کانبان چیست؟ آشنایی با KanBan یکی از متدهای رایج مدیریت پروژه

استفاده از مدیریت پروژه برای پیشبرد اهداف پروژه‌های مختلف، یک روش متداول است. متدها و روش‌های متنوعی در مدیریت پروژه وجود دارد که هرکدام، بسته به موقعیت و نوع پروژه می‌توانند به هموار شدن مسیر کمک کنند. یکی از متدهای رایج و پرطرفدار در مدیریت پروژه، متد کانبان (KanBan) است.

کانبان یکی از متدهای مدیریت پروژه چابک (اجایل) و از انواع متدهای ناب مدیریت جریان‌های کاری است که به کمک بورد کانبان و اجزای آن، پیاده‌سازی می‌شود. در متد kanban، با تعاریف و مفاهیم مختلفی روبرو هستیم که در کنار هم، فرایند مدیریت پروژه را تسهیل می‌کنند. در این مقاله قصد داریم با متد کانبان و اجزای آن، تاریخچه این متد و مدیریت پروژه به به کمک kanban آشنا شویم. با ما همراه باشید.

مدیریت پروژه چیست؟

طبق تعریف موسسه مدیریت پروژه (PMI)، فرایند مدیریت پروژه شامل استفاده از دانش، مهارت، ابزارها و تکنیک‌هایی است که در نهایت، برای افراد ارزش ایجاد می‌کنند. پروژه معمولا به یک فرایند موقت (با زمان محدود) گفته می‌شود که در طی آن، فرد یا افراد تلاش می‌کنند تا با رسیدن به یک نتیجه دلخواه، ارزش‌آفرینی کنند.

برای اینکه یک پروژه به نتیجه برسد، باید مجموعه‌ای از عوامل در کنار هم قرار بگیرند و به پروژه جهت بدهند؛ به این فرایند مدیریت پروژه گفته می‌شود. معمولا هر پروژه یک مدیر پروژه دارد که با کمک ابزارهای مدیریتی و مهارت‌های مختلفی که کسب کرده است، فرایند پروژه را کنترل می‌کند و تیم را برای رسیدن به هدف مطلوب راهنمایی می‌کند.

استفاده از مدیریت پروژه باعث می‌شود تا فرایندها، پروژه‌ها و در نهایت بخش‌های مختلف کسب و کار، با بهره‌وری بیشتر و موثرتر کار کنند. اگر فرایند مدیریت پروژه به درستی پیاده‌سازی شود، به مدیریت و ذی‌نفعان کمک می‌کنند تا در زمان درست و با بودجه مناسب، به تمام اهداف خود برسند.

کانبان (KanBan) چیست؟

کانبان یکی از متدهای رایج مدیریت پروژه و جریان‌های کاری است که به کمک تصویرسازی (Visualisation)، فرایند مدیریت پروژه را در سطح فردی، تیمی و سازمانی، راحت‌تر می‌کند. واژه کانبان (Kanban) یک لغت ژاپنی به معنای سیگنال بصری یا کاری بصری است. با توجه به معنی لغت کانبان، می‌توانیم حدس بزنیم که در این متد مدیریت پروژه چابک قرار است با کارت‌های مختلفی سروکار داشته باشیم. همانطور که به آن اشاره کردیم، کانبان یک سیستم مدیریت جریان‌های کاری بصری است که تصویر واضحی از روند کار در یک فرایند را نشان می‌دهد. این پیاده‌سازی تصویری به کمک بورد کانبان و اجزای آن ممکن می‌شود که در ادامه آن‌ها را دقیق‌تر بررسی می‌کنیم.

فلسفه اصلی پیدایش کانبان، توسعه و پیشرفت مداوم در طی جریان کاری است. در این متد، تسک‌ها و وظایف به شکل کارت وارد بورد کانبان می‌شوند و همزمان با پیشرفت کارها و پروژه، در ستون‌های مختلف بورد جلو می‌روند. وظایف جدید هم، از یک مخزن که با نام بک‌لاگ (‌backlog) شناخته می‌شود وارد بورد می‌شوند و مراحل مختلف را طی می‌کنند.

تاریخچه کانبان

ریشه متد کانبان به اواخر دهه ۴۰ میلادی در ژاپن برمی‌گردد؛ زمانی که تایچی اوهنو، یکی از مهندسان شرکت تویوتا متد کانبان را برای بهبود فرایند تولید تویوتا ایجاد کرد. قبل از ابداع این متد، تولید به صورت پیش‌فرض در حالت عرضه هرچه بیشتر به بازار (Push) بود. اما این متد که با عنوان تولید در لحظه هم شناخته می‌شود، عرضه را بر اساس تقاضای مشتری (Pull) تنظیم می‌کرد.

