نقش بک لاگ محصول و بک لاگ اسپرینت در مدیریت پروژه

زمان مطالعه: 18 دقیقه

در مدیریت پروژه‌های چابک، درک صحیح تفاوت‌ها و نقش‌های بک لاگ محصول و بک لاگ اسپرینت از اهمیت بالایی برخوردار است. این دو ابزار کلیدی، پایه‌ و اساس برنامه‌ریزی، اولویت‌بندی و اجرای موثر وظایف را در چارچوب‌هایی مانند اسکرام و کانبان تشکیل می‌دهند. آشنایی کامل و مدیریت صحیح این دو بک لاگ، تیم را در مسیر تحقق اهداف استراتژیک و ارائه مداوم ارزش به کاربران هدایت می‌کند.
در این مقاله از بلاگ آسا قصد داریم به بررسی مفهوم بک لاگ محصول و بک لاگ اسپرینت و نقش آن‌ها در مدیریت پروژه بپردازیم. پس اگر مدیریت پروژه چابک را برعهده دارید این مقاله می‌تواند برای شما مفید باشد.

بک لاگ (Backlog) چیست؟

اگر از روش‌های مدیریت پروژه چابک مثل اسکرام استفاده می‌کنید، به Backlog احتیاج دارید. اعضای تیم مدیریت پروژه از بک لاگ برای برنامه‌ریزی، اولویت‌بندی و اجرای پروژه در سریع‌ترین زمان ممکن استفاده می‌کنند. اگر هدف از پروژه اسکرام توسعه یا طراحی یک محصول باشد، فهرستی از کارهای ضروری در backlog نوشته می‌شود. این کارها اولویت‌بندی می‌شوند و هر کدام از اجزای فهرست به نام User Stories نام‌گذاری می‌شوند.

لیست Backlog متعلق به مالک محصول است و مسئولیت افزایش ارزش محصول و ارائه آن به مشتری را بر عهده دارد. به‌علاوه، مالک محصول از لیست Backlog برای اولویت‌بندی و مدیریت وظیفه‌ها در اسپرینت استفاده می‌کند. هر یک از اعضای تیم هم می‌توانند برای آگاهی از تغییرات محصول به بک لاگ مراجعه کنند.

بک لاگ محصول چیست؟

هر محصولی خصوصیات، قابلیت‌ها و نیازمندی‌های مشخصی دارد. بک لاگ محصول شامل همه این اطلاعات است. به‌علاوه، در صورتی‌که در آینده محصول تغییر کند و ارتقا پیدا کند، اطلاعات مربوط به ارتقا در product backlog قرار می‌گیرند.

بک لاگ محصول همراه با پیشرفت محصول بزرگ‌تر و جامع‌تر می‌شود. اگر نیازمندی‌های کسب‌وکار شما، شرایط بازار یا فناوری تغییر کند. Backlog محصول هم تغییر می‌کند. بنابراین ممکن است در مسیر مدیریت پروژه، چندین نفر از تیم‌های مختلف روی backlog محصول مشغول به کار باشند.

ویژگی‌های بک لاگ محصول موثر

اگر شما مالک محصول هستید، باید Product backlog را تعریف کرده و ویژگی‌های آن را مشخص کنید. این فایل راهنمای تیم اجایل است، بنابراین سعی کنید تا حد امکان بخش‌های backlog محصول را واضح بنویسید. همچنین، مالک محصول نیازهای مشتری و کاربرها را می‌داند. او می‌تواند در مسیر رسیدن به اهداف اسپرینت، مراحل را بازنگری کند و از درستی آن‌ها مطمئن شود.

در صورتی‌که backlog محصول در راستای نیازها و علاقه‌مندی‌های کاربر باشد، قطعا بک لاگ موثر و موفقی خواهد بود. در نهایت، ضروری‌ترین ویژگی‌های یک بگ لاگ محصول اثربخش، اولویت‌بندی وظایف است. بهتر است وظایف را با توجه به اهمیت آن‌ها در مدیریت پروژه دسته‌بندی کنید. در این مرحله، اسکرام مستر می‌تواند در اولویت‌بندی وظایف و فرایند آن‌ها کمک کند.

نقش بک لاگ محصول در مدیریت پروژه

بک لاگ محصول نقش مهمی در مدیریت پروژه و پیاده‌سازی چابک دارد و یکی از هفت جزء اصلی اسکرام است. اساسی‌ترین ویژگی Product backlog در مدیریت پروژه، انعطاف‌پذیری آن است.

تیم مدیریت پروژه بسیاری از اجزای Backlog را تعریف می‌کند، ولی همیشه امکان تغییر وجود دارد. اگر عضوی از تیم اجایل (Agile Team) هستید و می‌خواهید در مدیریت بک لاگ محصول نقشی داشته باشید، می‌توانید از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه استفاده کنید. شما می‌توانید با استفاده از این نرم‌افزارها موارد ضروری backlog محصول را جمع‌آوری و اولویت‌بندی کنید. به‌علاوه، امکان اضافه کردن توضیحات و افراد مختلف به پروژه هم وجود دارد.

ابزارهای مدیریت بک لاگ محصول

اگر در حال برنامه‌ریزی برای توسعه یک محصول هستید، احتمالا با این سوال مواجه می‌شوید که چگونه یک بک لاگ را به بهترین شکل مدیریت کنیم؟ در پاسخ به این سوال باید گفت که ابزارهای تخصصی و متنوعی برای این کار طراحی شده‌اند که می‌توانند نظم بیشتری به کارها بدهند و حتی فرایند تصمیم‌گیری را هم هوشمندتر کنند. در ادامه بهترین ابزارهای مدیریت بک لاگ را معرفی می‌کنیم:

 Monday Dev

برای مدیریت چرخه کامل توسعه محصول، می‌توانید روی پلتفرم Monday Dev حساب ویژه‌ای باز کنید. این ابزار با ارائه قالب‌های قابل تنظیم برای بک لاگ محصول، به تیم‌های شما کمک می‌کند تا به‌راحتی وظایف را اولویت‌بندی، سازماندهی و پیگیری کنند. همچنین قابلیت‌هایی مانند تعیین اولویت، وضعیت و معیارهای مختلف در قالب جدول‌های کاربردی، کار با این ابزار را ساده و موثر می‌کند.

