کانبان (Kanban) یکی از روش‌های پرطرفدار برای سازماندهی و بهبود جریان‌های کاری است که با ساده‌سازی فرایندها، امکان شفافیت بیشتر و کنترل بهتر را فراهم می‌کند. این متد، که نقش مهمی در مدیریت پروژه ایفا می‌کند، به کمک ابزارهایی مانند بوردهای کانبان پیادهسازی می‌شود. در این مقاله، به معرفی کانبان، تاریخچه آن و کاربردهایش خواهیم پرداخت.
کانبان (KanBan) چیست؟
کانبان یکی از متدهای رایج مدیریت پروژه و جریان‌های کاری است که به کمک تصویرسازی (Visualisation)، فرایند مدیریت پروژه را در سطح فردی، تیمی و سازمانی، راحت‌تر می‌کند. واژه کانبان (Kanban) یک لغت ژاپنی به‌معنای سیگنال یا کاری بصری است. با توجه به معنی لغت کانبان، می‌توانیم حدس بزنیم که در این متد مدیریت پروژه چابک قرار است با کارت‌های مختلفی سروکار داشته باشیم. همان‌طور که به آن اشاره کردیم، کانبان یک سیستم مدیریت جریان‌های کاری بصری است که تصویر واضحی از روند کار در یک فرایند را نشان می‌دهد. این پیادهسازی تصویری به کمک بورد کانبان و اجزای آن ممکن می‌شود که در ادامه آن‌ها را دقیق‌تر بررسی می‌کنیم.
فلسفه اصلی پیدایش کانبان، توسعه و پیشرفت مداوم در طی جریان کاری است. در این متد، تسک‌ها و وظایف به شکل کارت وارد بورد کانبان می‌شوند و همزمان با پیشرفت کارها و پروژه، در ستون‌های مختلف بورد جلو می‌روند. وظایف جدید هم، از یک مخزن که با نام بک‌لاگ (backlog) شناخته می‌شود وارد بورد می‌شوند و مراحل مختلف را طی می‌کنند.
تاریخچه کانبان
ریشه متد کانبان به اواخر دهه ۴۰ میلادی در ژاپن برمی‌گردد؛ زمانی که تایچی اوهنو، یکی از مهندسان شرکت تویوتا متد کانبان را برای بهبود فرایند تولید تویوتا ایجاد کرد. قبل از ابداع این متد، تولید به‌صورت پیش‌فرض در حالت عرضه هرچه بیشتر به بازار (Push) بود. اما این متد که با عنوان تولید در لحظه هم شناخته می‌شود، عرضه را براساس تقاضای مشتری (Pull) تنظیم می‌کرد.
این روش جدید که توسط اوهنو در تویوتا ایجاد شد، سیستم تولید ناب (Lean Manufacturing) را پایه‌گذاری کرد. تا اوایل دهه ۲۰۰۰ میلادی، این متد در بخش صنعتی استفاده می‌شد، اما در همان زمان بود که کم‌کم وارد فرایند توسعه نرمافزار هم شد. تعریف امروزی کانبان در توسعه نرمافزار، با الهام از مدل عرضه به نسبت تقاضا (Pull) یا تولید ناب است که هدف آن، افزایش بهره‌وری و ارزش نهایی محصول با کم‌ترین هدر‌رفت انرژی و هزینه است.
اصول مدیریت پروژه به روش کانبان
برای مدیریت پروژه موثر به کمک کانبان، ۴ اصل و گام اساسی وجود دارد که باید قبل از پیادهسازی کانبان به آن‌ها توجه کنید. این چهار اصلی عبارتند از:
- کانبان را در جریان کاری فعلی خود پیادهسازی کنید
یکی از ویژگی‌های اصلی مدل کانبان، انعطاف و سازگاری خوب آن با جریان‌های کاری مختلف است. بنابراین برای پیادهسازی این روش نیازی نیست که به نقطه بهینه فکر کنید؛ کافیست که آن را در جریان‌های فعلی خود پیادهسازی کنید تا با هسته کاری شما سازگار شود و تغییرات مثبت، کم‌کم نمایان شوند.
- به تغییرات کوچک و پیوسته در طول زمان فکر کنید
تغییرات بزرگ و ناگهانی می‌توانند تمام ساختارها و جریان‌های تیم شما را به هم بریزند. با استفاده از کانبان، منتظر تغییرات کوچک و پیوسته‌ای باشید که جریان‌های شما را به مرور بهبود می‌دهند.