این روش جدید که توسط اوهنو در تویوتا ایجاد شد، سیستم تولید ناب (Lean Manufacturing) را پایه‌گذاری کرد. تا اوایل دهه ۲۰۰۰ میلادی، این متد در بخش صنعتی استفاده می‌شد، اما در همان زمان بود که کم کم وارد فرایند توسعه نرم‌افزار هم شد. تعریف امروزی کانبان در توسعه نرم‌افزار، با الهام از مدل عرضه به نسبت تقاضا (Pull) یا تولید ناب است که هدف آن، افزایش بهره‌وری و ارزش نهایی محصول با کم‌ترین هدر‌رفت انرژی و هزینه است.

اصول مدیریت پروژه به روش کانبان

برای مدیریت پروژه موثر به کمک کانبان، ۴ اصل و گام اساسی وجود دارد که باید قبل از پیاده‌سازی کانبان به آن‌ها توجه کنید. این چهار اصلی عبارتند از:

۱. کانبان را در جریان کاری فعلی خود پیاده‌سازی کنید

یکی از ویژگی‌های اصلی مدل کانبان، انعطاف و سازگاری خوب آن با جریان‌های کاری مختلف است. بنابراین برای پیاده‌سازی این روش نیازی نیست که به نقطه بهینه فکر کنید؛ کافیست که آن را در جریان‌های فعلی خود پیاده‌سازی کنید تا با هسته کاری شما سازگار شود و تغییرات مثبت، کم کم نمایان شوند.

۲. به تغییرات کوچک و پیوسته در طول زمان فکر کنید

تغییرات بزرگ و ناگهانی می‌توانند تمام ساختارها و جریان‌های تیم شما را به هم بریزند. با استفاده از کانبان، منتظر تغییرات کوچک و پیوسته‌ای باشید که جریان‌های شما را به مرور بهبود می‌دهند.

۳. فرایندها، نقش‌ها و مسئولیت‌های فعلی خود را دور نریزید

برخلاف سایر متدهای مدیریت ناب (Lean)، متد کانبان هیچ نقش پیش‌فرضی ندارد و می‌توانید این متد را با ساختار تیم خود هماهنگ کنید.

۴. رهبری را در تمام سطوح ببینید

با توجه به اینکه یکی از اصول کانبان بهبود مستمر است، این متد پیشنهاد می‌کند که تغییرات و بهبودها صرفا از بالا به پایین ابلاغ نشوند و همه افراد در همه سطوح کاری بتوانند پیشنهادات خود را ابراز و در یک ساختار هماهنگ پیاده‌سازی کنند.

به‌روش‌ها (best practices) و چگونگی پیاده‌سازی متد کانبان

پس از اینکه با اصول مدیریت پروژه با کانبان آشنا شدیم، نوبت به پیاده‌سازی این متد می‌رسد. برای اینکه بتوانید kanban را اصولی پیاده‌سازی کنید و بیشترین بهره را از این متد ناب و چابک ببرید، به‌روش‌ها یا best practiceهایی وجود دارند که به شما در این موضوع کمک می‌کنند. در ادامه این اصول و به‌روش‌ها را بررسی می‌کنیم.

جریان‌های کاری را ترسیم کنید

یکی از بزرگ‌ترین مزایای Kanban این است که می‌توانید مراحل و روند کار را به صورت تصویری و فیزیکی ببینید و دنبال کنید. این ویژگی درک خوبی از نحوه حرکت کار در مراحل به شما می‌دهد و علاوه بر این می‌توانید با یک نگاه به بورد، بینش بلادرنگی از فرایند به دست بیاورید.

تعداد کارهای در حال انجام را محدود کنید

کانبان یک متد چابک است که بر اساس اصول تحویل زودهنگام عمل می‌کند؛ بر طبق این اصول، وضعیت کارها باید به طور شفاف با کمک ستون‌ها مشخص شود و صرفا با یک وضعیت مبهم «در حال پیشرفت» نشان داده نشود. در حالت کلی محدودیت خاصی برای تعداد کارهای «در حال انجام» به صورت همزمان وجود ندارد؛ اما بهتر است برای افزایش کارایی تیم، انجام چند کار به صورت همزمان به حداقل برسد و کارها مرحله به مرحله پیش بروند.

روندهای کاری را مدیریت کنید

یکی از راه‌های محدود کردن کارهای در انجام، مدیریت و بهینه‌سازی کارهایی است که باید انجام دهید. اگر جریان‌های کاری و روندها را مدیریت کنید، زمان انجام کارها کاهش پیدا می‌کند و تسک‌ها و محصولات در زمان مناسب به دست کاربر نهایی می‌رسند.