علاوه‌بر این، ابزار Monday Dev از نماهای مختلفی مانند Kanban، نمودار گانت و تایم‌لاین پشتیبانی می‌کند تا بتوانید بک لاگ خود را از زوایای مختلف بررسی کنید. همچنین، ویژگی‌های خودکارسازی مانند یادآوری بازبینی بک لاگ یا تنظیم اولویت‌ها بر اساس معیارهای ازپیش‌تعریف‌شده، باعث صرفه‌جویی در زمان تیم می‌شود. یکپارچگی گسترده با ابزارهایی مانند Jira ،Trello ،Slack و GitHub هم قدرت این پلتفرم را چند برابر کرده است.

 Jira Service Management

 Jira Service Management، حرفه‌ای و قدرتمند است که با ویژگی‌های پیشرفته‌ خود، در مدیریت بک لاگ هم عملکرد فوق‌العاده‌ای دارد. در این ابزار می‌توانید از فیلدها و گردش‌کارهای قابل تنظیم استفاده کنید تا بک لاگی متناسب با نیازهای سازمانی خود بسازید. از جمله قابلیت‌های کلیدی آن می‌توان به اولویت‌بندی آیتم‌ها بر اساس معیارهایی مانند فوریت، پیچیدگی یا ارزش تجاری اشاره کرد.

ابزار Jira امکانات بصری متنوعی از جمله بوردهای اجایل و نمودارهای burndown را ارائه می‌دهد که این امر به شما کمک می‌کند مسیر پیشرفت را به‌خوبی دنبال کنید و موانع را به‌راحتی از مقابل خود بردارید. همچنین با کمک قابلیت‌هایی مانند اتوماسیون قوانین کاری و نوتیفیکیشن‌های خودکار، بار کاری تیم به‌طرز محسوسی کاهش پیدا می‌کند.

 Canny

درصورتی‌که دغدغه اصلی شما اولویت‌بندی ویژگی‌ها بر اساس بازخورد کاربران است، ابزار Canny یکی از بهترین گزینه‌ها برای مدیریت بک لاگ به‌حساب می‌آید. این ابزار به شما اجازه می‌دهد بازخوردهای دریافتی از کاربران را جمع‌آوری کنید و بعد از انجام تحلیل، به‌صورت داده‌محور تصمیم بگیرید که کدام ویژگی‌ها باید زودتر در اولویت توسعه قرار بگیرند.

ابزار Canny این امکان را می‌دهد که بر اساس فرمول‌های سفارشی، به هر درخواست امتیاز دهید و آن را در بک لاگ بگذارید. همچنین قابلیت ایجاد رودمپ‌های عمومی یا خصوصی وجود دارد تا تیم و کاربران بدانند چه مواردی در حال توسعه است. یکپارچگی با ابزارهایی مانند Intercom، HubSpot، Jira و Slack هم کار با این ابزار را در جریان روزمره تیم‌ها بسیار روان‌تر کرده است.

 Quickbase

ابزار Quickbase برای زمانی مناسب است که در تیم شما مهارت‌های برنامه‌نویسی به‌طور گسترده در دسترس نیست، اما همچنان به‌دنبال راهی برای مدیریت حرفه‌ای پروژه و بک لاگ هستید. این ابزار بدون نیاز به کدنویسی، امکان ساخت اپلیکیشن‌های سفارشی را فراهم می‌کند. همچنین Quickbase به‌دلیل ماهیت منعطف خود در مدیریت وظایف پویا، برای ایجاد و نگهداری بک لاگ بسیار مناسب است.

شما می‌توانید بدون وابستگی به توسعه‌دهنده، انواع فیلدها، اولویت‌ها و گردش‌کارهای خاص خود را طراحی و در مدت‌زمانی کوتاه، یک سیستم بک لاگ کارآمد راه‌اندازی کنید. این ابزار برای تیم‌هایی که به چابکی بالا نیاز دارند، اما زمان یا منابع فنی محدودی دارند، می‌تواند تحول‌آفرین باشد.

 Shortcut

Shortcut یکی دیگر از ابزارهای مدیریت بک لاگ محصول به شمار می‌آید که برای تیم‌های نرم‌افزاری طراحی شده است. در واقع اگر به ابزاری منسجم برای مدیریت بک لاگ، برنامه‌ریزی اسپرینت و ترسیم نقشه راه نیاز دارید، می‌توانید استفاده از این ابزار را در دستور کار قرار دهید. قابلیت‌های مختلفی مانند پیگیری داستان‌های کاربری، تعیین اولویت‌ها و سازماندهی وظایف با استفاده از فیلدهای سفارشی و برچسب‌گذاری، به شما کمک می‌کند که کارهای روزمره خود را به اهداف کلان‌تر متصل کنید.

از دیگر مزایای Shortcut می‌توان به قابلیت برنامه‌ریزی اسپرینت، محدودسازی کارهای در جریان (WIP) و تنظیم گردش‌کارهای سفارشی اشاره کرد. همچنین این ابزار به‌دلیل یکپارچگی گسترده با ابزارهایی مانند GitHub، Figma، Slack و Notion، گزینه‌ای کامل برای تیم‌های توسعه چابک است.

 Backlog

برای همگام‌سازی اعضای فنی و غیرفنی پروژه، می‌توانید از ابزار بسیار عالی Backlog استفاده کنید. در واقع این ابزار تمام اعضای تیم (از توسعه‌دهنده تا مشتری و طراح) را در یک محیط یکپارچه کنار همدیگر جمع می‌کند تا همکاری بی‌وقفه و شفافی را تجربه کنند.