- فرایندها، نقش‌ها و مسئولیت‌های فعلی خود را دور نریزید
برخلاف سایر متدهای مدیریت ناب (Lean)، متد کانبان هیچ نقش پیش‌فرضی ندارد و می‌توانید این متد را با ساختار تیم خود هماهنگ کنید.
- رهبری را در تمام سطوح ببینید
با توجه به اینکه یکی از اصول کانبان بهبود مستمر است، این متد پیشنهاد می‌کند که تغییرات و بهبودها صرفا از بالا به پایین ابلاغ نشوند و همه افراد در همه سطوح کاری بتوانند پیشنهادات خود را ابراز و در یک ساختار هماهنگ پیادهسازی کنند.
بهترین روش‌های اجرای روش کانبان
پس از اینکه با اصول مدیریت پروژه با کانبان آشنا شدیم، نوبت به پیادهسازی این متد می‌رسد. برای اینکه بتوانید kanban را اصولی پیادهسازی کنید و بیشترین بهره را از این متد ناب و چابک ببرید، به‌روش‌ها یا best practiceهایی وجود دارند که به شما در این موضوع کمک می‌کنند. در ادامه این اصول و به‌روش‌ها را بررسی می‌کنیم.
۱. جریان‌های کاری را ترسیم کنید
یکی از بزرگ‌ترین مزایای Kanban این است که می‌توانید مراحل و روند کار را به‌صورت تصویری و فیزیکی ببینید و دنبال کنید. این ویژگی درک خوبی از نحوه حرکت کار در مراحل مختلف به شما می‌دهد و علاوه‌بر این می‌توانید با یک نگاه به بورد، بینش مناسبی از فرایند به دست بیاورید.
۲. تعداد کارهای در حال انجام را محدود کنید
کانبان یک متد چابک است که براساس اصول تحویل زودهنگام عمل می‌کند؛ بر طبق این اصول، وضعیت کارها باید به‌طور شفاف با کمک ستون‌ها مشخص شود و صرفا با یک وضعیت مبهم «در حال پیشرفت» نشان داده نشود. در حالت کلی محدودیت خاصی برای تعداد کارهای «در حال انجام» به‌صورت همزمان وجود ندارد؛ اما بهتر است برای افزایش کارایی تیم، انجام چند کار به‌صورت همزمان به حداقل برسد و کارها مرحله به مرحله پیش بروند.
۳. روندهای کاری را مدیریت کنید
یکی از راه‌های محدود کردن کارهای در انجام، مدیریت و بهینه‌سازی کارهایی است که باید انجام دهید. اگر جریان‌های کاری و روندها را مدیریت کنید، زمان انجام کارها کاهش پیدا می‌کند و تسک‌ها و محصولات در زمان مناسب به دست کاربر نهایی می‌رسند.
۴. خط مشی‌ها و اصول فرایندی را شفاف کنید
از آنجایی که سرعت انجام و جابه‌جایی کارها در کانبان زیاد است، مطمئن شوید که تیم شما قراردادهای مشخصی دارد و آن‌ها را کاملا درک کرده است. این خط‌‌مشی‌ها و اصول فرایندی باید به تیم شما کمک کنند تا متد کانبان را بهتر و موثر‌تر پیادهسازی کنند. علاوه‌بر این، همه اعضای تیم باید تشویق شوند تا در تکمیل خط‌مشی کانبان مشارکت و نوآوری کنند.
۵. چرخه بازخورد را پیادهسازی کنید
در کانبان باید از دو گروه بازخورد بگیرید: از گروه مشتریان و از تیم خود.
از مشتریان خود درباره کیفیت و اثربخشی محصولی که ارائه کرده‌اید بازخورد بگیرید و از تیم خود، به‌طور روتین درباره چارچوب کانبان و تاثیر آن روی فرایندهای کاری بازخورد بگیرید. بازخورد دادن و گرفتن، یکی از مراحل اصلی بهبود مستمر و چارچوب کانبان است.