خط‌ مشی‌ها و اصول فرایندی را شفاف کنید

از آن‌جایی که سرعت انجام و جابجایی کارها در کانبان زیاد است، مطمئن شوید که تیم شما قراردادهای مشخصی دارد و آن‌ها را کاملا درک کرده است. این خط‌مشی‌ها و اصول فرایندی باید به تیم شما کمک کنند تا متد کانبان را بهتر و موثر‌تر پیاده‌سازی کنند. علاوه بر این، همه اعضای تیم باید تشویق شوند تا در تکمیل خط‌مشی کانبان مشارکت و نوآوری کنند.

چرخه بازخورد را پیاده‌سازی کنید

در کانبان باید از دو گروه بازخورد بگیرید: از گروه مشتریان و از تیم خود.

از مشتریان خود درباره کیفیت و اثربخشی محصولی که ارائه کرده‌اید بازخورد بگیرید و از تیم خود، به طور روتین درباره چارچوب کانبان و تاثیر آن روی فرایندهای کاری بازخورد بگیرید. بازخورد دادن و گرفتن، یکی از مراحل اصلی بهبود مستمر و چارچوب کانبان است.

با همکاری و کسب تجربه، رشد کنید

هسته اصلی متد کانبان در مورد بهبود مستمر است. این به این معنا است که سایر سیستم‌ها و روش‌ها هم در ترکیب با کانبان، بهبود پیدا می‌کنند. مهم نیست شما از چارچوب یا سیستمی استفاده می‌کنید؛ می‌خواهد اسکرام باشد یا هر روش دیگری، همیشه آماده همکاری، آزمون و خطا و در صورت نیاز، تغییر روش‌های خود باشید.

معرفی بورد کانبان و اجزای آن

بورد کانبان یک ابزار مدیریت پروژه چابک است که به تجسم جریان‌های کاری، محدود کردن کارهای در جریان و افزایش حداکثری بهره‌وری کمک می‌کند. این بورد می‌تواند به تیم‌های چابک، تیم‌های توسعه نرم‌افزار و DevOps کمک کند تا به کارهای روزانه خود نظم بدهند. یک بورد کانبان با استفاده از اجزای مختلف مانند کارت‌ها، ستون‌ها و … به تیم‌های فناوری و خدمات کمک می‌کنند تا حجم مناسبی از کار (تسک) را بردارند، آن‌ها را انجام دهند و در نهایت به صورت مستمر بهبود پیدا کنند. در ادامه اجزای مختلف بورد Kanban را بررسی می‌کنیم.

کارت کانبان

اولین چیزی که در بورد کانبان نظرتان را جلب می‌کند، کارت‌ها هستند که با عنوان سیگنال تصویری هم شناخته می‌شوند. تیم‌های کانبان تمام کارها، وظایف و پروژه‌های خود را روی کارت‌ها می‌نویسند تا فرایندی که طی می‌کنند، مشخص شود. معمولا هر کارت شامل یک تسک یا وظیفه است و حرکت این کارت‌ها بین ستون‌های بورد، وضعیت آن تسک را مشخص می‌کند.

ستون‌ها در بورد کانبان

یکی دیگر از اجزای شاخص بورد کانبان، ستون‌ها هستند. هر ستون یک مرحله یا فعالیت خاص را نشان می‌دهد که در کنار هم، روند پیشرفت کار را نشان می‌دهند. کارت‌ها با توجه به وضعیت کار بین ستون‌ها جابه‌جا می‌شوند تا در نهایت انجام شوند.

در ساده‌ترین حالت، ستون‌ها شامل انجام کار (To-do)، در حال انجام (In progress) و انجام شده (Complete/Done) می‌شوند.

محدودیت کارهای در جریان (WIP)

محدودیت کارهای در جریان (WIP limit)، یک محدودیت است که اجازه نمی‌دهد یک ستون، از یک تعداد کار بیشتر داشته باشد. برای مثال اگر ستون «در حال انجام» محدودیت ۳ داشته باشد، بیشتر از ۳ کارت نمی‌تواند در این ستون قرار بگیرد و در صورت رسیدن کارها به سقف محدودیت، باید کارها انجام شده و به ستون بعدی منتقل شوند تا تیم بتواند کار جدید اضافه کند.

نقطه تعهد (Commitment point)

معمولا تیم‌هایی که از کانبان استفاده می‌کنند، یک منبع از تسک‌های مختلف دارند که با عنوان بک‌لاگ (Backlog) شناخته می‌شود. اینجا جایی است که مشتریان، ذی‌نفعان و هم تیمی‌ها، ایده‌هایی را برای پروژه‌هایی ارائه می‌کنند که تیم می‌تواند در صورت خالی شدن زمان، آن‌ها را انتخاب کند. نقطه تعهد لحظه‌ای است که یک ایده توسط تیم از بک‌لاگ انتخاب می‌شود و کار روی آن شروع می‌شود.