ویژگی‌های برجسته‌ای مانند ایجاد پروژه، تخصیص وظایف، اشتراک‌گذاری فایل‌ها و تبادل نظر باعث می‌شوند که Backlog ابزاری همه‌جانبه به شمار بیاید. این ابزار می‌تواند حتی در پروژه‌هایی با ساختار پیچیده، فرایند مدیریت بک لاگ را روان‌تر کند. همچنین با ارائه پلن‌های متنوع، تیم‌های کوچک یا نوپا هم می‌توانند بدون هزینه اولیه کار خود را با Backlog آغاز کنند.

 Teamwork.com

Teamwork.com ابزار دیگری است که به‌خوبی با نیاز و خواسته تیم‌هایی که از متدولوژی اسکرام استفاده می‌کنند، سازگار شده است. مهم نیست اعضای تیم چقدر با فناوری آشنا باشند، ر هر حال رابط کاربری ساده و در عین حال قدرتمند این پلتفرم باعث می‌شود که همه افراد تیم شما بتوانند به‌راحتی در فرآیند مدیریت بک لاگ شرکت کنند.

بخش‌های مختلفی مانند ایجاد پروژه و وظایف، بارگذاری فایل، درج نظرات و تنظیم گردش‌کارهای انعطاف‌پذیر به‌شکلی طراحی شده است که شما را از درگیر شدن با پیچیدگی‌های فنی بی‌نیاز کند. همچنین، پلن‌های قیمت‌گذاری متنوع از جمله نسخه رایگان دائمی، آن را به گزینه‌ای مقرون‌به‌صرفه برای تیم‌های کوچک و متوسط تبدیل کرده است.

 ProdPad

پلتفرم ProdPad مخصوص تیم‌هایی طراحی شده است که می‌خواهند ایده‌ها را به اقدامات قابل‌اجرا تبدیل کنند. این پلتفرم با تمرکز بر مدیریت ایده‌ها، بازخوردها و ایجاد نقشه راه محصول، فرآیند شکل‌گیری بک لاگ را از ابتدای مسیر ( از زمان دریافت یک ایده) پشتیبانی می‌کند. شما می‌توانید بر اساس OKRها (اهداف و نتایج کلیدی) کارها را سازمان‌دهی و بک لاگ خود را بر پایه نتیجه‌گرایی تنظیم کنید.

از دیگر امکانات کلیدی ProdPad می‌توان به اعلان‌های خودکار، به‌روزرسانی‌های پویا در گردش‌کار و ادغام با ابزارهایی مانند Jira، Trello، Azure DevOps و Salesforce اشاره کرد. همچنین پشتیبانی از Zapier و API اختصاصی، این ابزار را برای تیم‌هایی که به انعطاف بالا نیاز دارند، به یک گزینه عالی تبدیل کرده است.

 Microsoft Planner

هنگامی که تیم شما تجربه زیادی در استفاده از ابزارهای بک لاگ ندارد، باید به‌دنبال راه‌حلی ساده و در عین حال موثر باشید. در چنین شرایطی، ابزار Microsoft Planner یکی از بهترین گزینه‌های ممکن به شمار می‌آید. این ابزار بخشی از اکوسیستم Microsoft 365 است، به‌همین دلیل به‌صورت یکپارچه با Power Automate ،SharePoint و To-Do کار می‌کند.

ابزار Planner به‌طور خودکار وظایف را اولویت‌بندی و وضعیت آن‌ها را بصری‌سازی می‌کند. همچنین، با تولید گزارش‌های وضعیت برای اعضای تیم، شفافیت و هماهنگی بیشتری را در پروژه ایجاد می‌کند. این ویژگی‌ها باعث شده‌اند Planner به گزینه‌ای مناسب برای تیم‌های تازه‌وارد در حوزه اسکرام تبدیل شود.

 Yodiz

ابزار Yodiz با مجموعه کاملی از قابلیت‌ها، یک ابزار جامع برای تیم اسکرام به شمار می‌آید. این پلتفرم امکان برنامه‌ریزی، مدیریت نیازمندی‌ها، همکاری تیمی، پیگیری تحویل‌ها، پشتیبانی مشتری و تحلیل داده‌ها را به‌شکل یکپارچه فراهم می‌کند. همچنین Yodiz با ارائه تحلیل‌های کاربردی، به تیم‌ها کمک می‌کند روند توسعه را بهتر پیش‌بینی و تصمیم‌گیری کنند.

علاوه بر این، ویژگی‌هایی مانند قیمت مقرون‌به‌صرفه (حتی پلن رایگان) و امکان استفاده به‌صورت میزبانی‌شده روی سرورهای اختصاصی، این پلتفرم را به گزینه‌ای مناسب برای استارتاپ‌ها و شرکت‌های متوسط تبدیل کرده است.

بک لاگ اسپرینت چیست؟

Backlog اسپرینت شامل چند ویژگی انتخاب‌شده از بک لاگ محصول است و به‌عنوان زیرمجموعه‌ای از Product Backlog تعریف می‌شود. در صورتی‌که تیم مدیریت محصول بخواهد به‌طور مشخص روی پیاده‌سازی چند ویژگی تمرکز کند، آن‌ها را به backlog اسپرینت منتقل می‌کند.

در Sprint backlog، باید کارهای ضروری برای رسیدن به هدف اسپرینت را به‌صورت شفاف توضیح دهید. برخلاف backlog محصول، بک لاگ اسپرینت تا پایان اسپرینت تغییر نمی‌کند.

معمولا تیم مدیریت محصول در جلسه‌های برنامه‌ریزی اسپرینت می‌توانند بک لاگ اسپرینت را تغییر دهند. اگر می‌خواهید کار جدیدی را انجام دهید، تیم توسعه آن را به Backlog اسپرینت اضافه می‌کند و بعد از تمام شدن پروژه، Sprint backlog به‌روزرسانی می‌شود. وظیفه به‌روزرسانی بک لاگ اسپرینت هم با تیم توسعه است.

