هنگامی که یک پروژه آغاز می‌شود، افراد زیادی برای به نتیجه رسیدن هدف‌های پروژه تلاش میکنند. در این بین افرادی وجود دارند که وظایفی بسیار مهم‌تری نسبت به سایر افراد دارند. تصمیم‌گیری‌ها و راهکارهایی که چنین افرادی ارائه می‌دهند، عامل موفقیت یا شکست پروژه را مشخص می‌کند. معمولا چنین افرادی در پروژه‌های کوچک و بزرگ به عنوان مدیر پروژه شناخته می‌شوند.
مدیر پروژه نقش ویژهای در تمام بخش‌های پروژه دارد و سازماندهی، برنامه‌ریزی و رهبری تیم‌ها را برعهده می‌گیرد. افرادی با این موقعیت شغلی اهداف پروژه را تعریف و با مسئولان هر واحد ارتباط برقرار میکنند و پروژه را تا پایان پیش می‌برند. در این مقاله از بلاگ آسا قصد داریم به سؤال «مدیر پروژه کیست» پاسخ دهیم و همه وظایف اجرایی، ویژگی‌ها و مهارت‌های این شغل را بررسی می‌کنیم. برای آشنایی بیشتر با این موقعیت شغلی، مطالعه این مقاله را از دست ندهید.
مدیر پروژه؛ فردی متخصص در زمینه تدوین دقیق برنامه‌های پروژه
مدیران پروژه افرادی هستند که برای راهبرد دقیق اهداف و برنامه‌ریزی درست پروژه تلاش میکنند. در سال‌های اخیر درخواست موقعیت شغلی مدیر پروژه در تمام کسب و کارها به شدت افزایش پیدا کرده است. این موضوع نشان می‌دهد که شرکت‌های مختلف برای رسیدن به اهدافشان نیاز به برنامه‌ریزی دقیق و اصولی توسط افراد متخصص، مانند مدیران پروژه دارند. مدیران پروژه معمولا تلاش میکنند تا با کاهش هزینه‌ها، بازدهی شرکت را افزایش دهند. در اصل مدیران پروژه متخصصانی سازمان‌یافته و هدف گرا هستند که از اشتیاق، خلاقیت و همکاری برای طراحی پروژه‌ها استفاده میکنند و هدف نهایی آن‌ها، موفقیت کسب و کار است.
ویژگی‌های مدیران پروژه
مدیران پروژه ماهر و باتجربه در زمینه‌های زیر مهارت‌های زیادی دارند.
- رهبری و ارتباطات موثر: مدیران پروژه باید به صورت مناسبی با تیم‌های خود و افراد مختلف در کل چرخه حیات پروژه، ارتباط برقرار کنند.
- مدیریت زمان و سازماندهی : آن‌ها باید سازماندهی درستی برای افراد حاضر در پروژه در نظر بگیرند.
- حل خلاقانه مسئله و سازگاری: مدیران پروژه باید بدانند که چگونه مسائل را حل کنند و پروژه‌های خود را خلاقانه تطبیق دهند تا از حوادث ناگوار و زیان‌بار جلوگیری کنند.
- انگیزه و مدیریت تیم: مدیران پروژه باید اطمینان حاصل کنند که ذی‌نفعان و اعضای تیم خود در طول چرخه عمر پروژه با انگیزه باقی می‌مانند. علاوه‌بر این، آن‌ها باید تیم خود را برای اطمینان از نتایج با کیفیت بالا و تکمیل به موقع تحویل پروژه مدیریت کنند.
مواردی که در این بخش به آن‌ها اشاره کردیم، از مهم‌ترین ویژگی‌های مدیران پروژه هستند. پرورش تخصص در این موارد یک فرایند یادگیری است که نیازمند زمان و تمرین است، اما برای ایجاد مجموعه‌ای از مهارت‌های مورد نیاز یک حرفه در مدیریت پروژه ضروری است. برخی از مدیران پروژه مهارت‌های خود را با حضور در دوره‌های آکادمیک و کسب گواهینامه‌های مختلف تکمیل میکنند. برخی نیز با حضور در پروژه‌های کوچک، تجربیات ارزشمندی در جهت تقویت مهارت‌هایشان کسب میکنند. در حالت کلی مدیران پروژه افرادی دقیق و منظمی هستند که برنامه‌ریزی بسیار ویژهای برای تمام کارها دارند.
وظایف مدیر پروژه
معمولا وظیفه مدیر پروژه به سازمانی که در آن فعالیت میکنند، بستگی دارد. به‌عنوان مثال وظایف مدیر پروژه یک محصول با مدیر پروژه ساختمانی متفاوت است، اما در حالت کلی مدیران پروژه ۵ وظیفه اصلی دارند که به شرح زیر است:
- شروع پروژه
- برنامه‌ریزی پروژه
- اجرای پروژه
- کنترل و نظارت پروژه
- پایان پروژه
مدیران پروژه با در نظر گرفتن این ۵ مرحله، برنامه‌ریزی دقیق و درستی برای اجرای تمام قسمت‌های پروژه انجام می‌دهند. این افراد ممکن است هر روز در حال مصاحبه و استخدام افراد و استعدادهای جدید باشند. انواع پروژه‌هایی که مدیران پروژه روی آن‌ها کار میکنند، به اندازه مسئولیت‌ها و مهارت‌های آن‌ها گسترده است. در واقع، تقریبا هر چیزی که ما با آن تعامل داریم توسط یک مدیر پروژه طراحی شده است. در ادامه مقاله هر یک وظایف مدیران پروژه را بررسی می‌کنیم.