۶. با همکاری و کسب تجربه، رشد کنید
هسته اصلی متد کانبان در مورد بهبود مستمر است. این به این معنا است که سایر سیستم‌ها و روش‌ها هم در ترکیب با کانبان، بهبود پیدا می‌کنند. مهم نیست شما از چارچوب یا سیستمی استفاده می‌کنید؛ می‌خواهد اسکرام باشد یا هر روش دیگری، همیشه آماده همکاری، آزمون و خطا و در صورت نیاز، تغییر روش‌های خود باشید.
اصطلاحات کلیدی کانبان
برای درک بهتر متد کانبان، آشنایی با اصطلاحات کلیدی این روش ضروری است. در ادامه به برخی از مهم‌ترین مفاهیم و اصطلاحات مورد استفاده در کانبان اشاره می‌کنیم:
- WIP (Work In Progress – کار در جریان): کارهایی که هم‌اکنون در حال انجام هستند و هنوز به اتمام نرسیده‌اند. یکی از اصول مهم کانبان، محدود کردن تعداد کارهای در جریان (WIP Limit) است تا از بارِ کاری بیش از حد و کاهش کارایی جلوگیری شود.
- Lead Time (زمان انجام کار): مدت‌زمانی که از آغاز یک کار تا اتمام آن طول می‌کشد. این شاخص نشان‌دهنده سرعت تیم در انجام وظایف است و یکی از معیارهای اصلی برای بهبود فرایندهای کاری محسوب می‌شود.
- Cycle Time (زمان چرخه): مدت‌زمانی که یک کار در ستون «در حال انجام» باقی می‌ماند. این شاخص به تیم کمک می‌کند تا بهره‌وری و کارایی فرایندهای جاری را بررسی کند.
- Throughput (بازدهی): تعداد وظایفی که تیم در یک بازه زمانی مشخص تکمیل می‌کند. این شاخص برای سنجش عملکرد کلی تیم و شناسایی موانع احتمالی استفاده می‌شود.
- Swimlanes (خطوط شنا): خطوط افقی در بورد کانبان که برای دسته‌بندی کارها براساس اولویت یا نوع استفاده می‌شوند. این ابزار به تیم کمک می‌کند وظایف را به‌صورت مرتب‌تری سازماندهی کند.
- Blocked Tasks (وظایف مسدود شده): وظایفی که به‌دلیل وجود موانع نمی‌توانند به مرحله بعدی منتقل شوند. شناسایی و رفع این موانع از اهمیت بالایی در کانبان برخوردار است.
- Pull System (سیستم کششی): رویکردی که در آن کارها تنها زمانی به ستون بعدی منتقل می‌شوند که ظرفیت کافی در آن ستون وجود داشته باشد. این روش از ازدحام کارها جلوگیری کرده و تمرکز تیم را حفظ می‌کند.
این اصطلاحات به تیم‌ها کمک می‌کند تا اصول و فرایندهای کانبان را به‌طور موثرتری پیادهسازی کنند و عملکرد خود را بهبود دهند.
معرفی برد کانبان و اجزای آن
برد کانبان یک ابزار مدیریت پروژه چابک است که به تجسم جریان‌های کاری، محدود کردن کارهای در جریان و افزایش حداکثری بهره‌وری کمک می‌کند. این برد میتواند به تیم‌های چابک، تیم‌های توسعه نرمافزار و DevOps کمک کند تا به کارهای روزانه خود نظم بدهند. یک برد کانبان با استفاده از اجزای مختلف مانند کارت‌ها، ستون‌ها و … به تیم‌های فناوری و خدمات کمک می‌کنند تا حجم مناسبی از کار (تسک) را بردارند، آن‌ها را انجام دهند و در نهایت به‌صورت مستمر بهبود پیدا کنند. در ادامه اجزای مختلف برد Kanban را بررسی می‌کنیم.
- کارت کانبان
اولین چیزی که در برد کانبان نظرتان را جلب می‌کند، کارت‌ها هستند که با عنوان سیگنال تصویری هم شناخته می‌شوند. تیم‌های کانبان تمام کارها، وظایف و پروژه‌های خود را روی کارت‌ها می‌نویسند تا فرایندی که طی می‌کنند، مشخص شود. معمولا هر کارت شامل یک تسک یا وظیفه است و حرکت این کارت‌ها بین ستون‌های برد، وضعیت آن تسک را مشخص می‌کند.