ویژگی‌های ضروری بک لاگ اسپرینت در مدیریت پروژه

اگر می‌خواهید پروژه شما با موفقیت پیش برود، بهتر است برد اسپرینت را به‌طور شفاف تعریف کنید. معمولا تیم توسعه‌دهندگان این کار را انجام می‌دهند. به‌علاوه، بخشی از وظایف تیم مدیریت پروژه ارزیابی دقیق backlog اسپرینت است.

ساخت بک لاگ اسپرینت آسان‌تر از بک لاگ محصول است، چون اندازه کوچک‌تری دارد و آسان‌تر درک می‌شود. هنگام طراحی Sprint backlog، باید منابع و ظرفیت تیم را درنظر بگیرید. اگر وظایف تیم بیشتر از ظرفیت آن‌ها باشد، نمی‌توانید به اهداف اسپرینت برسید.

نکته دیگر، مشخص کردن زمان هر اسپرینت است. معمولا هر اسپرینت بیشتر از ۲ هفته طول می‌کشد و زمان آن به اندازه تیم و منابع پروژه بستگی دارد. آخرین نکته، ایده‌پردازی و تعامل موثر با اعضای تیم توسعه است. اگر در مسیر انجام یک اسپرینت هستید، سعی کنید با اعضای تیم توسعه درباره ایده‌های جدید صحبت کنید.

بهترین ابزارهای اسپرینت

برنامه‌ریزی اسپرینت یکی از مهم‌ترین فعالیت‌های چرخه توسعه چابک (Agile) است، بنابراین اگر ابزار مناسبی برای این کار در اختیار نداشته باشید، تمرکز تیم از بین می‌رود و اولویت‌ها هم به‌درستی تعیین نمی‌شوند. در این بخش، بهترین ابزارهای اسپرینت را معرفی می‌کنیم تا به کمک آن‌ها مسیر پیشرفت را شفاف‌تر ببینید.

Spinach

ابزار Spinach به‌مانند یک اسکرام مستر هوشمند و خودکار عمل می‌کند. در واقع این ابزار با کمک هوش مصنوعی، جلسات روزانه، مرور اسپرینت و البته برنامه‌ریزی اسپرینت را مستند و خلاصه‌سازی می‌کند. همچنین به جای مرور خسته‌کننده یادداشت‌ها یا گفتگوهای پراکنده، به شما خروجی‌هایی هدفمندی مانند هدف اسپرینت، آیتم‌ها، تخمین‌ها و پیوند به تیکت‌ها می‌دهد.

از دیگر قابلیت‌های کاربردی این ابزار می‌توان به نمایش مداوم هدف اسپرینت حین جلسه، تعیین زمان‌بندی برای بحث روی هر تیکت و ارائه خلاصه جلسه اشاره کرد. ادغام Spinach با ابزارهایی مانند Jira ،Slack ،Asana و Zoom، آن را به انتخابی هوشمند برای تیم‌هایی تبدیل کرده است که می‌خواهند بهره‌وری جلسات خود را چند برابر کنند.

Jira

یکی دیگر از بهترین و شناخته‌شده‌ترین ابزارهای حوزه اسپرینت، Jira نام دارد. امکاناتی مانند برد اسکرام قابل تنظیم، پیگیری پیشرفت با Burndown chart، گزارش‌گیری دقیق و برنامه‌ریزی بر اساس ظرفیت تیم، Jira را به گزینه‌ای حرفه‌ای برای اسپرینت‌ پلنینگ تبدیل کرده است.

همچنین قابلیت‌هایی مانند امکان افزودن تخمین، وابستگی‌ها، برچسب‌ها و تقسیم وظایف میان اعضا، مدیریت اسپرینت را آسان‌تر می‌کند. توجه داشته باشید که اگر از Spinach هم استفاده می‌کنید، ادغام این دو ابزار باعث می‌شود اطلاعات به‌صورت خودکار در جلسات نمایش داده شود و دیگر نیازی به بررسی دستی وضعیت تیکت‌ها نباشد.

Asana

ابزار Asana هم یکی از محبوب‌ترین ابزارهای مدیریت وظیفه است که می‌توان از آن برای ساختاردهی اسپرینت‌ها نیز بهره برد. در واقع تیم‌ها می‌توانند هر اسپرینت را به‌عنوان یک پروژه تعریف کنند و با استفاده از وظایف و بخش‌ها، ردیابی روند پیشرفت را انجام دهند.

پلتفرم بسیار عالی Asana این امکان را فراهم می‌کند که وابستگی بین وظایف مشخص شود و با تعیین تاریخ انجام، همه اعضا با درج نظر یا پیوست فایل، در جریان کامل قرار بگیرند. بهتر است بدانید که این ابزار از لحاظ طراحی ساده است، اما امکاناتی ارائه می‌دهد که تیم‌های چابک به آن نیاز دارند.

Trello

پلتفرم شناخته‌شده Trello یک ابزار مدیریت پروژه تصویری و ساده است که از ساختار برد–لیست–کارت برای سازمان‌دهی وظایف استفاده می‌کند. تیم‌های شما می‌توانند هر اسپرینت را به صورت یک برد بسازند و با اختصاص لیست‌ها به فازهای کاری (مانند “To Do”، “In Progress” و “Done”)، وظایف را به‌صورت کارت‌های قابل جابه‌جایی در آن‌ها مدیریت کنند.

مزیت اصلی Trello در سادگی و تجربه کاربری روان آن است. در واقع هر کارت می‌تواند با امکان افزودن لیبل رنگی، چک‌لیست، کامنت، فایل و تاریخ سررسید، نماینده کاملی از یک وظیفه در اسپرینت باشد. همچنین می‌توان با استفاده از Power-Ups قابلیت‌هایی مانند تقویم، time tracking یا ادغام با Jira و Slack را هم اضافه کرد.

Miro

ابزار Miro یک وایت‌برد آنلاین مشارکتی است که به تیم‌های شما اجازه می‌دهد تا به صورت بصری، ایده‌پردازی، برنامه‌ریزی و ردیابی پروژه‌ها را انجام دهند. همچنین برای برنامه‌ریزی اسپرینت، قالب‌هایی مانند Sprint Planning ،User Story Mapping، و Kanban در Miro به شما کمک می‌کنند که مسیر توسعه را به وضوح ببینید.