نقطه تحویل (Delivery point)

نقطه تحویل، جایی است که جریان کاری تیم به پایان می‌رسد. برای بیشتر تیم‌ها، نقطه تحویل زمانی است که محصول یا خدمات به دست مشتری می‌رسد. هدف تیم این است که کارت‌ها را در سریع‌ترین زمان ممکن از نقطه تعهد به نقطه تحویل ببرد.

زمان سپری شده بین این دو نقطه، Lead Time یا زمان انجام کار نام دارد. تیم‌های کانبان به طور مداوم در حال پیشرفت هستند تا زمان انجام کار را تا جای ممکن کاهش دهند.

مزایای استفاده از متد کانبان

کانبان یک ابزار منعطف و عالی برای مدیریت و بالانس کارها و ظرفیت تیم است. استفاده از این متد مزایایی دارد که در ادامه به آن‌ها اشاره می‌کنیم:

• افزایش شفافیت جریان‌های کاری
• افزایش سرعت تحویل محصول به بازار
• هماهنگی بین اهداف و نحوه اجرای تسک‌ها
• افزایش قابلیت پیش‌بینی
• مدیریت بهتر وابستگی‌ها
• افزایش رضایت مشتریان

ابزارهای مدیریت پروژه به روش کانبان

با توجه به کاربردهای مدل کانبان در مدیریت پروژه‌های توسعه نرم‌افزار، توسعه محصول و …، ابزارهای دیجیتال مختلفی ایجاد شدند تا کار با این متد جذاب را راحت‌تر کنند. بهترین نرم‌افزارهای مدیریت پروژه با متد کانبان عبارتند از:

• ترلو (Trello)
• جیرا (Jira)
• نوشن (Notion)
• کانبان تول (Kanban Tool)
• ماندی (Monday)
• کلیک‌آپ (ClickUp)
• زوهو پراجکتس (Zoho Projects)
• کانبانایز (Kanbanize)

این ابزارها با داشتن رابط کاربری ساده و در عین حال کامل و به کمک بورد کانبان و تصویرسازی فرایندها، می‌توانند در مدیریت پروژه به تیم‌های مختلف توسعه کمک کنند تا فرایندها را به صورت بهینه پیش ببرند.

 

تفاوت متد کانبان، اسکرام و اجایل

اگر از متدهای مدیریت پروژه استفاده کرده باشید، حتما اسم اسکرام هم به گوشتان خورده است. اسکرام و کانبان، هر دو از متدهای مدیریت پروژه چابک یا اجایل هستند. هرچند که اسکرام و کانبان دو متد کاملا سازگار هستند و به صورت ترکیبی (اسکرام-بان) هم استفاده می‌شوند، اما تفاوت‌هایی هم بین آن‌ها وجود دارد.

بگذارید با بررسی ویژگی‌های هرکدام، تفاوت‌های آن‌ها را ببینیم:

• اجایل (متدولوژی چابک): هدف این متدولوژی، افزایش انعطاف تیم‌ها در برابر تغییر است. فلسفه متد اجایل در برنامه‌ریزی سازگار، توسعه تکاملی، تحویل زودهنگام محصول و بهبود مستمر خلاصه می‌شود.
• اسکرام (Scrum): هدف اصلی اسکرام، انجام دادن بیشترین حجم کاری در کوتاه‌ترین زمان است. این متد به کمک اسپرینت‌ها، یعنی چرخه‌های تکرارشونده در بازه زمانی ۱ تا ۴ هفته‌ای، پیاده‌سازی می‌شود.
• کانبان (Kanban): کانبان به کمک تصویر‌سازی لحظه‌ای از روند کار، به بهبود فرایندهای تیم کمک می‌کند. فرایندها در کانبان کوتاه‌اند و در بازه اسپرینت هم جا می‌گیرند.

سخن پایانی

در این مقاله سعی کردیم تا ابتدا کمی با متد مدیریت پروژه کانبان (kanban) آشنا شویم، سپس این متد و روش‌های پیاده‌سازی آن را بررسی کردیم. متد کانبان، یکی از رایج‌ترین و کاربردی‌ترین متدهای مدیریت پروژه است که در بسیاری از پروژه‌های بزرگ و کوچک مورد استفاده قرار می‌گیرد. اگر قصد دارید از این متد استفاده کنید، بهتر است که هر چه سریع‌تر فرایند استفاده را شروع کنید و نگران ادغام شدن آن با ساختار فعلی تیم نباشید؛ چرا که انعطاف و سازگاری بالای این متد با ساختارها و روش‌های مختلف مدیریت پروژه، آن را به یک روش محبوب تبدیل کرده است.

منابع:

www.asana.com | www.investopedia.com