بیشتر بخوانید: بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه
۱. شروع پروژه؛ تعیین کردن اهداف اصلی پروژه
مدیران پروژه در مرحله شروع پروژه، اهداف و مسیر پیش رو را به خوبی مورد بررسی قرار می‌دهند. در این مرحله مدیر پروژه، افراد حاضر در پروژه را کنار یکدیگر قرار می‌دهد و در رابطه با مسیر پروژه جلسات متعددی با آن‌ها برگزار می‌کند و انتظارات خود را به اعضای تیم اطلاع می‌دهد. همچنین مدیران پروژه با ایجاد موضوعاتی خاص، مسیر بهتری را پیش روی پروژه قرار می‌دهند. برخی از این موضوعات عبارتند از:
- مشخص کردن اهمیت پروژه
- معیارهای موفقیت پروژه
- در نظر گرفتن محدودیت‌های پروژه
- بررسی بودجه لازم برای اهداف پروژه
- بررسی تخصص افراد موثر در پروژه
مدیران پروژه با توجه به موضوعاتی که در این بخش بررسی کردیم، پروژه را شروع میکنند. البته باید توجه داشت که مدیران پروژه تمام این کارها را با افراد مختلف حاضر در تیم پروژه انجام می‌دهند و ممکن است دستیابی به نقشه شروع پروژه ما‌ه‌ها طول بکشد و چندین بار پروژه مورد بازبینی قرار بگیرد.
۲. برنامه‌ریزی پروژه؛ همکاری مدیر پروژه با سایر مدیران
بعد از اینکه بخش‌های مختلف پروژه مورد تایید مدیر پروژه قرار گرفت، نوبت به برنامه‌ریزی مرحله‌های مختلف پروژه می‌رسد. در این مرحله مدیران پروژه طرح‌های ذهنی را با سایر افراد حاضر در پروژه به اشتراک می‌گذارند تا به نتیجه نهایی برسند.
در مرحله برنامه‌ریزی تمام معیارهایی که در زمان شروع پروژه مورد بررسی مدیر پروژه قرار گرفته بود، در نظر گرفته می‌شود و برای هر کدام زمان و بودجه مشخصی اعمال می‌شود. مهم‌ترین نشست‌ها در این مرحله شکل می‌گیرد و تصمیمات اساسی پروژه در جلسات مختلف بین مدیران پروژه و افراد حاضر در پروژه انجام می‌شود.
۳. اجرای پروژه؛ شروع تصمیمات بزرگ!
در این مرحله زمان نهایی برای مدیران پروژه فرا می‌رسد و عملیت‌های مختلف پروژه آغاز می‌شود. طبق برنامه‌ریزی‌های انجام شده افراد مختلف در پروژه وارد کار اجرایی می‌شوند. مدیر پروژه در این مرحله تمامی تیم‌ها را برای اجرای عملیات مدیریت می‌کند تا بخش‌های مختلف به خوبی و در کنار یکدیگر کار اجرایی را آغاز کنند.
۴. نظارت و کنترل پروژه؛ بررسی روند بخش‌های مختلف پروژه
برخی اوقات روند کار با مشکلات غیرقابل پیش‌بینی روبه‌رو می‌شود یا اینکه همیشه برنامه‌ها طبق زمان‌بندی درست صورت نمی‌گیرد. عوامل زیادی در زمان‌بندی پروژه‌ها نقش دارند و مدیران پروژه در این مرحله، پیشرفت پروژه را نظارت میکنند تا طبق برنامه زمانی از قبل تعیین شده، پروژه به اتمام برسد. در این مرحله تمام قسمت‌های مختلف پروژه توسط مدیر پروژه به صورت دقیق مورد بررسی قرار می‌گیرد و جلسات متعددی با سایر مدیران برای پیشرفت پروژه برگزار می‌شود.
۵. پایان پروژه؛ بررسی نهایی و اتمام پروژه
در آخرین مرحله از پروژه، تمام فعالیت‌ها و عملیات اجرایی مورد بررسی مدیران پروژه قرار می‌گیرد. مبالغ مورد نظر به افراد مختلف پرداخت می‌شود و هدف نهایی پروژه به مرحله بهره‌برداری می‌رسد. در پایان پروژه، بخش‌های مختلف مورد بررسی کیفی قرار می‌گیرد تا هیچ مشکلی در زمان استفاده از محصول وجود نداشته باشد. تمام اسناد و برنامه‌ریزی‌هایی که از ابتدا تا پایان پروژه صورت گرفته است، توسط مدیر پروژه بخش‌بندی و بایگانی می‌شود تا در آینده دسترسی بهتری به این منابع وجود داشته باشد.
مدیریت پروژه؛ یکی از مهم‌ترین مشاغل تمام پروژه‌ها
در این مقاله از بلاگ آسا به سؤال «مدیر پروژه کیست» پاسخ دادیم و در رابطه با ویژگی‌ها و وظایف مدیران پروژه و بازار کار مدیریت پروژه صحبت کردیم. مدیران پروژه نقش بسیار پررنگ و بزرگی در سازمان‌ها و کسب و کارهای مختلف ایفا میکنند. هنگامی که اطلاعات و دانش مدیران پروژه کامل باشد، موفقیت پروژه در زمان درست با بودجه مناسب قابل پیش‌بینی است.
در این مقاله سعی کردیم توضیحات کوتاهی در رابطه با موقعیت شغلی مدیر پروژه عنوان کنیم. اگر مشتاق به مطالعه مقالات متعدد در زمینه مدیریت پروژه هستید، پیشنهاد می‌کنیم سایر مقالات منتشر شده در بلاگ آسا را مطالعه کنید. همچنین در رابطه با مبحث مدیریت پروژه اگر سوالی دارید، از قسمت نظرات در انتهای همین مطلب با ما به اشتراک بگذارید.
منابع:
نویسنده: محمد بیک زند