این پلتفرم به دلیل قابلیت‌های همکاری هم‌زمان و نمایش گرافیکی (مانند وایرفریم‌ها، مایندمپ‌ها و تایم‌لاین‌ها)، جلسات برنامه‌ریزی اسپرینت را شفاف‌تر می‌کند.

ClickUp

امکانات بسیار متنوع پلتفرم ClickUp از جمله نمایش‌های مختلف (لیست، برد، گانت، مایندمپ)، ردیابی زمان و تنظیم اهداف، باعث می‌شود که از آن به‌عنوان یک ابزار جامع یاد کنند. تیم‌های توسعه نرم‌افزار می‌توانند از این ابزار برای ساختاردهی اسپرینت‌ها، تعیین ظرفیت اعضا و اولویت‌بندی وظایف استفاده کنند. همچنین امکان همکاری آنی و ارتباط مستقیم روی هر تسک، باعث می‌شود اعضای تیم همواره در جریان وظایف و پیشرفت‌ها باقی بمانند.

علاوه بر این‌ها، امکان اتصال به ابزارهایی مانند GitHub، Slack، Google Drive و موارد دیگر فراهم است تا تیم‌های شما بتوانند تمام فرhیند را در یک مکان مدیریت کنند.

نقش افراد تیم مدیریت پروژه در راستای رسیدن به هدف اسپرینت

تیم مدیریت پروژه شامل توسعه‌دهندگان، مالک محصول و اسکرام مستر است. در ادامه، وظایف هر کدام از افراد را توضیح می‌دهیم.

۱. تیم توسعه‌دهندگان ویژگی‌های ضروری محصول را از بک لاگ محصول انتخاب می‌کند و برای اجرای آن‌ها برنامه‌ریزی می‌کند. به‌علاوه، توسعه‌دهنده‌ها در تعیین هدف اسپرینت هم مشارکت می‌کنند.

۲. مالک محصول با تیم اسکرام همکاری می‌کند و هدفش کم کردن اسکوپ backlog اسپرینت است. به‌علاوه، در صورت نیاز می‌تواند به تیم توسعه‌دهنده‌ها و تیم اسکرام در راستای رسیدن به هدف اسپرینت کمک کند.

۳. اسکرام مستر: بک لاگ اسپرینت باید تا حد امکان شفاف باشد. وظیفه ارائه راهکارهای خلاقانه برای افزایش این شفافیت به‌عهده اسکرام مستر است.

بک لاگ محصول و بک لاگ اسپرینت چگونه کار می‌کنند؟

برای اینکه بتوانید به‌خوبی یک پروژه را به پایان برسانید، باید تفاوت بین backlog اسپرینت و backlog محصول و نحوه کار کردن آن‌ها را بدانید. وقتی جلسه‌های برنامه‌ریزی برگزار می‌شوند، هر کدام از اعضای تیم درباره کارهای قبلی و کارهای آینده صحبت می‌کنند. در این جلسه‌ها، مدیر پروژه لیستی از موارد بک لاگ محصول را نشان می‌دهد و بعضی از این موارد را به backlog اسپرینت منتقل می‌کند.

در این مرحله، هر کدام از اجزای موجود در Sprint backlog به وظایف یا مرحله‌های کوچک تقسیم‌بندی می‌شوند و اعضای تیم درباره نحوه انجام دادن کارها با یکدیگر صحبت می‌کنند. زمانی‌که اعضای تیم درباره مراحل به توافق رسیدند، کارها شروع می‌شود. نکته مهم این است که تا جلسه بعدی اسپرینت، وظایف تغییر نمی‌کنند و هر یک از اعضای تیم روی وظیفه خودشان تمرکز می‌کنند.

تفاوت بک لاگ محصول و بک لاگ اسپرینت

برای درک بهتر نقش backlog محصول و اسپرینت، بهتر است با تفاوت‌های آن‌ها آشنا شوید. جدول زیر تفاوت این دو Backlog را نشان می‌دهد:

بک لاگ محصول	بک لاگ اسپرینت
شامل لیستی از همه موارد ضروری برای توسعه محصول است.	لیستی از موارد ذکرشده در backlog محصول و برنامه اجرایی برای تکمیل وظایف است.
مالک محصول وظیفه جمع‌آوری اجزای بک لاگ محصول، اولویت‌بندی و اصلاح آن را به عهده دارد.	تیم توسعه روی ساخت Sprint backlog کار می‌کند و چهارچوب زمانی مشخصی دارد.
بک لاگ محصول با توجه به هدف نهایی محصول تنظیم می‌شود.	بگ لاگ اسپرینت با توجه به هدف اسپرینت ساخته می‌شود.
با توجه به دیدگاه و نیازهای مشتری تغییر می‌کند.	هدف اسپرینت در طول اسپرینت ثابت است. backlog اسپرینت شاید با توجه به موضوع اسپرینت تغییر کند.
مستقل از Backlog اسپرینت عمل می‌کند.	کاملا به backlog محصول وابسته است.
ویژگی‌های محصول به هر User story به طور جداگانه نسبت داده می‌شود.	backlog اسپرینت مثل یک To-do list عمل می‌کند. توسعه‌دهنده User stories را به وظایف کوچک‌تر تقسیم می‌کند.