- ستون‌ها در بورد کانبان
یکی دیگر از اجزای شاخص برد کانبان، ستون‌ها هستند. هر ستون یک مرحله یا فعالیت خاص را نشان می‌دهد که در کنار هم، روند پیشرفت کار را نشان می‌دهند. کارت‌ها با توجه به وضعیت کار بین ستون‌ها جابه‌جا می‌شوند تا در نهایت انجام شوند.
در ساده‌ترین حالت، ستون‌ها شامل انجام کار (To-do)، در حال انجام (In progress) و انجام شده (Complete/Done) است.
- محدودیت کارهای در جریان (WIP)
محدودیت کارهای در جریان (WIP limit)، یک محدودیت است که اجازه نمی‌دهد یک ستون، از یک تعداد کار بیشتر داشته باشد. برای مثال اگر ستون «در حال انجام» محدودیت ۳ داشته باشد، بیشتر از ۳ کارت نمی‌تواند در این ستون قرار بگیرد و در صورت رسیدن کارها به سقف محدودیت، باید کارها انجام شده و به ستون بعدی منتقل شوند تا تیم بتواند کار جدید اضافه کند.
- نقطه تعهد (Commitment point)
معمولا تیم‌هایی که از کانبان استفاده می‌کنند، یک منبع از تسک‌های مختلف دارند که با عنوان بک‌لاگ شناخته می‌شود. اینجا جایی است که مشتریان، ذی‌نفعان و هم تیمی‌ها، ایده‌هایی را برای پروژه‌هایی ارائه می‌کنند که تیم میتواند در صورت خالی شدن زمان، آن‌ها را انتخاب کند. نقطه تعهد لحظه‌ای است که یک ایده توسط تیم از بک‌لاگ انتخاب می‌شود و کار روی آن شروع می‌شود.
- نقطه تحویل (Delivery point)
نقطه تحویل، جایی است که جریان کاری تیم به پایان می‌رسد. برای بیشتر تیم‌ها، نقطه تحویل زمانی است که محصول یا خدمات به دست مشتری می‌رسد. هدف تیم این است که کارت‌ها را در سریع‌ترین زمان ممکن از نقطه تعهد به نقطه تحویل ببرد.
زمان سپری‌شده بین این دو نقطه، Lead Time یا زمان انجام کار نام دارد. تیم‌های کانبان به‌طور مداوم در حال پیشرفت هستند تا زمان انجام کار را تا جای ممکن کاهش دهند.
مزایای استفاده از متد کانبان
کانبان یک ابزار منعطف و عالی برای مدیریت و بالانس کارها و ظرفیت تیم است. استفاده از این متد مزایایی دارد که در ادامه به آن‌ها اشاره می‌کنیم:
- افزایش شفافیت جریان‌های کاری
- افزایش سرعت تحویل محصول به بازار
- هماهنگی بین اهداف و نحوه اجرای تسک‌ها
- افزایش قابلیت پیش‌بینی
- مدیریت بهتر وابستگی‌ها
- افزایش رضایت مشتریان
ابزارهای مدیریت پروژه به روش کانبان
با توجه به کاربردهای مدل کانبان در مدیریت پروژه‌های توسعه نرمافزار، توسعه محصول و …، ابزارهای دیجیتال مختلفی ایجاد شدند تا کار با این متد جذاب را راحت‌تر کنند. بهترین نرم‌افزارهای مدیریت پروژه با متد کانبان عبارتند از:
- ترلو (Trello)
- جیرا (Jira)
- نوشن (Notion)
- کانبان تول (Kanban Tool)
- ماندی (Monday)
- کلیک‌آپ (ClickUp)
- زوهو پراجکتس (Zoho Projects)
- بیزینس‌مپ (Businessmap)
این ابزارها با داشتن رابط کاربری ساده و در عین حال کامل و به کمک بورد کانبان و تصویرسازی فرایندها، می‌توانند در مدیریت پروژه به تیم‌های مختلف توسعه کمک کنند تا فرایندها را به‌صورت بهینه پیش ببرند.
مقایسه کانبان با سایر روش‌های مدیریت پروژه
اگر از متدهای مدیریت پروژه استفاده کرده باشید، حتما اسم اسکرام و آبشاری هم به گوشتان خورده است. اسکرام و کانبان، هر دو از متدهای مدیریت پروژه چابک یا اجایل هستند. هرچند که اسکرام و کانبان دو متد کاملا سازگار هستند و به صورت ترکیبی (اسکرام-بان) هم استفاده می‌شوند، اما تفاوت‌هایی هم بین آن‌ها وجود دارد.
