروژه‌ها | خرداد ۱۴۰۴ | بودجه خرید نرمافزار، آموزش کارکنان | مقاومت در برابر تغییر روش کار | گزارش ماهانه | ثبت وظایف همه تیم‌ها در نرمافزار |
| ارزیابی ماهانه عملکرد تیم‌ها | مدیر عامل | شروع از تیر ۱۴۰۴ | فرم‌های ارزیابی، جلسات فردی و گروهی | کمبود وقت مدیران | جلسه ماهانه بررسی عملکرد | رشد ماهانه ۵٪ در بهره‌وری |
معیار موفقیت نهایی: افزایش ۲۵٪ بهره‌وری و تحویل به‌موقع حداقل ۹۰٪ پروژه‌ها
چرا داشتن یک اکشن پلن خوب ضروری است؟
یک اکشنپلن برای طیف گسترده‌ای از افراد و سازمان‌ها، از کارمندانی که می‌خواهند عملکرد کاری خود را بهبود دهند گرفته تا مدیران پروژه که وظایفی را به اعضای تیم محول می‌کنند، مفید است. این میتواند به شما کمک کند مسیر روشنی را برای حرکت به سمت هدف خود شناسایی و با اطمینان وظایف مرتبط را به ترتیب مناسب سازماندهی کنید تا به کارامدترین راه ممکن به هدف خود برسید.
یک اکشنپلن همچنین میتواند انگیزه باقی ماندن و نظارت بر پیشرفت به سمت اهداف را برای شما آسان‌تر کند و به شما این امکان را می‌دهد که پروژه‌های خود را طبق برنامه و در صورت امکان، در حد بودجه در دسترستان نگه دارید. اگر به صورت تیمی کار می‌کنید، می‌توانید از آن به عنوان ابزاری برای مشخص کردن اینکه چه کسی باید برای چه کاری پاسخگو باشد، استفاده کنید؛ این قابلیت میتواند به شما در جلوگیری از تاخیر و همچنین عیب‌یابی خطاهای پیش آمده کمک کند.
بیشتر بخوانید: نقشه راه محصول چیست؟
داشتن اکشنپلن به درد چه کسانی می‌خورد؟
یک اکشنپلن برای هر کسی که به یک فرایند برنامه‌ریزی گام به گام نیاز دارد مفید است. با ایجاد یک اکشنپلن، خواهید دانست که دقیقا چه اقداماتی را برای دستیابی به اهداف پروژه خود انجام خواهید داد. این برنامه‌ها می‌توانند به شما کمک کنند تا کارهای خود را سازماندهی کنید و اطمینان حاصل کنید که اطلاعات و منابع لازم برای دستیابی به اهداف خود را دارید.
اکشن‌پلن‌ها اغلب در برنامه‌ریزی استراتژیک مورد استفاده قرار می‌گیرند. برنامه‌های استراتژیک اهداف سه تا پنج ساله‌ای هستند که کل سازمان شما برای رسیدن به آن‌ها تلاش می‌کنند. هنگامی که یک برنامه استراتژیک ایجاد کردید، می‌توانید از یک اکشنپلن برای ترسیم چگونگی اجرای اهداف استراتژیک خود استفاده کنید.
بیشتر بخوانید: کانبان چیست؟
با انجام این کار، چارچوبی را برای تیم خود فراهم می‌کنید تا تمام وظایف فردی را که برای رسیدن به هدف استراتژیک باید انجام دهند، پیگیری کنند. اما شما می‌توانید اکشن‌پلن‌ها را برای چیزی فراتر از برنامه‌ریزی‌های استراتژیک هم ایجاد کنید. در واقع می‌توانید از این ابزار برای رسیدن به هر هدف خاصی به صورت سیستماتیک استفاده کنید. در زیر چند نمونه از کاربردهای اکشنپلن آورده شده است:
- اکشنپلن تجاری
- اکشنپلن بازاریابی
- اکشنپلن اصلاحی
- اکشنپلن فروش
- اکشنپلن پروژه
- اکشنپلن توسعه شخصی
صرف نظر از نوع اکشن‌پلنی که ایجاد می‌کنید، مطمئن شوید که آن را در یک نرمافزار مدیریت پروژه و تسک وارد کرده‌اید. به این ترتیب، می‌توانید به راحتی موارد اقدام و جدول زمانی را با تیم خود به اشتراک بگذارید تا پیشرفتتان را پیگیری کنید. در این حالت به‌جای به‌روزرسانی‌های دستی وضعیت و تحویل‌های نامشخص، تیم شما یک منبع اصلی حقیقت برای هر کاری که باید انجام دهد تا به اهداف خود برسد، دارد.
حال بیایید به این موضوع بپردازیم که چگونه می‌توانید یک اکشنپلن ایجاد کنید که کارایی و مسئولیت‌پذیری تیم شما را افزایش دهد.
سخن پایانی
در این مقاله، به اهمیت و نحوه ایجاد یک اکشنپلن (پلن عملیاتی) برای دستیابی به اهداف شخصی یا حرفهای پرداختیم و اشاره کردیم اکشنپلن به عنوان یک ابزار موثر برای برنامه‌ریزی و اجرای استراتژی‌ها، به کارمندان، مدیران پروژه، و حتی افرادی که به تعیین اهداف شخصی خود علاقه دارند، کمک میکند.
همچنین با اشاره به مفهوم تعیین هدف SMART (خاص، قابل اندازهگیری، دست‌یافتنی، مرتبط، زمانبندی شده) بررسی کردیم که چگونه تعیین هدف‌های واقعی، قابل اندازهگیری و دست‌یافتنی باعث موفقیت در دستیابی به آن‌ها می‌شود. همچنین، به نکات مهمی مانند شکست هدف اصلی به اقدامات کوچک‌تر، تعیین زمانبندی مربوطه، تخصیص منابع و نظارت مداوم بر پیشرفت‌ها اشاره کردیم.
در آخر هم نحوه نوشتن یک اکشنپلن مؤثر را در ۵ مرحله خلاصه کردیم تا به شما در استفاده از این ابزار را به‌طور کارآمد و موثر کمک کنیم. امیدواریم که این مقاله برای شما مفید بوده باشد. شما هم می‌توانید نظرات و تجربیات خود درباره اکشنپلن را برای ما بنویسید.
سوالات متداول
۱- آیا اکشنپلن فقط برای اهداف شغلی و کسبوکار است؟
۲- تفاوت اکشنپلن با لیست وظایف (To-Do List) چیست؟
۳- چگونه بفهمم که اکشنپلن من خوب نوشته شده است؟
۴- اگر به اهداف اکشنپلن نرسم چه باید بکنم؟
منابع:
How To Write an Action Plan – Indeed.com | Create an Effective Action Plan in 6 Steps – Asana
دیدگاهتان را بنویسید