روش‌های بهینه‌سازی بک لاگ‌ها

نکته بسیار مهمی که باید در حوزه بک لاگ محصول بدانید این است که احتمالا با مرور زمان پر از درخواست‌ها، ویژگی‌های پیشنهادی، باگ‌ها و نیازهای تیم یا کاربران شد. در چنین شرایطی، نحوه اولیت‌بندی و بهینه‌سازی بک لاگ‌ها تبدیل به یک مسئله مهم و حیاتی می‌شود. در ادامه، معروف‌ترین و موثرترین روش‌های بهینه‌سازی بک لاگ‌ها را بررسی می‌کنیم:

۱. Stack Ranking: رتبه‌بندی ترتیبی و ساده

روش Stack Ranking یک روش ساده و قدرتمند برای بهینه‌سازی بک لاگ‌های شما به شمار می‌آید. در این روش، آیتم‌های موجود در بک لاگ را به‌صورت دوتایی با یکدیگر مقایسه می‌کنید. در واقع شما بررسی می‌کنید که از میان دو ویژگی مشخص، کدام‌یک اهمیت بیشتری دارد. این مقایسه‌ها را برای تمام آیتم‌ها انجام می‌دهید و در نهایت به یک لیست کامل اولویت‌بندی‌شده می‌رسید.

لازم به ذکر است که مزیت اصلی این روش در سادگی آن است، یعنی نیاز به فرمول‌های پیچیده یا دسته‌بندی خاصی ندارد و بیشتر بر درک مستقیم و قضاوت تیم محصول تکیه دارد. بهتر است بدانید که این روش می‌تواند حتی توسط مشتریان یا کاربران نهایی هم برای رتبه‌بندی نیازهایشان استفاده شود.

البته باید در نظر بگیرید که این روش با افزایش تعداد آیتم‌ها، به‌شدت زمان‌بر و طاقت‌فرسا می‌شود. تصور کنید که باید ۱۰۰ ویژگی مختلف را به‌صورت جفت‌جفت مقایسه کنید، در چنین حالتی باید بیش از ۴,۹۰۰ مقایسه جداگانه انجام دهید. این قابلیت باعث می‌شود که روش Stack Ranking بیشتر برای بک لاگ‌های کوچک یا در مراحل اولیه توسعه محصول انتخاب شود.

۲. RICE: تصمیم‌گیری داده‌محور بر اساس فرمول

اگر به‌دنبال اولویت‌بندی دقیق‌تر، متکی بر داده و متغیرهای قابل اندازه‌گیری هستید، تکنیک RICE یکی از بهترین انتخاب‌های ممکن است. این روش از یک فرمول ساده و موثر زیر برای امتیازدهی به هر آیتم در بک لاگ استفاده می‌کند:

RICE = (Reach × Impact × Confidence) ÷ Effort

چهار مولفه کلیدی در این فرمول عبارت‌اند از:

• Reach (دسترسی): چند کاربر از این ویژگی یا آیتم تاثیر می‌گیرند؟ مثلا در طول یک ماه، چه تعداد کاربر تحت‌تاثیر آن قرار می‌گیرند؟
• Impact (تاثیر): این ویژگی چقدر بر تجربه یا رفتار کاربر تاثیر دارد؟ معمولا با عددهایی مانند ۳ (خیلی زیاد)، ۲ (زیاد)، ۱ (متوسط)، ۰.۵ (کم) و ۰.۲۵ (خیلی کم) سنجیده می‌شود.
• Confidence (اطمینان): چقدر به ارزیابی خود درباره‌ی دسترسی و تاثیر مطمئن هستید؟ (مثلا ۱۰۰٪ برای خیلی مطمئن، ۸۰٪ برای متوسط و ۵۰٪ برای اطمینان پایین)
• Effort (تلاش): تخمین زمان یا منابع لازم برای انجام کار، (برای مثال: به‌صورت نفر-ماه)

بگذارید این فرمول را با ذکر یک مثال آسان‌تر کنیم. فرض کنید شما در حال بررسی ویژگی‌ خاصی هستید که طبق تحقیقات بازاریابی، می‌تواند در ماه اول ۹۰۰ کاربر جدید جذب کند (Reach = 900). تاثیر آن هم نسبتا زیاد است، بنابراین امتیاز ۲ می‌گیرد. اطمینان شما از این داده‌ها ۸۰٪ است و برآورد تیم به شما می‌گوید که توسعه این قابلیت ۵ نفر-ماه زمان نیاز دارد. در چنین حالتی فرمول به شکل زیر است:

RICE = (900 × 2 × 0.8) ÷ 5 = 288

در واقع هرچه این عدد بالاتر باشد، اولویت آن ویژگی هم بیشتر است. روش RICE کمک می‌کند که تصمیم‌گیری از حالت شهودی بیرون بیاید و به فرآیندی شفاف، قابل دفاع و مبتنی بر داده تبدیل شود. البته این روش هم بی‌نقص نیست. در واقع برخی معتقد هستند که احتمالا تیم‌ها به دام «بازی با عددها» بیفتند یا بیش از حد به دقت عددها اعتماد کنند.

۳. Kano Model: اولویت‌بندی بر اساس احساس کاربران

معمولا بیشتر کاربران به‌دنبال محصولی هستند که بتواند نیازشان را رفع کند و از تجربه استفاده از آن لذت ببرند. مدل کانو (Kano Model) یکی از روش‌های بسیار عالی بهینه‌سازی بک لاگ است که همین موضوع را بررسی می‌کند.

در واقع مدل کانو بر این فرض استوار است که وفاداری کاربران بیشتر از آنکه به عملکرد منطقی یک ویژگی وابسته باشد، به واکنش احساسی آن‌ها به ویژگی‌ موردنظر بستگی دارد. به بیان ساده‌تر، این مدل بررسی می‌کند که هر ویژگی چه حسی در کاربر ایجاد می‌کند و بر همین اساس، آن را به دسته‌های مختلف تقسیم می‌کند. دسته‌بندی ویژگی‌ها در مدل کانو به شرح زیر است:

• ویژگی‌های الزامی (Must-be): این‌ ویژگی‌ها پایه‌ای‌ترین نیازهای کاربران هستند. در واقع نبود آن‌ها باعث نارضایتی شدید می‌شود، اما وجودشان الزامی و بدیهی است. برای مثال، در یک اپ بانکی، قابلیت مشاهده موجودی حساب از ویژگی‌های الزامی به شمار می‌آید.
• ویژگی‌های جذاب (Attractive): این‌ها ویژگی‌هایی هستند که کاربر انتظارشان را ندارد، اما با دیدن آن‌ها هیجان‌زده می‌شود. برای مثال، دادن امتیاز یا پاداش برای انجام تراکنش‌ها داخل اپ، جزو این دسته است.
• ویژگی‌های یک‌بعدی (One-dimensional): هرچه این ویژگی‌ها بهتر عمل کنند، رضایت کاربر بیشتر می‌شود. سرعت بالا در پردازش تراکنش‌ها یک مثال واقعی از این نوع ویژگی‌ها است.
• ویژگی‌های بی‌تاثیر (Indifferent): کاربر نسبت به این دسته از ویژگی‌ها واکنشی ندارد. برای مثال تغییر زبان برنامه‌نویسی اثر مشخصی بر تجربه‌ کاربری ندارد.
• ویژگی‌های معکوس (Reverse): این ویژگی‌ها کمکی به تجربه کاربر نمی‌کنند و حتی ممکن است آن را آزار دهند. برای مثال، اگر برای ورود به اپ بانکی مجبور باشید علاوه‌بر رمز عبور، به چند سوال امنیتی هم پاسخ دهید، قطعا بعد از یک مدت کوتاه از این وضعیت شاکی می‌شوید.

معمولا برای استفاده عملی از مدل کانو از پرسش‌نامه‌های استاندارد کانو استفاده می‌شود تا بازخورد کمی از کاربران درباره‌ ویژگی‌های موجود و پیشنهادی دریافت شود.

این مدل تصمیم‌گیری‌ها را بر اساس احساس کاربران و تجربه واقعی آن‌ها هدایت می‌کند (نه صرفا منطق فنی یا تجاری) همچنین زمانی کاربرد دارد که تیم شما منابع و زمان محدودی دارد و باید تصمیمات سریع و موثری بگیرد. البته فراموش نکنید که پیش‌نیاز استفاده از مدل کانو، طبقه‌بندی دقیق ویژگی‌ها است که این امر می‌تواند زمان‌بر باشد.

۴. MoSCoW: دسته‌بندی اولویت‌ها برای تصمیم‌گیری سریع‌تر

روش MoSCoW یک روش ساده، شهودی و هماهنگ با متدولوژی‌های چابک (Agile) است که می‌تواند ابزار ایدئالی برای شما باشد. نام این روش از حروف اول چهار دسته تشکیل‌دهنده‌ آن گرفته شده است که در ادامه آن‌ها را معرفی می‌کنیم:

• Must have (باید داشته باشیم): این ویژگی‌ها آن‌قدر حیاتی‌ هستند که بدون آن‌ها نمی‌توانید محصول خاصی را عرضه کنید. برای مثال، در یک اپ فروشگاه مواد غذایی، کاربر باید بتواند محصولات را مشاهده و به سبد خرید اضافه کند.
• Should have (بهتر است داشته باشیم): ویژگی‌هایی که نبود آن‌ها باعث شکست نمی‌شود، اما اگر وجود داشته باشند، تجربه کاربر را به‌شدت بهبود می‌دهد. امکان انتخاب تاریخ تحویل سفارشی یا یادداشت برای پیک، یکی از نمونه‌های برجسته این دسته از ویژگی‌ها است.
• Could have (می‌توانیم داشته باشیم): این دسته از ویژگی‌ها ارزش افزوده ایجاد می‌کنند، اما نبود آن‌ها آسیب خاصی وارد نمی‌کند. برای مثال، اجازه دادن به کاربر برای مشخص کردن جایگزین برای اقلام ناموجود، در این دسته قرار می‌گیرد.
• Won’t have (فعلا نخواهیم داشت): ویژگی‌هایی که در حال حاضر اولویتی ندارند و شاید در آینده بررسی شوند. امکان تغییر زمان تحویل بعد از ثبت سفارش، می‌تواند یک مثال برجسته برای این دسته از ویژگی‌ها باشد.

یکی از بزرگ‌ترین مزیت‌های MoSCoW این است که در تصمیم‌گیری‌های سریع و تخصیص منابع در چرخه‌های کوتاه توسعه، به‌شدت موثر عمل می‌کند. در واقع تیم‌های شما می‌توانند خیلی سریع بین موارد ضروری و غیرضروری تفکیک قائل شوند.

البته یکی از مشکلات رایج این روش، اختلاف نظر بین ذی‌نفعان متعدد درباره اینکه یک ویژگی در کدام دسته قرار می‌گیرد. معمولا در چنین شرایطی، فاکتورهای مختلفی مانند همدلی، مستندسازی شفاف و گاهی رای‌گیری، می‌تواند راه‌حل مناسبی باشد.

۵. روش ارزش به تلاش (Value/Effort Score): تعادل بین سود و زحمت

در بسیاری از پروژه‌ها، یکی از مهم‌ترین چالش‌ها این است که بفهمیم کدام ویژگی بیشترین ارزش را در مقابل کم‌ترین تلاش تولید می‌کند. روش ارزش به تلاش (Value/Effort Score) همان روشی است که شما را به این هدف می‌رساند. در این روش، هر ویژگی را از دو جنبه زیر بررسی می‌کنیم:

• ارزش (Value): یعنی این ویژگی چقدر به اهداف پروژه یا رضایت مشتری کمک می‌کند؟ ارزش می‌تواند بر اساس معیارهایی مانند رشد کاربران، درآمد، تجربه کاربری یا مزیت رقابتی تعیین شود.
• تلاش (Effort): یعنی توسعه و پیاده‌سازی این ویژگی چقدر منابع، زمان و انرژی نیاز دارد؟ معمولا برای تخمین تلاش از تکنیک‌هایی مانند «تخمین سایز تی‌شرتی» (Small, Medium, Large) استفاده می‌شود که به هر سایز یک عدد اختصاص می‌دهند.

برای اجرای این روش، ابتدا به هر ویژگی یک امتیاز ارزش و یک امتیاز تلاش بدهید و سپس، مقدار ارزش را بر تلاش تقسیم کنید.​ هر چه عدد به‌دست‌آمده بزرگ‌تر باشد، یعنی آن ویژگی نسبت به هزینه‌ آن، بازده بالاتری دارد.