بگذارید با بررسی ویژگی‌های هرکدام، تفاوت‌های آن‌ها را ببینیم:
- اجایل (متدولوژی چابک): هدف این متدولوژی، افزایش انعطاف تیم‌ها در برابر تغییر است. فلسفه متد اجایل در برنامه‌ریزی سازگار، توسعه تکاملی، تحویل زودهنگام محصول و بهبود مستمر خلاصه می‌شود.
- اسکرام (Scrum): هدف اصلی اسکرام، انجام دادن بیشترین حجم کاری در کوتاه‌ترین زمان است. این متد به کمک اسپرینت‌ها، یعنی چرخه‌های تکرارشونده در بازه زمانی ۱ تا ۴ هفته‌ای، پیادهسازی می‌شود.
- کانبان (Kanban): کانبان به کمک تصویرسازی لحظه‌ای از روند کار، به بهبود فرایندهای تیم کمک می‌کند. فرایندها در کانبان کوتاه‌اند و در بازه اسپرینت هم جا می‌گیرند.
- آبشاری (Waterfall): یک رویکرد خطی و متوالی در مدیریت پروژه است که هر مرحله باید پیش از شروع مرحله بعد به‌طور کامل تکمیل شود.
برای مقایسه کانبان با اسکرام، اجایل، و متد سنتی (Waterfall)، باید ویژگی‌های کلیدی هر متد را به‌صورت شفاف بیان کنیم. این ویژگی‌ها شامل انعطاف‌پذیری، زمان‌بندی، پیش‌بینی‌پذیری، و تمرکز است.
| معیار | کانبان | اسکرام | اجایل | آبشاری |
|---|---|---|---|---|
| رویکرد | مبتنی بر جریان مداوم کار | مبتنی بر بازه‌های زمانی (Sprint) | منعطف و تکرارشونده | خطی و متوالی |
| ساختار | استفاده از بورد کانبان برای مدیریت کار | اسپرینت‌ها با جلسات منظم | چرخه‌های تکراری با بازخورد مداوم | مراحل مشخص: تحلیل، طراحی، توسعه و آزمون |
| انعطاف‌پذیری | بسیار بالا | نسبتاً بالا | بسیار بالا | بسیار پایین |
| مناسب برای | پروژه‌های با نیازهای متغیر | تیم‌های کوچک با اهداف کوتاه‌مدت | پروژه‌های پیچیده و تیم‌های متغیر | پروژه‌های با الزامات ثابت |
| تمرکز | بهبود مستمر و تحویل پیوسته | دستیابی به اهداف مشخص در هر اسپرینت | انعطاف‌پذیری و پاسخ‌گویی سریع | تحویل کامل در پایان پروژه |
| چالش‌ها | مدیریت محدودیت‌ها و پایش جریان کار | سختی در تطبیق برنامه‌ها | مدیریت انتظارات و تغییرات سریع | مشکل در اعمال تغییرات در میانه پروژه |
بیشتر بخوانید: مقایسه روش چابک (Agile) و اسکرام (Scrum)
سخن پایانی
در این مقاله سعی کردیم تا ابتدا کمی با متد مدیریت پروژه کانبان (kanban) آشنا شویم، سپس این متد و روش‌های پیادهسازی آن را بررسی کردیم. متد کانبان، یکی از رایج‌ترین و کاربردی‌ترین متدهای مدیریت پروژه است که در بسیاری از پروژه‌های بزرگ و کوچک استفاده می‌شود. اگر قصد دارید از این متد استفاده کنید، بهتر است که هر چه سریع‌تر فرایند استفاده را شروع کنید و نگران ادغام شدن آن با ساختار فعلی تیم نباشید؛ چرا که انعطاف و سازگاری بالای این متد با ساختارها و روش‌های مختلف مدیریت پروژه، آن را به یک روش محبوب تبدیل کرده است.
سوالات متداول
۱. کانبان در مدیریت پروژه چیست و چگونه کار می‌کند؟
۲. آیا کانبان فقط برای توسعه نرمافزار مناسب است؟
۳. چه ابزارهایی برای پیادهسازی کانبان وجود دارند؟
منابع:
دیدگاهتان را بنویسید