از جمله مهم‌ترین مزایای روش «ارزش به تلاش» می‌توان به‌سادگی اجرا بدون نیاز به فرمول‌های پیچیده و امکان سفارشی‌سازی کامل بر اساس نوع پروژه و اهداف تیم اشاره کرد. البته این روش بسیار ذهنی و سلیقه‌ای است. در واقع ازآنجایی‌که ارزش و تلاش هردو تخمینی هستند، تصمیم‌گیری‌ها می‌توانند تحت‌تاثیر تعصبات یا حدس و گمان قرار بگیرند.

۶. روش هزینه تاخیر (Cost of Delay): وقتی زمان، پول است

گاهی از اوقات تاخیر در ارائه یک ویژگی یا محصول، به‌طور مستقیم باعث از دست دادن درآمد، مشتری یا فرصت بازار می‌شود. در چنین مواقعی، استفاده از روش هزینه تاخیر (Cost of Delay) یک انتخاب منطقی و استراتژیک است.

در این روش، شما باید محاسبه کنید که عدم ارائه یک ویژگی در هر واحد زمان، چقدر برای شما هزینه دارد (معمولاً بر حسب دلار یا تومان). هرچه این عدد بالاتر باشد، اولویت اجرای آن ویژگی هم بالاتر خواهد بود.لازم به ذکر است که هزینه تاخیر انواع مختلفی دارد که در ادامه آن‌ها را معرفی می‌کنیم:

• تاریخ قطعی (Fixed Date): برخی ویژگی‌ها یا پروژه‌ها فقط تا تاریخ خاصی ارزش دارند. برای مثال، در بحران Y2K، اگر تا قبل از سال ۲۰۰۰ نرم‌افزارها به‌روز نمی‌شدند، دیگر بعد از آن بی‌فایده (یا حتی خطرناک) بودند.
• فوری (Expedite): زمانی که هر ثانیه تاخیر به معنی ضرر مستقیم است. برای مثال، خرابی صفحه ورود سایت فروشگاه که باعث از دست رفتن مشتری‌ها به‌صورت لحظه‌ای می‌شود.
• خطی (Linear): زمانی که به‌طور مداوم و ثابت در حال از دست دادن پول هستید. برای مثال، اگر رقیب شما محصولی را ارائه می‌دهد که شما هنوز ندارید، هر روز که بگذرد، مشتری‌ها به سمت رقیب می‌روند.

این روش مزایای مختلفی دارد که تمرکز روی اثرات مالی و زمانی تصمیمات و کمک به برنامه‌ریزی اولویت‌ها بر اساس منطق اقتصادی مهم‌ترین آن‌ها به شمار می‌آیند. البته باید بدانید که روش هزینه تاخیر نیازمند تخمین دقیق درآمد بالقوه و زمان توسعه است. همچنین اصلا به جنبه‌های کیفی یا رضایت کاربر توجهی ندارد و نگاه آن صرفا تجاری و یک‌بعدی است.

۷. روش WSJF (Weighted Shortest Job First): سود اقتصادی سریع

WSJF یک روش محبوب در چارچوب‌هایی مانند SAFe و توسعه لین (Lean) به شمار می‌آید که هدف اصلی آن، حداکثرسازی سود اقتصادی در کمترین زمان ممکن است. در این روش، برای هر آیتم بک لاگ، نسبت هزینه تاخیر به مدت زمان تخمینی (تقسیم هزینه تاخیر به مدت‌زمان تاخیری) انجام کار محاسبه می‌شود. در اینجا باید بدانید که هزینه تاخیر (Cost of Delay) شامل سه عامل کلیدی زیر است:

• ارزش برای کاربر یا کسب‌وکار: آیا این ویژگی مورد انتظار مشتری است؟
• حساسیت زمانی: آیا اجرای آن فوریت دارد یا می‌تواند منتظر بماند؟
• کاهش ریسک یا ایجاد فرصت: آیا این ویژگی مانع ریسک‌ها می‌شود یا فرصت تازه‌ای خلق می‌کند؟

سپس این مقادیر را به‌صورت نسبی (برای مثال، در مقیاس ۱ تا ۱۰) برای هر آیتم تخمین می‌زنند (نه بر اساس اعداد واقعی). در نهایت ویژگی‌هایی که بیشترین WSJF را دارند، در اولویت انجام قرار می‌گیرند.

تمرکز اصلی این روش تمرکز روی بیشترین بازگشت اقتصادی در کمترین زمان است و بیشتر برای محیط‌های جاری و مبتنی بر جریان کار مداوم (مثل تیم‌های Lean) به کار می‌رود. البته لازم به ذکر است که روش WSJF دارای محدودیت‌های زیر است:

• فقط برای آیتم‌های بزرگ‌تر با ارزش اقتصادی قابل تخمین مناسب است.
• در بک لاگ‌هایی با آیتم‌های ریز یا بدون معیار مالی قابل سنجش، کاربردی ندارد.

سخن آخر

در مدیریت پروژه‌های چابک، بک لاگ محصول و بک لاگ اسپرینت ابزارهایی حیاتی برای برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی کارها هستند. بک لاگ محصول شامل همه نیازمندی‌ها، ویژگی‌ها و تغییرات آینده است که به مرور و طبق بازخورد بازار اولویت‌بندی می‌شود. از میان آیتم‌های آن در هر جلسه برنامه‌ریزی، مجموعه‌ای محدود برای اجرای در دوره کوتاه‌مدت (اسپرینت) انتخاب و به بک لاگ اسپرینت منتقل می‌شود. این روند تضمین می‌کند تیم روی اهداف استراتژیک متمرکز بماند، ارزش تحویلی به کاربر پیوسته باشد و شفافیت در تمام سطوح مدیریت پروژه حفظ شود.

 

منابع

agile4team.com | projectmanager.com | theproductmanager.com | spinach.ai | fibery.io | projectmanager.com | atlassian.com